Työntekemisen tavat ja -roolit käyvät tällä hetkellä läpi isoa murrosta. Järkevät työskentelytavat ovat keskeinen osa työ- ja vapaa-ajan tasapainottamista. Toimivat prosessit ja menettelytavat ovat välttämättömyys tietotyöntekijöille, jotka haluavat käyttää aikansa tehokkaasti ja tuloksellisesti. Tämän tavoitteen saavuttamisessa automatisoitujen työnkulkujen ja dokumenttienhallintaohjelmien käyttöönotto on olennaista. Dokumenttienhallinta linkittyy paitsi liiketoiminnan kannalta merkityksellisten dokumenttien ylläpitoon keskitetyssä tietokannassa, myös sähköpostien ja tekstiviestien yhdistämisen tukemiseen.

Tiedämme jo, että kynät ja paperit sekä kasvokkaiset kokoukset ovat jo historiaa. Nykyään sähköposti- ja tekstiviestiviestintä sekä etäkokoukset ovat arkipäivää. Nämä teknologiat tarjoavat täydellisen esimerkin dokumenttienhallinnan tarpeista. Yritykset, jotka haluavat tallentaa ja arkistoida sähköposteja ja liitteitä, seurata tekstiviestiviestintää tai litteroida kokousmuistiinpanoja, turvautuvat dokumenttienhallinnan ratkaisuihin. Dokumenttienhallintaohjelmisto on kattava digitaalinen järjestelmä, joka yhdistää tekstin ja sähköpostin vaivattomasti.

Mitä on dokumenttienhallinta?

Muistatko vanhanaikaiset arkistohuoneet, joihin vain avaimen saaneet työntekijät pääsivät? Aakkosjärjestyksen mukaan järjestetyt kaapit ja säilytyslaatikot sisälsivät usein vain sisäisiä dokumentteja. Vuosikymmenten ajan tämä vanhentunut järjestelmä toimi yritysten dokumenttienhallintana! Modernit työpaikat – jotka käyttävät erityisesti Windowsin dokumenttienhallinta-alustaa – ovat tehneet tiloista tarpeettomia.

Teknologian mukanaan tuomien muutosten vuoksi suuret organisaatiot ja pienyritykset käyttävätkin arkistohuoneiden sijaan dokumenttienhallintaohjelmia. Näiden tiedostonhallintateknologioiden avulla yritykset pitävät yllä sähköistä dokumenttivarastoa. Tällainen digitaalinen arkistointijärjestelmä vähentää pitkän aikavälin kustannuksia ja auttaa työn automatisoinnissa.

Yksinkertaisesti sanottuna dokumenttienhallintaohjelmat ovat sähköinen opas kaikkiin dokumentteihin, myös teksti- ja sähköpostiviesteihin. Työtekijät voivat hakea milloin tahansa sisäisiä dokumentteja, sähköposteja tai tekstiviestivastauksia ja synkronoida ne osaksi työnkulkuja, joilla muut työntekijät voivat jakaa tai muokata dokumentteja. Mikä olisikaan tehokkaampi tapa hallinnoida dokumentteja?

Uuden ajan dokumenttienhallintaohjelman edut

Dokumenttienhallintaohjelmat vähentävät tuottamattomia tehtäviä, jotka liittyvät projektiin kuuluviin dokumenttien läpikäyntiin: sähköinen tiedostokansio yhdistää tiedot automaattisesti. Työntekijät voivat siis helposti löytää sähköpostit tietojärjestelmästä ja jakaa niiden pääsyoikeudet muille tiiminsä jäsenille.

Miksi dokumenttien arkistointi on niin hyödyllistä? Dokumenttienhallintaratkaisut tarjoavat intuitiivisen ja integroidun lähestymistavan, joka varmistaa saumattomaan yhteistyöhön perustuvan työnkulun. Tämä on avuksi etenkin isoissa projekteissa, joissa projektin eri osa-alueita työstävien tiimien on työskenneltävä kuitenkin samanaikaisesti.

Dokumentit katoavat helposti sähköpostiviestien tulvaan. Työpäivän aikana tietotyöntekijöiden pitäisikin voida keskittyä sähköposteihin vastaamisen ja projektiin liittyvien dokumenttien sähköpostista etsimisen sijaan paljon tuottavampaan työhön.

Sähköpostiviestinnän kaltaisen ei-perinteisen sisällön yhdistäminen dokumenttienhallintaohjelmistoon ennaltaehkäisee projektien viivästymistä esimerkiksi perehdyttäessä uusia työntekijöitä. Dokumenttienhallintastrategia tukee sähköisen tiedonhallinnan parhaita käytäntöjä, mikä parantaa yrityksen sähköposti- ja tekstiviestintää pitäen huolta vaatimustenmukaisuudesta ja tietoturvasta. Dokumenttienhallintakäytäntöjen olemassaolo vähentää myös tietojen katoamisen riskiä.

Dokumenttienhallintaohjelmistot ovat työn tulevaisuus

Yritykset käyttävät dokumenttienhallintaohjelmistoja myös tekstiviesteihin. Tekstiviestit sisältävät myös olennaisia yksityiskohtia ja toisinaan myös dokumentteja, jotka vaativat tallentamista. Tekstiviestien dokumentointia ei siis pitäisi laiminlyödä.

Sähköinen dokumenttienhallintaohjelma helpottaa etätiimien ja eri maissa toimivien toimistojen välistä yhteistyötä. Tiedonhallintastrategiat ja dokumenttienhallintaohjelmat mahdollistavat työntekijöiden pääsyn ja muokkauksen myös tekstiviestitse lähetettyihin dokumentteihin, varmistaen samalla myös vaatimustenmukaisuuden.

Alkuperäisen dokumentin yksityiskohtainen näkymä tallentaa jokaisen tehdyn muutoksen. Työntekijän ei tarvitse etsiä puhelimestaan vanhaa tekstiviestiä, koska hänen laitteensa on synkronoitu dokumenttienhallintaohjelmaan.

Parhaat käytännöt dokumenttienhallintaan

Dokumenttienhallintaohjelmat parantavat älypuhelinten toimintakykyä kun ne on varustettu samoilla sovelluksilla kuin pöytätietokoneetkin. Koska matkustaminen on keskeinen osa yhteyden ylläpitämistä kansainvälisten yritysten tai asiakkaiden kanssa, tietotyöntekijät käyttävät pilvipohjaisia dokumenttienhallintaohjelmia mobiililaitteillaan tehokkuutensa lisäämiseksi.

Helppo pääsy dokumenttienhallintaohjelmaan mobiililaitteilla tarjoaa vapauden matkustaa ilman hankalia laitteita — kuten kannettavaa tietokonetta — jotka voivat olla haitaksi lentokentän turvatarkastuksessa. Esimerkiksi Suomesta ulkomaille matkustava työntekijä pääsee mobiililaitteellaan käsiksi niin jaettuihin dokumentteihin kuin myös muihin yrityksen sisältöihin.

Tiedonhallinta: Laajenna liiketoimintaasi dokumenttienhallintaohjelmalla

Tietotyöntekijät uskovat, että ohjelmisto on paras varastointitapa dokumenteille. Dokumenttienhallinta on tulevaisuuteen suuntautuva innovaatio, joka mahdollistaa yritysten skaalautumisen. Samalla se luo työpaikkoja, jotka tarjoavat tietotyötä tekeville tasapainoa työhön ja vapaa-aikaan.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on hallinnoitu dokumentti?

Hallinnoitu dokumentti on tiedosto, joka on tallennettu organisaation keskitettyyn tietokantaan. Se on organisaation sisäisesti jakama tiedosto, jota voidaan esimerkiksi muokata tai monistaa. Hallinnoitua dokumenttia voidaan muuttaa vain prosessin mukaisesti ja valtuutettujen henkilöiden toimesta, ja sitä käytetään yleisesti ohjeiden, sääntöjen, määräysten, käytäntöjen ja standarditoimintamenettelyjen tallentamiseen ja jakamiseen.

Miten dokumenttienhallintaohjelmisto toimii?

Dokumenttienhallintaohjelmisto on dokumenttien digitaalinen arkistointijärjestelmä, joka tallentaa kaikki yrityksen dokumentit keskitettyyn tietokantaan. Se on ohjelmisto, joka auditoi, seuraa, tallentaa ja hallinnoi sähköisiä dokumentteja.

Varaa esittely jo tänään!
Tietotyöntekijät voivat automatisoida prosessejaan monin tavoin, aina dokumenttien luomisesta niiden hallintaan, työnkulkujen automatisointiin, ulkoisen yhteistyön mahdollistamiseen, yritystiedon etsimiseen, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen sekä auditointipolkujen ylläpitoon.