M-Files' Asiakkaiden, markkinoinnin ja kumppaneiden tietosuojailmoitus

Viimeksi päivitetty: 26.3.2024

M-Files on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojailmoituksessa on kuvattu, mitä henkilötietoja M-Files kerää sinusta, miten M-Files tietoja käyttää ja mihin tarkoitukseen.

Tässä ilmoituksessa olevat viittaukset M-Files -tuotteisiin sisältävät M-Files -palvelut, verkkosivustot, sovellukset, ohjelmistot ja palvelimet.

1. Rekisterinpitäjä

M-Files Oy (ensisijainen vastuutaho)
Peltokatu 34C,
33100 Tampere, Suomi
ja konserniyhtiömme
(jäljempänä "me" tai "M-Files")

2. Yhteydenotto tietosuojaa koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava:
privacy@m-files.com tai
M-Files Oy
Peltokatu 34C
33100 Tampere, Suomi

3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat

  • the delivery and development of our products and services,
  • fulfilling our contractual and other promises and obligations,
  • asiakassuhteidemme hallinta
  • analyzing and profiling the behavior of a customer or other data subject,
  • protecting the security and safety of our products and our customers, detecting and preventing fraud, confirming the validity of software licenses
  • electronic direct marketing and
  • targeting advertising in our and others’ online services.

Käytämme profilointia henkilökohtaisten profiilien, käyttäytymisen ja asiakastottumuksien tunnistamiseen. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi ja palveluidemme kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on (i) oikeutettu etu (esim. markkinointi ja asiakassuhteiden hallinta); (ii) sopimuksen täytäntöönpano; (iii) lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen ja/tai (iv) suostumus.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakassuhteen yhteydessä:

  • rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
  • tiedot yrityksestä ja yrityksen yhteyshenkilöistä,kuten yrityksen nimi, yritystunnus, yhteyshenkilöiden nimet, asemat ja yhteystiedot
  • possible prohibitions of direct marketing;
  • tiedot tapahtumien osallistujista ja mahdollisesti tiedot tapahtumasta, kuten erityisruokavaliot
  • demografiset tiedot, kuten maa, puhuttelusana/titteli, aikavyöhyke ja kieliasetus tai muu meille antamasi tieto
  • tiedot koskien asiakassuhdetta ja sopimusta, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tilauksen peruutustiedot, tiedot nykyisistä ja menneistä sopimuksista ja tilauksista, käyttäjäprofiili (joka perustuu asiakassuhdetietoihin, kuten käyttäjätunnus, salasana ja muut vastaavat turvallisuustiedot, joita käytetään tunnistautumiseen ja tilien käyttöön), viestintä asiakkaan/rekisteröidyn kanssa, sisältäen puheluiden tai tapaamisten nauhoittamisen asiakkaan/rekisteröidyn suostumuksella ja muut kontaktit, evästeet ja niiden käyttöön liittyvä data
  • muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
  • laite- ja käyttötiedot,. Keräämme tietoja laitteestasi ja tavasta, jolla sinä ja laitteesi ovat vuorovaikutuksessa M-Filesin ja palveluidemme kanssa. Keräämme esimerkiksi seuraavia tietoja:
    • Rekisteröityminen. Kun rekisteröidyt palveluumme, keräämme rekisteröitymispäivän.
    • Lokitiedot. Aina kun käyt M-Filesin verkkosivuilla, palvelimemme tallentavat automaattisesti selaimesi lähettämät tiedot. Näitä tietoja voivat olla IP-osoitteesi, selaimesi tyyppi tai toimialue, jolta tulet, verkkosivut, joilla käyt, käyttämäsi hakutermit ja klikkaamasi mainokset.
    • Laitteen tiedot. Keräämme tietoja laitteesta, jolla käytät palveluja, esimerkiksi mallin, käyttöjärjestelmän ja version, yksilöivät laitetunnisteet, MAC-osoitteen ja IP-osoitteen.
    • Sijaintitiedot. Käyttäessäsi palveluja voimme kerätä esimerkiksi laitteesi IP-osoitetta hyödyntämällä sijaintitietoja, mukaan lukien laitteesi reaaliaikaisen maantieteellisen sijainnin, sekä käyttää ja jakaa näitä tietoja. Sijaintitietoja voidaan käyttää osana palveluiden tiettyjä ominaisuuksia sekä apuna palveluiden käytön analysoimisessa.
    • Virheraportit ja suorituskykytiedot. Keräämme tietoja palveluiden toimivuudesta ja mahdollisista ongelmista. Näiden tietojen avulla voimme diagnosoida käyttämiesi palveluiden ongelmia sekä parantaa palveluitamme ja tarjota ratkaisuja.
    • Vianmääritys- ja tukitiedot. Kun käytät M-Filesin tarjoamaa vianmääritystukea ja ohjeistusta, keräämme tapaukseen liittyviä tietoja sinusta, laitteestasi ja ohjelmistoistasi. Tietoihin sisältyvät yhteys- tai tunnistetiedot, viestinvaihto M-Filesin kanssa (esimerkiksi chatissa), tiedot laitteen ja sovelluksen kunnosta virheen esiintyessä ja vianmäärityksen aikana sekä järjestelmä- ja rekisteritiedot ohjelmistoasennuksista ja laitteistokokoonpanoista.
    • M-Files-tuotteen käyttötiedot. Keräämme tietoja M-Files-tuotteen käytöstäsi. Käyttötietoihin kuuluviin tunnisteisiin sisältyvät Vault GUID, pseudonymisoitu User ID ja pseudonymisoitu sisäänkirjautumistunnus, joita käytämme käyttäjäkokemuksen personointiin, virheiden analysointiin ja M-Filesin käyttöä koskevien pseudonymisoitujen tilastojen muodostamiseen.

5. Henkilötietojen käsittely verkkosivuillamme ja sosiaalisen median kanavissamme

Verkkosivumme (esimerkiksi https://www. m-files.com/). käyttävät evästeitä. Lue lisää käytetyistä evästeitä ja hallitse suostumusasetuksiasi evästeilmoituksestamme.

Seuraamme palveluidemme käyttöä ja käyttäytymistä verkkosivuillamme (käyttämällä evästeitä) palveluidemme kehittämiseksi ja tarjotaksemme sinulle parempaa palvelua ja paremman käyttäjäkokemuksen. Käytämme evästeiden avulla kerättyä dataa myös markkinointia ja sisäistä kehitystä varten.

Verkkosivut

Monien muiden verkkosivustojen tapaan käytämme evästeteknologiaa kerätäksemme lisätietoja sivustojemme käytöstä sekä parantaaksemme sivustojamme ja palveluitamme. Käytämme evästeiden avulla kerättyä dataa myös markkinointia varten. Eväste on pieni datatiedosto, jonka siirrämme laitteesi kiintolevylle. M-Files voi käyttää sekä istuntoevästeitä että pysyviä evästeitä ymmärtääkseen paremmin, miten olet vuorovaikutuksessa verkkosivuston kanssa, seuratakseen käyttäjiensä käytön koontitietoja ja sivuston liikennettä sekä parantaaksemme sivustoa ja siihen liittyviä palveluita. Istuntoeväste mahdollistaa sivuston tietyt ominaisuudet, ja se poistetaan laitteeltasi, kun katkaiset yhteyden sivustoon tai poistut siltä. Pysyvä eväste säilyy tallennettuna, kun suljet selaimen, ja selaimesi voi käyttää sitä seuraavilla käynneilläsi sivustolla. Pysyvät evästeet voidaan poistaa noudattamalla selaimesi ohjetiedoston ohjeita. Useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Voit valita selaimesi asetuksista, ettet enää hyväksy evästeitä tai että selain kysyy sinulta hyväksyntäsi evästeille käydessäsi sivustoilla.

Google Analytics ja muut kolmansina osapuolina toimivat analytiikkatoimittajat

Käytämme Google Analyticsia käytön seurantaan. Google Analytics kerää ja tallentaa tietoa siitä, miten käytät palveluita, mukaan lukien esimerkiksi käynnin ajankohdan, verkkosivut, joilla käyt tai jotka avaat, käytön keston, Internet Protocol (IP) -osoitteen ja tiedot laitteesta, jolla sivustoa käytetään.

Käytämme myös seuraavia Google Analyticsin mainontaominaisuuksia:

  • Uudelleenmarkkinointi Google Analyticsin avulla
  • Google Display verkoston näyttökertaraportointi
  • Google Analyticsin demografisten tietojen ja kiinnostuksen kohteiden raportointi

Käyttäjä voi estää Google Analyticsin käyttämisen käytön seurantaan asentamalla selaimeensa lisäosan, joka estää sen käyttämisen (katso ohjeet täältä). Tämä selainlisäosa estää Google Analyticsin käyttämää JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) lähettämästä vierailijan tietoja verkkosivulta.

Käytämme Marketon, Biziblen, 6sense:n ja Uberflipin työkaluja käytön seurantaan. Nämä analytiikkatyökalut keräävät ja tallentavat tietoa siitä, miten käytät palveluita, mukaan lukien, mutta näihin rajoittumatta käynnin ajankohdan, sivuston sivut, joilla käydään tai jotka avataan, käytön keston, Internet Protocol (IP) -osoitteen ja tiedot laitteesta, jolla sivustoa käytetään. Käyttäjä voi estää analytiikkatyökalujen käyttämisen käytön seurantaan asentamalla selaimeensa lisäosan, joka estää niiden käytön. Selainlisäosa estää analytiikkatyökalujen käyttämää JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) lähettämästä vierailijan tietoja verkkosivulta.

Voimme käyttää myös muita kolmansina osapuolina toimivia data-analytiikkapalveluiden toimittajia. Nämä palveluntarjoajat voivat käyttää evästeitä, jäljitteitä ja muita teknologioita kerätäkseen tietoja tavastasi käyttää palveluja. Analytiikkapalveluiden tarjoajat auttavat meitä keräämään, seuraamaan ja analysoimaan palveluiden käyttödataa ymmärtääksemme, miten käyttäjät käyttävät palveluita, parantaaksemme palveluidemme toiminnallisuutta ja käyttökokemusta sekä räätälöidäksemme palvelut paremmin käyttäjien tarpeiden mukaan. Tämän mukaisesti jotkin automaattisesti kerätyt tiedot jaetaan kolmansina osapuolina toimiville palveluntarjoajille, jotka soveltavat toimintaansa omia tietosuojakäytäntöjään.

Sosiaalisen median kanavat ja kohdennettu mainonta

Käyttämällä näitä evästeitä voimme tehdä verkkosivujemme sisällön mahdollisimman yksilöidyksi ja täten näyttää esimerkiksi kohdennettuja mainoksia ja sisältöä perustuen käyttäjän aiempaan käyttäytymiseen. M-Files käyttää kolmansien osapuolien hallinnoimia mainosevästeitä esitelläkseen tuotteitansa sekä omilla että kolmansien osapuolien verkkosivuilla. Voit estää joidenkin kolmansien osapuolien mainosevästeiden käytön heidän verkkosivujensa asetuksissa.

M-Filesin verkkosivut voivat sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolien verkkosivuille, tuotteisiin ja palveluihin, sekä yhteisölaajennuksia (community plugins) kolmansien osapuolien palveluihin (kuten Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter ja TrustRadius). M-Filesin sivuille integroidut kolmansien osapuolien laajennukset ladataan kolmansien osapuolien palvelimilta ja tästä johtuen kolmas osapuoli voi asentaa omat evästeensä käyttäjän laitteelle. M-Filesin sivuilla tarjottujen kolmansien osapuolien palveluiden ja sovellusten käyttö ja toiminta ovat kyseisten kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöjen ja -selosteiden mukaisia. Suosittelemme, että tutustut näiden kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöihin ja -selosteisiin.

6. M-Files-tuotteen käyttö- ja suorituskykytiedot

Käytämme erilaisia tekniikoita kerätäksemme käyttö- ja suorituskykytietoja sinun käyttämistäsi M-Files-tuotteista ja -palveluista. Käytämme näitä tekniikoita tekemiesi valintojen ja asetusten tallentamiseksi ja huomioimiseksi, mahdollistaaksemme sisäänkirjautumisesi, analysoidaksemme miten tuotteemme toimivat ja toteuttaaksemme muita oikeutettuja tarkoituksia.

Analysoidaksemme tuotteidemme suorituskykyä, M-Files tuotteen käyttöäsi koskevia tietoja voidaan kerätä M-Files tuotteen käytön arvioimista varten organisaatiosi tasolla. M-Filesin voi olla mahdollista tunnistaa sinut näistä tiedoista, mutta tiedot ovat pseudonymisoitu ja erityisesti suojattu, eikä M-Files käytä kyseessä olevia tietoja aktiivisesti yksilöiden tunnistamiseen, yksilöiden profilointiin tai mihinkään muuhun tarkoitukseen, joka ei ole yhdenmukainen tämän tietosuojailmoituksen kanssa.

Jos organisaatiosi tarjoaa käyttöösi M-Files-tuotteen, M-Files-tuotteen käyttöäsi säännellään organisaatiosi mahdollisissa käytännöissä ja säännöissä. Tässä kappaleessa käsiteltyjä käyttö- ja suorituskykytietoja voidaan jakaa organisaatiollesi (työnantajasi), joka käsittelee näitä tietoja erillisenä rekisterinpitäjänä. Sinun tulisi kohdistaa organisaatiosi suorittamia näiden tietojen, tai muiden sinun henkilötietojesi käsittelyä koskevat tiedustelusi organisaatioisi järjestelmänvalvojalle (mukaan lukien pyynnöt toteuttaa tietosuojaoikeuksiasi). Kun käytät M-Files-tuotteen toimintoja, muut käyttäjät verkostossasi voivat nähdä tietoja toiminnastasi. Jos haluat tietää lisää ominaisuuksista ja toiminnoista, tutustu kyseisen M-Files-tuotteen dokumentaatioon ja ohjesisältöön. M-Files ei ole vastuussa asiakkaidemme yksityisyys- tai turvallisuuskäytännöistä, jotka voivat erota tässä tietosuojailmoituksessa eritellyistä käytännöistä.

7. Palvelukohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä M-Files-lisäosissa ja erillisissä tuotteissa

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja käyttäen seuraavia palveluita:
M-Files for Google Workspace
M-Files for Google Workspace on lisäosa, joka myydään ja asennetaan erikseen asiakkaalle. Se integroi M-Files-palvelun ja Google Workspacen saumattomasti yhteen ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden tallentaa kopioita ja liitteitä Gmail sähköpostiviesteistä ja tiedostoja Google Drivesta M-Filesiin pitkäaikaissäilytystä varten. Lisäosa konfiguroidaan ja sitä käytetään M-Filesin asiakkaan toimesta. Ainostaan asiakkaan/käyttäjän määrittelemillä henkilöillä on pääsy sähköpostiviesteihin ja dokumentteihin, jotka käyttäjä tallentaa M-Filesiin.

Tämä integraatio vaatii kirjoitus- ja lukuoikeudet Gmailiin ja lukuoikeuden Google Driveen. Kun käyttäjä tallentaa sähköpostiviestin M-Files-palveluun, lisäosa käyttää kirjoitusoikeutta lisätäkseen sähköpostiviestiin leiman Gmailissa. Tämän lisäksi lisäosa käyttää ainoastaan lukuoikeutta tallentaakseen sähköpostiviestejä ja dokumentteja Gmailista ja Google Drivesta M-Files-palveluun.

Koskien kaikkea tietosisältöä Google Workspacessa ja M-Files-palvelussa, M-Filesin asiakas on rekisterinpitäjä, ja M-Files henkilötietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot löytyvät kunkin M-Filesin asiakkaan tietosuojakäytännöistä ja -selosteista. Mikäli M-Filesin asiakas päättää integroida Google G Suiten M-Files-palveluunsa, M-Filesin käsittelee rekisterinpitäjänä asiakkaan yhteyshenkilön (pääkäyttäjä) yhteystietoja (kuten sähköpostiosoite ja nimi), sekä tietoja koskien integraation käytöstä Asiakkaan käyttäjien toimesta (mukaan lukien pseudonymisoitu User ID) tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti.

M-Files Add-In for Microsoft Teams

M-Files Add-In for Microsoft Teams on erikseen myytävä ja asiakkaalle asennettava lisäosa. Se integroi M-Files-palvelun ja Microsoft Teamsin saumattomasti yhteen ja antaa käyttäjille mahdollisuuden työskennellä M-Filesissa sijaitsevan sisällön kanssa suoraa Microsoft Teamsissa kollegoiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Lisäosa konfiguroidaan ja sitä käytetään M-Filesin asiakkaan toimesta. Ainoastaan asiakkaan/käyttäjän määrittelemillä henkilöillä on pääsy käyttäjän M-Filesiin tallentamaan sisältöön.

Tämä integraatio vaatii lukuoikeuden Microsoft Graph API:hin. Kun käyttäjä kytkee yhteistyöasetukset päälle, lisäosa käyttää lukuoikeutta Microsoft Graph API:hin saadakseen Microsoft Teamsin kanavatason jäsentietoja mahdollistaakseen käyttäjän pääsyn ja pääsyoikeuksien hallinnan M-Filesissa sijaitsevaan jaettuun sisältöön. Tämän lisäksi, kun käyttäjä tallentaa asiakirjan Teams kanavalta M-Filesiin, lisäosa käyttää lukuoikeutta saadakseen tiedoston Microsoft Sharepointista.

Kaikkien Microsoft Teams- ja M-Files -palvelun sisältämien tietojen osalta M-Files' asiakas on rekisterinpitäjä ja M-Files on tietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ilmenevät kunkin M-Files' asiakkaan tietosuojakäytännöistä tai ilmoituksista. Jos M-Files' asiakas päättää integroida Microsoft Teams M-Files -palveluun, M-Files joutuu käsittelemään asiakkaan yhteyshenkilöiden (esim. pääkäyttäjän) yhteystietoja (kuten sähköpostiosoitetta ja nimeä) rekisterinpitäjänä. Näitä henkilötietoja käsitellään ainoastaan M-Files Add-In for Microsoft Teams -palvelun käyttöä varten.

M-Files Ment

Ment on erikseen asiakkaalle tarjottava ja myytävä erillinen SaaS-työkalu dokumenttien ja sopimusten luomisen automatisoimiseen "no-code" periaatteella. Pääsy Ment-tuotteeseen ja sen käyttö tapahtuu erillisen Ment verkkosovelluksen kautta. Tarjotakseen Ment-tuotteen, M-Filesin täytyy käsitellä tiettyjä henkilötietoja sekä henkilötietojen käsittelijän, että rekisterinpitäjän roolissa. M-Filesin suorittaman käsittelyn ehdot henkilötietojen käsittelijän roolissa on kuvattu soveltuvassa M-Filesin ja asiakasorganisaation välisessä sopimuksessa. M-Files käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisterinpitäjänä:

  • IP-osoitteesi, tietoja käyttöjärjestelmästäsi ja selaimestasi ja tietoja Ment verkkosivun (https://ment-automation.com/) käytöstä kerätään verkkosivujen ja palveluiden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, kun selaat Ment verkkosivustoa.
  • Nimesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi kerätään, jos pyydät demoa Ment-tuotteesta.
  • Nimesi, sähköpostiosoitteesi, työnantajayrityksesi nimi ja työalueesi kerätään, jos tilaat Ment-uutiskirjeen.
  • Keräämme organisaatiosi Ment käyttäjien nimet ja sähköpostisoitteet, tietoja käyttöjärjestelmästäsi ja selaimestasi, tietoja Ment-tuotteen käytöstä ja muita tietoja, joita sinä tai organisaatiosi toimittatte meille Ment-tuotteen käytön yhteydessä.
  • Nimesi, sähköpostiosoitteesi, työnantajaorganisaatiosi nimi ja viestisi sisältö kerätään, jos käytät "Contact Us"-lomaketta Ment-verkkosivuilla ottaaksesi meihin yhteyttä.

8. Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme tietoja pääsääntöisesti seuraavista lähteistä: sinä itse, väestörekisteri, viranomaiset, luottotietoyritykset, kanavakumppanimme, yhteystietopalveluiden tarjoajat ja muut vastaavat luotettavat lähteet.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvailtuja tarkoituksia varten henkilötietoja voidaan myös kerätä ja päivittää julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja perustuen viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta sovellettavien lakien ja säännösten puitteissa saatuihin tietoihin. Tällainen tietojen päivittäminen tapahtuu manuaalisesti tai automatisoiduin keinoin.

9. Kenelle luovutamme henkilötietoja ja siirrämmekö henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille osapuolille, paitsi voimme luovuttaa niitä tytäryhtiöillemme ja yhteistyökumppaneillemme, tai myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai palvelun suorittajalle ja heidän neuvonantajilleen fuusion, uudelleenjärjestelyn, liiketoiminnan olennaisen osan myynnin tai konkurssimenettelyn tai muun uudelleenjärjestelytoimenpiteen yhteydessä. M-Files voi myydä, siirtää tai muuten luovuttaa osan tai kaiken liiketoimintansa, mukaan lukien henkilötietosi, fuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai liiketoiminnan oleellisen osan myynnin tai konkurssin yhteydessä.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Jaamme henkilötietojasi, jos se on tarpeellista transaktion suorittamiseksi tai muuten pyytämäsi palvelun toimittamiseksi. Jaamme tietoja M-Files konsernin sisällä tytäryhtiöillemme ja yhteistyökumppaneillemme sekä luotetuille kolmansille osapuolille, jotta he voivat M-Filesin puolesta käsitellä henkilötietoja ja tarjota palveluita, mukaan lukien isännöintiä ja ylläpitoa, asiakassuhteiden hallintaa, asiakastukea, tietokantojen säilytystä ja hallintaa sekä M-Files-tuotteiden ja -palveluiden myyntiä ja markkinointia. Käyttö ja suorituskykytietoja koskien M-Files tuotteita voidaan jakaa organisaatiollesi (M-Filesin asiakasyritys) aggregoidussa muodossa.

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme, että henkilötietoja käsittelevä alihankkija on sitoutunut noudattamaan Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai on muun GDPR:n Artiklan 46 mukaisen asianmukaisen suojatoimen kattama.

10. Miten suojaamme henkilötietosi ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Vain niillä työntekijöillämme, jotka työnkuvansa puolesta ovat oikeutettuja käsittelemään henkilötietoja, on oikeudet käyttää henkilötietoja sisältäviä järjestelmiä. Jokaisella käyttäjällä on yksilöllinen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja kerätään tietokantoihin, joita suojaavat palomuurit, salasanat ja muut tekniset toimenpiteet. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy ainoastaan tietyillä ennalta määrätyillä henkilöillä.

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojailmoituksessa eriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, paitsi jos laki vaatii pidempää säilytysaikaa tai se on tarpeellista lainmukaisten oikeuksiemme turvaamiseksi. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan puitteissa tai anonymisoidaan.

Arvioimme tietojen säilytysten tarpeellisuutta säännöllisesti, ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi toteutamme ne kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, ettei puutteellisia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja säilötä rekisterissä, henkilötietojen käsittelyn perusteen huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot ilman viivästystä.

11. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tietää mitä tietoja sinusta on rekisterissä ja oikeus saada virheelliset, vanhentuneet, tarpeettomat ja lainvastaiset tiedot korjatuksi tai poistetuksi. Jos sinulla on pääsy tietoihisi, voit muokata tietoja itse. Siltä osin, kun käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on myös oikeus perua antamasi suostumus. Suostumuksesi peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Nimenomaiseen tilanteeseesi liittyvin perustein sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimenpiteitä silloin kun käsittelyn laillinen peruste on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun tulee määritellä se nimenomainen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme hylätä pyyntösi ainoastaan lainsäädäntöön perustuvin syin.

12. Privacy Notice for California residents

This Section 12 supplements the information contained in this Privacy Notice and applies solely to natural persons residing in the State of California, USA. This Section 12 was adopted to comply with the California Consumer Privacy Act of 2018 (hereinafter the "CCPA") with any terms defined in the CCPA having the same meaning when used in this Section 12.

The "personal information" that we collect is information that identifies, describes, relates to or could reasonably be linked with you.

The information we collect from you is listed in Section 4 of this Privacy Notice. The categories of personal information collected from you are listed below and describe the information collected by us from our customers in the past 12 months:

  • contact information of the data subject;
  • information of company and company’s contact persons;
  • possible prohibitions of direct marketing;
  • information of the participants of events and possible information regarding the event;
  • demographic data;
  • information regarding the customer relationship and the contract;
  • other possible information gathered with data subject’s consent;
  • device and Usage data.

Please refer to Section 4 for detailed explanations regarding these categories of information.

We collect personal information in order to be able to provide services to our customers and in order to continuously enhance and better our products and offerings. Personal information is collected for the following purposes:

  • the delivery and development of our products and services,
  • fulfilling our contractual and other promises and obligations,
  • maintaining our relationships with customers,
  • analyzing and profiling the behavior of a customer or other data subject,
  • protecting the security and safety of our products and our customers, detecting and preventing fraud, confirming the validity of software licenses
  • electronic direct marketing and
  • targeting advertising in our and others’ online services.

Description as to how we process this personal information can be found in Sections 4, 5 and 6. We do not sell your personal information to any third party or entity.

Under the CCPA you have certain rights in relation to your personal information and how it is processed by us.

You have the right to not receive discriminatory treatment in the exercise of your privacy rights under the CCPA.

You have the right to know what personal information related to you was collected and is maintained by us, how it is collected and how it is disclosed. You can request the disclosure of the information collected by us and of our processing of that information by submitting a request (request to know) at privacy@m-files.com. This request may be in free form. In order to comply with your request, the CCPA requires us to verify your identity. In order to do that, the following information shall be collected from you:

  • your contact details;
  • a copy of your identification document issued by the relevant authority…

The copy of your identification document shall be submitted through a secure document sharing service, through a link that will be communicated to you by M-Files upon the receipt of your request. Upon the verification of your identity, the copy of your identification document shall be destroyed without undue delay.

If your request is communicated through an e-mail address provided to you by your employer and if that e-mail address follows the convention Name@CompanyName.TopLevelDomain (for example jane.doe@company.com), and access to that email is facilitated through entering the associated security credentials (ie. username and password), your identity shall be considered verifiable and you will not be asked to provide a copy of your identification document.

You also have the right to request deletion of your personal information that we have collected. Requests to delete information can be communicated to us at privacy@m-files.com or through physical mail at the following address:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
YHDYSVALLAT

Similarly to our compliance with requests to know what information is processed by us, we must verify your identity. Your identity when submitting requests for deletion will be verified as described above. Additionally, requests to delete may be communicated to us in free form.

You have the right to submit requests to know and requests to delete through an authorized agent. In order to ascertain that the agent is entitled to represent you in the submission of requests, we shall request such agent to produce a power of attorney or other such written document detailing the scope of the agent's representation of you in such matters.

13. Lasten yksityisyys

Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, eikä tarkoituksenamme ole kerätä lasten henkilötietoja. Pyydämme, ettet käytä palveluita etkä anna tietoja itsestäsi, jos olet alle lainkäyttöalueellasi määritetyn iän, jota nuoremmat tarvitsevat henkilötietojen käsittelylle vanhempien suostumuksen tai valtuutuksen.

14. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki yhteydenotot ja pyynnöt tätä tietosuojailmoitusta koskien tulee toimittaa kirjallisessa muodossa osiossa kaksi (2) "Yhteydenotto rekisteriä koskevissa asioissa" mainittuun osoitteeseen.