Alva-yhtiöt
M-Files muutti energiayhtiö Alvan dokumenttienhallinnan – Sujuvampaa ja turvallisempaa työtä keskitetyllä tiedonjaolla
Kohokohdat
- Keskitetty tiedonhallinta: Kaikki dokumentit löytyvät yhdestä paikasta, mikä helpottaa tiedon saatavuutta ja ehkäisee eri versioiden aiheuttamat sekaannukset.
- Parempi hallittavuus ja hakutoiminnot: M-Filesista löytyy aina ajantasaisin versio tarvituista dokumenteista. Hakutoimintojen ansiosta dokumentit löytyvät helposti.
- Tehokas ja turvallinen yhteistyö M-Files Hubsharen avulla: Järjestelmä mahdollistaa myös sähköisen allekirjoituksen Visma Signin kautta.
Käyttötapaus
Asiakkuudenhallinta (CRM)
Prosessien hallinta
Versionhallinta
Toimialat
Energia
Maa
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
Valtakunnallinen energia- ja vesialan toimija Alva-yhtiöt Oy tytäryhtiöineen tuottaa ja jakelee sähköä sekä tuottaa, myy ja jakelee lämpöä ja vettä omistamissaan verkoissa. Toteuttaakseen tavoitteitaan Alva kehittää palvelujaan sekä niihin liittyviä ratkaisuja asiakkaiden monipuoliset odotukset ja ekologia huomioiden. Energiayhtiön omistaa Jyväskylän kaupunki, ja se työllistää noin 230 henkilöä. Alvan liikevaihto oli noin 197 miljoonaa euroa vuonna 2023.
M-Files on auttanut Alvaa purkamaan monesta eri järjestelmästä koostuneen tiedonhallintakokonaisuuden, ja nykyään kaikki tarpeelliset dokumentit ja tiedot löytyvät helposti M-Filesista.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Hajallaan olevat dokumentit hidastivat työntekoa
Ennen M-Files-järjestelmän käyttöönottoa Alvan dokumentaatio oli hajautettu useaan eri paikkaan ja järjestelmään, ja esimerkiksi verkkolevyille ja arkistoon oli kertynyt valtava määrä dokumentteja ja niiden eri versioita. Oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen oli hankalaa, hidasti työprosesseja ja teki versiohallinnasta haastavaa. Useiden järjestelmien ylläpito oli lisäksi työlästä ja kallista.
Hajautettu dokumentaatio vaikeutti myös avoimuutta ja tietojen jakamista. Verkkolevyjen hierarkiat olivat monimutkaisia ja dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta työlästä. Rajoitettu pääsy dokumentteihin lisäsi myös riskiä siitä, että kriittistä tietoa jäi vain pienen ryhmän tietoon tai hävisi kokonaan henkilövaihdosten myötä.
Valtavan tietomassan siirtäminen etenee vaiheittain
Alva on ottanut M-Filesin käyttöön asteittain noin viiden vuoden ajan. Tärkeitä dokumentteja on kertynyt verkkolevyille ja eri järjestelmiin vuosikymmenien ajan, joten kaiken oleellisen tiedon siirtäminen yhteen järjestelmään ottaa aikansa.
Alva ei ole vielä täysin päässyt eroon verkkolevyistä, mutta tietoja on toiminto kerrallaan siirretty M-Filesiin. Yrityksessä on yhä käytössä esimerkiksi nettipohjainen liittymäsopimusjärjestelmä, joka on kuitenkin integroitu M-Filesiin.
”Tavoite on, että vähitellen voimme luopua kokonaan muista järjestelmistä”, kertoo Alvan hankinta-asiantuntija ja M-Filesin pääkäyttäjä Pasi Flinkman.
"M-Files on tuonut meille kaivattua selkeyttä ja avoimuutta dokumenttienhallintaan. Kaikki tieto on nyt yhdessä paikassa ja aina ajantasaista, mikä säästää aikaa ja varmistaa, että työntekijät pääsevät käsiksi tarvitsemiinsa dokumentteihin nopeasti ja turvallisesti. Tämä parannus on kehittänyt merkittävästi organisaatiomme avointa ja läpinäkyvää tiedonjakokulttuuria."
Pasi Flinkman, hankinta-asiantuntija, Alva-yhtiöt Oy
”Tiedon avoimuus on ollut iso kulttuurinen muutos ja selkeä parannus, sillä se vähentää inhimillisten virheiden määrää ja varmistaa, että työntekijät voivat tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta."
Pasi Flinkman, hankinta-asiantuntija, Alva-yhtiöt Oy
M-Filesin ratkaisut
Kaikki tiedot löytyvät jokaiselle samasta paikasta
Tietojen siirtäminen ja hallinnan keskittäminen M-Filesiin mahdollistaa kaikkien dokumenttien sijoittamisen samaan paikkaan. Lisäksi järjestelmä tarjoaa monipuoliset ja käyttäjäystävälliset hakuominaisuudet, jotka helpottavat oikeiden dokumenttien löytämistä ja päivittämistä.
M-Filesin versionhallinta tehostaa työntekoa, sillä tarpeellisten dokumenttien määrän pysyessä maltillisena tietojen luotettavuus on parempi. Dokumentteja on lisäksi mahdollista rajata vain tietyn käyttäjäryhmän käyttöön, mikä edistää tietoturvaa ja vähentää epäolennaisen informaation määrää.
Integraatiot helpottavat tiedon jakamista ja dokumenttien hallintaa
Yritysten tarpeisiin räätälöitävät integraatiot sujuvoittavat tiedonsiirtoa ja dokumenttien hallintaa. Keskeisten järjestelmien ja verkkolevyjen yhdistäminen M-Filesiin kasvattaa tuottavuutta, vähentää riskejä ja parantaa asiakaspalvelun tasoa. Tiettyjen työvaiheiden poistuessa työntekijöille jää enemmän aikaa keskittyä olennaiseen.
M-Files Hubshare mahdollisti turvallisemman ja sujuvan tiedonjakamisen
Tiedonjakoa asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden välillä helpottava M-Files Hubshare on kätevä ja tietoturvallinen ratkaisu dokumenttien taltioimiseen ja jakamiseen. Esimerkiksi sähköpostien lähettämisen tarve vähenee, kun tiedot saa eteenpäin suoraan M-Files Hubsharen kautta.
”Aikaisemmin dokumentit talon ulkopuolelle kulkivat lähinnä sähköpostitse, mikä ei ollut kovin turvallista ja pakotti myös pilkkomaan sisältöä useaan eri lähetykseen”, Flinkman sanoo.
Tulokset
Keskitetty tiedonhallinta parantaa työtehoa ja vähentää virheitä
M-Filesin versionhallinta tehostaa työntekoa, sillä tarpeellisten dokumenttien määrän pysyessä maltillisena tietojen luotettavuus on parempi. Dokumentteja on lisäksi mahdollista rajata vain tietyn käyttäjäryhmän käyttöön, mikä edistää tietoturvaa ja vähentää epäolennaisen informaation määrää.
"Erityisesti hankintaosasto hyötyy siitä, että M-Filesin avulla kaikki sopimukset ja niiden historiaversiot löytyvät helposti yhdestä paikasta. Tämä vähentää päällekkäistä työtä ja nopeuttaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämistä."
Integraatiomahdollisuudet vähentävät silpun määrää
Monipuoliset integraatiomahdollisuudet erilaisten järjestelmien kanssa ovat vauhdittaneet Alvan prosesseja. Mahdollisuus muodostaa automaattidokumentteja ja Frends-integraatioalustan hyödyntäminen ovat vähentäneet tiedonsiirron manuaalista työtaakkaa ja auttaneet varmistamaan, että oikeat tiedot ovat oikeissa järjestelmissä ajantasaisesti.
Sujuva tiedonjako parantaa avointa työkulttuuria
M-Files on edistänyt avoimempaa tiedonjakokulttuuria Alvassa, mikä on mahdollistanut keskeisten tietojen saatavuuden koko organisaatiossa.
”Tiedon avoimuus on ollut iso kulttuurinen muutos ja selkeä parannus, sillä se vähentää inhimillisten virheiden määrää ja varmistaa, että työntekijät voivat tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta."
M-Filesin hyödyt näkyvät myös Alvan asiakkaille
M-Filesiin siirtyminen on tuottanut Alvalle käytännön hyötyä myös uusien asiakkuuksien puolella. Järjestelmän monipuolisuus tiedonjaon suhteen sekä yhteensopivuus Visma Signin kanssa olivat avaintekijöitä asiakassuhteen kehittymisessä, kun Alva päätyi sopimukseen sveitsiläisen yhteistyökumppanin kanssa.
“Jaoimme tarjouskysely- ja sopimusaineistoa M-Files Hubsharen kautta asiakkaalle, ja saimme palautetta, että toimimme todella ammattimaisesti tämän järjestelmän ansiosta.”
“Jaoimme tarjouskysely- ja sopimusaineistoa M-Files Hubsharen kautta asiakkaalle, ja saimme palautetta, että toimimme todella ammattimaisesti tämän järjestelmän ansiosta.”
Pasi Flikman, hankinta-asiantuntija, Alva-yhtiöt Oy
Miksi M-Files?
M-Files on johtava tietotyön automaatioalusta. M-Filesin avulla tietotyöntekijät löytävät tietoa nopeammin, työskentelevät älykkäämmin ja saavuttavat enemmän. M-Filesissa on innovatiivinen metatietoon perustuva arkkitehtuuri, sisäänrakennettu työnkulkujärjestelmä ja kehittynyt tekoäly. Tämän ansiosta asiakkaat pystyvät eliminoimaan informaatiokaaoksen, parantamaan prosessien tehokkuutta sekä automatisoimaan tietosuojan ja vaatimustenmukaisuuden.
