Whistleblowing Channel Datenschutzhinweis
Zuletzt aktualisiert am: 26.3.2024
Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten M-Files verarbeitet, wie M-Files sie verarbeitet und zu welchen Zwecken sie im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Kanal der M-Files Gruppe verarbeitet, der gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden ("Whistleblowing-Richtlinie"), und ihren nationalen Umsetzungsvorschriften eingeführt wurde.
Verweise auf den Whistleblowing-Kanal und die Whistleblowing-Prozesse umfassen den von der M-Files Group eingerichteten Whistleblowing-Kanal und alle dort eingereichten Meldungen sowie die daraus resultierenden Prozesse und Untersuchungen.
1. Kontrolleur(e)
M-Files Oy (hauptverantwortliche Partei)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finnland33100 Tampere, Finnland
und unsere Konzerngesellschaften
(im Folgenden "wir" oder "M-Files")
Die Infrastruktur des Whistleblowing-Kanals wird von M-Files Oy für die Nutzung durch die gesamte M-Files Gruppe bereitgestellt. Bezieht sich ein Whistleblowing-Prozess auf Mitarbeiter oder andere betroffene Personen eines M-Files Unternehmens, das nicht M-Files Oy ist, wird die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Whistleblowing-Prozess gemeinsam von M-Files Oy und dem oder den anderen M-Files Unternehmen kontrolliert. Die Rechte und Pflichten der Unternehmen der Gruppe wurden im M-Files Intra-Group Master Data Transfer Agreement vereinbart und dokumentiert.
2. Kontaktinformationen für Datenschutzfragen
Datenschutzbeauftragter:
[email protected], oder
M-Files Oy
Hermia 12
Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Finnland
3. Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten?
Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, den Whistleblowing-Kanal M-Files einzurichten und zu pflegen sowie Verstöße oder andere Angelegenheiten, die über den Whistleblowing-Kanal gemeldet werden, in Übereinstimmung mit den internen Richtlinien von M-Files und den Anforderungen der Whistleblowing-Richtlinie und der nationalen Umsetzungsvorschriften entgegenzunehmen, zu untersuchen und zu lösen.
Die Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung, d. h. die Einhaltung der Verpflichtungen und Anforderungen, die in den nationalen Umsetzungsvorschriften zur Whistleblowing-Richtlinie festgelegt sind.
4. Welche Daten verarbeiten wir?
Die Nutzung des Whistleblowing-Kanals zur Einreichung einer Meldung erfordert nicht die Angabe persönlicher Daten. Wenn Sie den Whistleblowing-Kanal nutzen, werden Ihnen eine eindeutige Fall-ID und ein Passwort zugewiesen, die nicht zu Ihrer Identifizierung verwendet werden können. Der Whistleblowing-Kanal ist so konzipiert, dass er völlig anonym genutzt werden kann.
Sollte jedoch eine Person, die eine Meldung über den Whistleblowing-Kanal abgibt, darin personenbezogene Daten über sich selbst oder eine andere Person, z. B. eine Person, die eines Fehlverhaltens beschuldigt wird, enthalten, so werden diese personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung verarbeitet. Werden in einer Whistleblowing-Meldung oder in einer Fallakte offensichtlich unnötige oder unrichtige personenbezogene Daten festgestellt, so werden diese personenbezogenen Daten von den Personen, die zum Zugriff auf die betreffende Meldung oder Fallakte berechtigt sind, gemäß den geltenden internen Richtlinien von M-Files unverzüglich gelöscht. Zu den personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Kanal verarbeitet werden, könnten also beispielsweise gehören:
- Identität der Person, die eine Meldung einreicht
- Identität eines mutmaßlichen Straftäters
- Identität der Person, die mit dem mutmaßlichen Fehlverhalten in Verbindung steht
- Informationen über das mutmaßliche Fehlverhalten
- Sonstige personenbezogene Daten, die über den Whistleblowing-Kanal übermittelt werden
5. Woher erhalten wir die Daten?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Kanal verarbeitet werden, stammen standardmäßig aus der Meldung der Person, die den Whistleblowing-Kanal nutzt. Der Whistleblowing-Kanal kann anonym genutzt werden, aber Sie können nach eigenem Ermessen Informationen zur Identifizierung Ihrer Person in der Meldung angeben. Darüber hinaus können Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn eine andere Person Sie betreffende Informationen in einer von ihr abgegebenen Meldung identifiziert oder anderweitig angegeben hat.
Gegebenenfalls können Informationen aus anderen Quellen verwendet werden, um die Richtigkeit von Whistleblowing-Meldungen zu überprüfen, und wenn eine solche Meldung zu einer Untersuchung führt, können zusätzliche personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Untersuchung erhoben und verarbeitet werden. Solche personenbezogenen Daten können aus öffentlich zugänglichen Quellen oder auf der Grundlage von Informationen erhoben werden, die wir von den Behörden oder anderen Dritten im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften erhalten haben.
6. An wen geben wir Daten weiter, und übermitteln wir Daten außerhalb der EU oder des EWR?
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Kanal verarbeitet werden, nicht an externe Parteien weiter, mit der Ausnahme, dass laufende Whistleblowing-Prozesse und die damit verbundenen personenbezogenen Daten an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen oder einen späteren Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Dienste und deren Berater im Zusammenhang mit einer Unternehmensfusion, Konsolidierung, Umstrukturierung, dem Verkauf von im Wesentlichen allen unseren Aktien und/oder Vermögenswerten oder im Zusammenhang mit einem Konkursverfahren oder einer anderen Unternehmensumstrukturierung weitergegeben werden können.
Wir setzen Subunternehmer ein, um den Whistleblowing-Kanal bereitzustellen. Die Unterauftragnehmer werden eingesetzt, um die Whistleblowing-Plattform und andere Dienste bereitzustellen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Whistleblowing-Richtlinie und ihrer nationalen Umsetzungsvorschriften zu erfüllen. Alle Unterauftragnehmer sind an angemessene Datenverarbeitungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden und verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erfüllung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecke erforderlich ist.
Ihre personenbezogenen Daten können auch zwischen den Unternehmen der Gruppe M-Files weitergegeben werden, je nachdem, welche Mitarbeiter aus welchen Rechtseinheiten eine Meldung machen, in einer Meldung genannt werden oder für den Empfang und die Bearbeitung der Meldung und der damit verbundenen Verfahren gemäß den internen Richtlinien von M-Files verantwortlich sind.
Wenn ein Mitarbeiter von M-Files oder eine Einrichtung außerhalb der EU/des EWR in einer Whistleblowing-Meldung genannt wird oder ein Mitarbeiter außerhalb der EU/des EWR mit der Bearbeitung der Meldung und den damit verbundenen Verfahren betraut wird, können alle in einer Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden. Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass alle Übermittlungen durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch andere geeignete Schutzmaßnahmen gemäß Artikel 46 der Datenschutz-Grundverordnung abgedeckt sind.
7. Wie schützen wir die Daten und wie lange speichern wir sie?
Nur diejenigen unserer Mitarbeiter, die aufgrund der Art ihrer Arbeit für die Beaufsichtigung von Whistleblowing-Fällen zuständig sind, sind berechtigt, das System zu nutzen und auf Fallakten zuzugreifen, die personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Prozess enthalten, und zwar nur insoweit, als der betreffende Whistleblowing-Fall gemäß den internen Richtlinien von M-Files in ihre spezifische Zuständigkeit fällt. Jeder Nutzer hat einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort für die Systeme, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden. Die Daten werden in Systemen gespeichert, die durch Firewalls, Passwörter und andere technische Maßnahmen geschützt sind. Mit Ausnahme von Situationen, in denen eine Whistleblowing-Meldung weitere Maßnahmen nach sich ziehen würde (z. B. strafrechtliche Ermittlungen), werden alle personenbezogenen Daten ausschließlich über diese Systeme verarbeitet und nicht an anderer Stelle gespeichert oder übermittelt, es sei denn, verantwortliche Mitarbeiter greifen auf die Daten in den Systemen zu, um die ihnen übertragenen Aufgaben zu erfüllen.
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder wird von uns zum Schutz unserer gesetzlichen Rechte verlangt. Alle personenbezogenen Daten werden nach der endgültigen Beendigung des betreffenden Whistleblowing-Vorgangs gelöscht, es sei denn, weitere Maßnahmen, wie z. B. strafrechtliche Ermittlungen, die eine weitere Verarbeitung der Daten erfordern, sind erforderlich und ergeben sich aus dem Whistleblowing-Vorgang.
Wir schätzen den Bedarf an Datenspeicherung regelmäßig ab, wobei wir die geltenden Rechtsvorschriften berücksichtigen. Darüber hinaus ergreifen wir solche angemessenen Maßnahmen, die sicherstellen, dass keine unvereinbaren, veralteten oder unrichtigen personenbezogenen Daten gespeichert werden, wobei der Zweck der Verarbeitung berücksichtigt wird. Wir berichtigen oder löschen solche Daten unverzüglich.
8. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?
Sie haben das Recht, die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten einzusehen und die Berichtigung oder Löschung der unrichtigen, veralteten, unnötigen und unrechtmäßigen Daten zu verlangen. Sie haben das Recht, die Berichtigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, die verarbeitet werden, sofern diese Daten unrichtig, veraltet, unnötig oder unrechtmäßig sind. Wenn Sie die Richtigkeit oder andere Aspekte der Daten bestreiten, haben Sie auch das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, bis eine Entscheidung über die Berichtigung Ihrer Daten getroffen wurde (d. h. bis geprüft wurde, ob die Daten im Hinblick auf den betreffenden Whistleblowing-Prozess unrichtig, veraltet, unnötig oder unrechtmäßig sind).
Aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, haben Sie auch das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
Die Gewährleistung der Integrität der Whistleblowing-Prozesse, d. h. die Einhaltung der Whistleblowing-Richtlinie und der nationalen Umsetzungsvorschriften, kann es erforderlich machen, den Umfang einzuschränken, in dem Sie als betroffene Person Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Whistleblowing-Kanals verarbeitet werden, ausüben können. Sollte es notwendig sein, Ihre Rechte einzuschränken, wird der Datenschutzbeauftragte von M-Files konsultiert, um eine Einzelfallprüfung vorzunehmen, bei der sowohl Ihre Rechte als auch die rechtlichen Verpflichtungen von M-Files berücksichtigt werden, bevor eine endgültige Entscheidung darüber getroffen wird, ob Ihrem Antrag stattgegeben wird oder nicht.
Sie haben auch immer das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.
9. Die Privatsphäre der Kinder
Unsere Dienste richten sich nicht an Kinder und wir beabsichtigen nicht, in Verbindung mit dem Whistleblowing-Kanal personenbezogene Daten von Kindern zu sammeln. Wir bitten Sie, die Dienste nicht zu nutzen und uns keine Informationen über sich selbst zur Verfügung zu stellen, wenn Sie noch nicht volljährig sind, wie es in Ihrer Gerichtsbarkeit definiert ist, und für die Verarbeitung personenbezogener Daten die Zustimmung oder Genehmigung Ihrer Eltern benötigen.
10. Mit wem können Sie in Kontakt treten?
Alle Kontakte und Anfragen, die diesen Datenschutzhinweis betreffen, sollten schriftlich an die in Abschnitt zwei (2) "Kontaktinformationen für Datenschutzangelegenheiten" genannte Adresse gerichtet werden.