Eines der größten Probleme, mit denen die meisten Unternehmen heutzutage zu kämpfen haben, hat weniger mit der schieren Menge der Daten zu tun, mit denen sie täglich arbeiten, sondern vielmehr damit, wie viele davon unstrukturiert sind.

Bei unstrukturierten Daten handelt es sich, wie der Begriff schon sagt, um Informationen, für die es entweder kein vordefiniertes Modell gibt oder die nicht auf eine bestimmte Weise organisiert sind. In der Regel sind diese Informationen sehr textlastig und enthalten nicht nur Daten und Zahlen, sondern auch andere wichtige Informationen. Unstrukturierte Daten können auch in Form von Text in einem gescannten Dokument oder einer anderen Art von fotografiertem Bild vorliegen.

Das ist im Wesentlichen das, was die optische Zeichenerkennung (auch OCR genannt) leisten soll. Dabei handelt es sich um ein technologisches Verfahren, mit dem der Text in diesen Dokumenten in etwas umgewandelt werden kann, das nicht nur bearbeitet und gespeichert, sondern auch elektronisch durchsucht werden kann.

Die Leistungsfähigkeit von OCR: Rationalisierung von Arbeitsabläufen und Wertschöpfung

Der bei weitem wichtigste Grund, warum OCR so wichtig ist, liegt darin, dass es A) dazu beiträgt, die manuellen Dateneingabeaufgaben zu eliminieren, die einen Großteil der wertvollen Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen, und B) dabei hilft, wichtige Informationen auf eine Weise zu erfassen, die es einfacher denn je macht, daraus einen Mehrwert zu ziehen.

In der Regel läuft der Prozess in etwa so ab:

1. Zunächst werden die Dokumente gescannt (oder fotografiert) und in eine elektronische Form gebracht.
2. Dann wird die optische Zeichenerkennung angewendet.
3. Der in diesem Dokument enthaltene Text wird dann als Text mit durchsuchbaren Metadaten gespeichert.
4. Dies kann dann genutzt werden, um Arbeitsabläufe zu initiieren und Prozesse in allen Bereichen besser zu unterstützen.

Manuelle Dateneingabe entfällt

Die optische Zeichenerkennung soll die manuelle Dateneingabe überflüssig machen, indem Zeichen wie Buchstaben, Zahlen und Symbole automatisch erkannt werden. Diese Informationen können dann problemlos auf einer digitalen Plattform verarbeitet werden. Sie können sogar in einer intelligenten Informationsmanagement-Plattform wie M-Files gespeichert werden, was die Suche und den Abruf dieser Informationen erheblich erleichtert.

Informationen durchsuchbar und zugänglich machen

Alles in allem bringt die optische Zeichenerkennung eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, die sich Unternehmen aller Art und Größe zunutze machen können. OCR erleichtert nicht nur das Auffinden von Informationen, sondern ist auch das Herzstück vieler Entwicklungsprozesse wie dem maschinellen Lernen.

OCR und maschinelles Lernen: Eine leistungsstarke Kombination

Nehmen Sie nur ein Beispiel: die Dokumentenverwaltung. Maschinelles Lernen ist hier eine entscheidende Komponente, denn es hilft, manuelle Aufgaben zu eliminieren, die sowohl redundant als auch zeitaufwändig sind. So gewinnen Ihre Mitarbeiter so viel Zeit, dass sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die wirklich ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Verbesserte Dokumentenverwaltung und optimierte Arbeitsabläufe

Neben der intelligenten Zeichenerkennung für Handschriften kann OCR (in Verbindung mit maschinellem Lernen) auch die Analyse von Gefühlen, die Objekterkennung und vieles mehr verbessern. Sie kann sogar zum Eckpfeiler Ihrer Datenschutzpolitik werden, denn wenn Sie genau wissen, mit welchen Informationen Sie arbeiten und wo sie gespeichert sind, sind Sie in einer viel besseren Position, um sie tatsächlich vor denen zu schützen, die Ihnen schaden wollen.

Verbesserte Sicherheit und verbesserter Datenschutz

Die optische Zeichenerkennung steht sogar im Mittelpunkt vieler Bemühungen um die digitale Transformation von Unternehmen. Denken Sie daran, dass der erste Teil einer erfolgreichen digitalen Transformation darin besteht, all die papierbasierten Dokumente zu digitalisieren, mit denen Sie arbeiten, damit Sie sie ordnungsgemäß speichern und denjenigen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen können, die diese Informationen für ihre Arbeit benötigen.

OCR: Das Fundament der digitalen Transformation

Mit der richtigen OCR-Lösung an Ihrer Seite können Sie dies tun, indem Sie Dinge wie Sitzungsnotizen, Tagesordnungen, Briefe, Kundenunterlagen und sogar Fotos digitalisieren. Anschließend können diese Daten in Ihr System zur Verwaltung digitaler Inhalte eingefügt werden, so dass sie je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen frei bewegt werden können.

Digitalisierung von Papierdokumenten und zentralisierte Speicherung

Der eigentliche Vorteil besteht jedoch darin, dass die optische Zeichenerkennung der erste Schritt zur Einleitung größerer Projekte zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen ist. Viele der manuellen Aufgaben, für die Ihre Mitarbeiter zuständig sind, mögen zwar wichtig sein, aber sie nehmen auch viel zu viel Zeit in Anspruch und lassen Tür und Tor für Probleme wie menschliche Fehler offen.

Workflow-Automatisierung und gesteigerte Effizienz ermöglichen

Mit der Workflow-Automatisierung haben Sie keine dieser Nebenwirkungen zu befürchten. Die Prozesse selbst werden schneller, effizienter und präziser als je zuvor abgeschlossen - und das alles mit Hilfe von Schritten, die zudem leicht wiederholbar sind. Sie erhalten also nicht nur eine garantierte Konsistenz, sondern Ihre Mitarbeiter können sich jetzt auf die Dinge konzentrieren, die tatsächlich Einnahmen für Ihr Unternehmen generieren - was vielleicht der wichtigste Vorteil von allen ist.

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