Pilottihanke on hanke, jonka avulla organisaatio voi arvioida, vastaako ohjelmisto yrityksen vaatimuksia, ottamalla teknologian käyttöön yhdessä tietyssä käyttötapauksessa ja mittaamalla sen onnistumista. Se on yleensä teknologian laajemman käyttöönoton edeltäjä, ja sen tarkoituksena on arvioida käyttötapausta ennen ajan ja resurssien sijoittamista laajempaan muutosprojektiin.

Tärkeimmät edut

Pilotti antaa yritykselle käsityksen seuraavista asioista:
- Teknologian käyttöönoton edellyttämä prosessi,
- miten käyttäjien koulutus toteutetaan,
- vikojen ratkaisu- ja tukiprosessi,
- miten teknologiaa ylläpidetään,
- mahdolliset ongelmat, jotta niistä voidaan ottaa opiksi tulevia käyttötapauksia varten.

M-Files Ment pilotti

M-Files Ment tarjoaa pilotteja niille asiakkaille, jotka haluavat hankkia tilauksen, mutta haluavat varmistaa, että se täyttää heidän vaatimuksensa, ennen kuin he tekevät niin. On varsin tavallista, että asiakkaamme ottavat 1-2 kuukauden pilottijakson, jotta yritys ja käyttäjät pääsevät nopeasti vauhtiin ja hyötyvät samalla M-Files Ment tuesta ja johtajuudesta asiakkaan ensimmäisten mallien onnistuneessa toimittamisessa. Kun pilottijakso on saatu päätökseen, asiakkaan pitäisi pystyä aloittamaan laajempi käyttöönotto.

M-Files Ment pilottihankkeen osatekijät

Nämä ovat joitakin keskeisiä näkökohtia M-Files Ment -pilottihankkeeseen liittyen:

Tavoite

Jokaisella asiakkaalla on erilainen näkemys siitä, mitä he toivovat saavuttavansa ottamalla käyttöönsä M-Files Ment - suurin piirtein sen mukaan, minkä tyyppisestä organisaatiosta on kyse (onko kyseessä sisäinen vai lakiasiaintoimisto) ja käyttävätkö he sitä sisäiseen tehokkuuteen vai virtaviivaisempaan asiakaskohtaamiseen.

Joka tapauksessa työskentelemme asiakkaan kanssa ymmärtääkseen, mitä hän haluaa saavuttaa ottamalla käyttöön M-Files Ment , ja määrittelemme joitakin onnistumisen mittareita, jotta pilottihankkeen onnistuminen voidaan helposti määrittää.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä aiemmin toteuttamistamme piloteista:
- Työsopimusten käyttöönotto asianajotoimistossa, jotta toimisto voisi laatia ne nopeammin ja tarjota parempaa palvelua asiakkailleen;
- Widgettien (linkit automatisoituihin malleihin) käyttöönotto, jotta asiakas voisi tarjota tilauksia maksumuurin kautta verkkosivuillaan;
- NDA- ja SCC-sopimusten automatisointi yrityksen sisällä, jotta muut kuin lakimiehet voisivat laatia ne itse, ja lakimiesryhmän tuki olisi rajallista.

Aikataulu

Tämä riippuu todennäköisesti ensisijaisesti tavoitteesta, mutta myös asiakkaan organisaatiossa työskentelevien henkilöiden kapasiteetista ja sitoutumisesta. Pyrimme saamaan pilottihankkeen päätökseen neljän viikon kuluessa, mikä mahdollistaa laajemman ponnahduslaudan tulevien käyttötapausten automatisointiin ja viime kädessä mahdollisimman nopean arvon tuottamiseen.

Päätavoitteemme on saattaa asiakkaan liiketoiminnassa työskentelevät ihmiset yhteen, jotta M-Files Ment voidaan ottaa helposti käyttöön ja jotta käyttäjät voivat luoda eläviä asiakirjoja mahdollisimman nopeasti. On sanomattakin selvää, että jotta tämä tapahtuisi jopa neljässä viikossa, se edellyttää asiakkaalta vähäisiä viivytyksiä - esimerkiksi oikeudellisten ennakkotapausten viimeistelyä, hyväksyntöjen saamista jne.

Toimitettavat tuotteet

Pilotin päätyttyä asiakkaan tulisi:
- Asiakkaalla on oltava jopa kolme automatisoitua ja käyttövalmista mallia (jolloin sijoitukselle saadaan tuotto heti pilotin jälkeen);
- tarjota asianomaisille käyttäjille pääsy automatisoituihin malleihin;
- ymmärtää, miten mallit voidaan automatisoida itse, jolloin asiakas voi itse laajentaa asiakirjojen automatisointia vähäisellä tuella;
- Olla valmis käynnistämään M-Files Ment muiden käyttötapausten kanssa organisaatiossa;
- Ymmärtää, mitä M-Files Ment tukea on saatavilla ja miten sitä voidaan hyödyntää.

Joukkue

Pilottihanke on M-Files Ment hallinnoima hanke, jossa on mukana asiakkaan keskeisiä sidosryhmiä. Sen tulisi sisältää kaikki ne sidosryhmät, joihin toteutus vaikuttaa toteutettavan käyttötapauksen osalta. Voi olla hyödyllistä ottaa mukaan myös muita organisaatiossa olevia sidosryhmiä, joihin M-Files Ment toteutus todennäköisesti vaikuttaa tulevaisuudessa, jotta myös he voivat hyötyä pilottikokemuksesta.
Minkä tahansa teknologiapilotin tai -toteutuksen yhteydessä on tärkeää, että mukana olevat tahot ovat sitoutuneita ja valmiita toteuttamaan muutoksen organisaatiossa. Sitoutumisen puute merkitsee todennäköisesti sitä, että pilottihankkeen onnistuminen käyttöönotossa on vähäistä. Koska M-Files Ment -pilotit ovat kuitenkin niin lyhyitä, neljän viikon mittaisia, emme usko, että tämä on ongelma.

Kustannukset

Pilottiohjelmasta aiheutuu kustannuksia, mutta se on todennäköisesti edullisempi kuin mikään muu vastaavan tuotteen pilottiohjelma. Kustannukset ovat sen arvoisia, sillä ne tuottavat investoinnille vastinetta mahdollisimman nopeasti ja lisäävät energiaa M-Files Ment -palvelun käyttöönottoon asiakkaan liiketoiminnassa, jota voidaan hyödyntää muissa käyttötapauksissa.

Jos pilottihankkeen tavoitteena on käynnistää tilattava asiakirjojen tuottamispalvelu, pilottihankkeen kustannukset voidaan todennäköisesti korvata tilauksista saatavilla tuloilla.

Tutustu tarkemmin

Katso M-Files Ment toiminnassa. Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu alustan eri ominaisuuksiin ja siihen, miten voit hyötyä niistä.