M-Files Työnhakijoiden tietosuojailmoitus

Viimeksi päivitetty: 26.3.2024

JOHDANTO
M-Files on sitoutunut suojelemaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, mitä henkilötietoja M-Files kerää sinusta ja miten käsittelemme näitä tietoja.

M-Files tarjoaa seuraavan sukupolven älykkään tiedonhallinta-alustan, joka parantaa liiketoiminnan suorituskykyä auttamalla ihmisiä löytämään ja käyttämään tietoa tehokkaammin. M-Files yhdistää järjestelmät, tiedot ja sisällön koko organisaatiossa häiritsemättä olemassa olevia järjestelmiä ja prosesseja tai edellyttämättä tietojen siirtämistä.

Käsittelemiämme henkilötietoja valvoo:

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Suomi
[email protected]
ja konserniyhtiömme (jäljempänä "me")

Tietosuojavastaava: [email protected]

 

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vastaanottaa ja käsitellä työhakemuksia sekä hallinnoida rekrytointiprosesseja. Käsittelemme rekrytointiprosessiin liittyviä tietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet tehtäviämme, jotta voimme ottaa yhteyttä hakijoihin ja tehdä päätöksiä tehtävien täyttämisestä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on:

  • oikeutettu etumme, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja joka muodostuu välillämme olevasta yhteydestä, tai
  • suostumuksesi, jota voidaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
    • henkilötietojen kerääminen referensseistä
    • henkilötietojen käsittely kelpoisuusarvioinneissa
    • henkilötietojen käsittely lääketieteellisiä testejä suoritettaessa

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia työnhakijoiden henkilötietoja:

  • perustiedot kuten etunimi, syntymäaika, kieli, käyttäjätunnus ja/tai muu tunniste, salasana;
  • yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoite;
  • kyseistä virkaa koskevat tiedot kuten tiedot työpaikan luonteesta ja tyypistä sekä tiedot hakuprosessia varten nimetyistä yhteyshenkilöistä, palkkatoiveet, tiedot työn alkamisesta. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
  • tärkeät soveltuvuutta koskevat tiedot, jotka olet antanut meille rekrytointiprosessin yhteydessä, sekä muut tiedot itsestäsi, taustastasi jne. kuten valokuva, opiskelu- ja koulutustiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamispäivä ja kesto sekä työtehtävien luonne), kielitaito, muut erityistaidot ja pätevyys, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset portfolioihin, profiileihin ja muihin Internet-lähteisiin ja referensseihin sekä suostumuksesi perusteella suoritetut persoonallisuuden- ja soveltuvuudenarvioinnit ja niitä koskevat tiedot;
  • tiedot rekrytointiprosessin etenemisestä kuten tiedot seuraavista haastatteluista tai rekrytointiprosessin keskeyttämisestä;
  • muut mahdolliset tiedot, jotka olet antanut meille vapaaehtoisesti. rekrytointiprosessin yhteydessä tai nimenomaan ammatillisia tarkoituksia varten julkaistut tiedot, kuten LinkedIn-profiili, tai tiedot, jotka olemme keränneet erikseen suostumuksesi perusteella.

Tietojesi antaminen on edellytys sille, että voimme edetä hakuprosessissa.

Mistä saamme henkilötietoja?

Tietolähde olet ensisijaisesti sinä työnhakijana. Muita tietolähteitä käytetään sovellettavien säännösten rajoissa. Voimme tarvittaessa käyttää rekrytointikonsultteja.

Lähettämällä työhakemuksen annat suostumuksesi siihen, että voimme kerätä tietoja julkaistusta profiilistasi ammatillisiin tarkoituksiin siinä määrin kuin tietojen kerääminen on välttämätöntä ja liittyy työn suorittamiseen ottaen huomioon avoimen työpaikan.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käsittelemme tietoja itse ja käytämme alihankkijoita, jotka työskentelevät puolestamme henkilötietojen käsittelyssä (IT-hallinto, rekrytointipalvelut).

Pääsääntöisesti emme luovuta työnhakijoiden tietoja ulkopuolisille osapuolille, paitsi jos olemme pyytäneet ja saaneet suostumuksesi esimerkiksi soveltuvuusarviointien luovuttamiseen.

Saatamme luovuttaa antamiasi henkilötietoja tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai palvelujen myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai ylläpitäjälle ja heidän neuvonantajilleen yritysfuusion, konsolidoinnin, uudelleenjärjestelyn, olennaisilta osin kaikkien osakkeidemme ja/tai omaisuutemme myynnin, konkurssimenettelyn tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä. Voimme myydä, siirtää tai muutoin jakaa osan tai koko omaisuudestaan, mukaan lukien henkilötietosi, fuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai omaisuuden myynnin yhteydessä tai konkurssin yhteydessä.

Käytämme alihankkijoita käsittelemään henkilötietoja puolestamme ja puolestamme. Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyn osittain alihankkijoille seuraavia palveluja varten:

  • Taloushallinto (mukaan lukien palkanlaskenta ja kirjanpitopalvelut)
  • Henkilöstöresurssit
  • IT-hallinto

Olemme varmistaneet tietojesi suojan tekemällä tarvittavat sopimukset alihankkijoiden kanssa.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että alihankkija on sitoutunut käyttämään EU:n komission vakiosopimuslausekkeita tai muita EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia riittäviä suojatoimia.

Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, on oikeus käyttää henkilötietoja sisältäviä järjestelmiä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Palvelimen ja käyttäjän asiakkaan välinen viestintä on suojattu. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot ovat lukituissa tiloissa, jotka on suojattu kulunvalvonnalla ja joihin on pääsy vain tietyillä ennalta nimetyillä henkilöillä.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen vuoksi. Periaatteessa tietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan työnhakua varten. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluttua, Jos sinusta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana antamasi tiedot ja rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot osana henkilöstöprofiiliasi työntekijöillemme tarkoitetun tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarvetta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei henkilötietoja tallenneta käsittelyn tarkoituksen kannalta yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskeviin tallennettuihin henkilötietoihin ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustasi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltäneen käsittelyn laillisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimia erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä, kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun on yksilöitävä se erityistilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustamispyynnöstä vain laillisin perustein.

Tietosuojaseloste Kalifornian asukkaille

Tämä vastuuvapauslauseke täydentää muualla tässä tietosuojailmoituksessa olevia tietoja, ja sitä sovelletaan ainoastaan luonnollisiin henkilöihin, jotka asuvat Kalifornian osavaltiossa, Yhdysvalloissa. Kaikilla tässä osiossa käytetyillä termeillä on sama merkitys, joka on määritelty vuoden 2018 Kalifornian kuluttajan yksityisyydensuojaa koskevassa laissa (California Consumer Privacy Act of 2018).

Keräämämme "henkilötiedot" ovat sellaisia tietoja, jotka tunnistavat sinut, kuvaavat sinua tai jotka voidaan yhdistää sinuun. Keräämämme sinua koskevat henkilötiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen kohdasta "Mitä henkilötietoja käsittelemme?". Keräämme nämä henkilötiedot ensisijaisesti sinulta työnhakijana, mutta myös muita lähteitä voidaan käyttää, jos sovellettavat lait sen sallivat.

Henkilötietojasi käsittelevät M-Files -yritysryhmä ja puolestamme työskentelevät alihankkijat, esimerkiksi rekrytointikonsultit tai palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelut, työhakemusten arviointia ja hakijoiden haastatteluja varten. Olemme tehneet tarvittavat sopimukset alihankkijoidemme kanssa varmistaaksemme henkilötietojesi suojan. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille ilman suostumustasi.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa tytär- ja osakkuusyhtiöillemme, palvelujen myöhemmille omistajille, osaomistajille tai operaattoreille ja heidän neuvonantajilleen sulautumisen, yhdistymisen, uudelleenjärjestelyn, olennaisilta osin koko osakekannan ja/tai omaisuuden myynnin tai konkurssimenettelyn tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä. Henkilötietosi voidaan myydä, siirtää tai muuten jakaa fuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai omaisuuden myynnin yhteydessä tai konkurssin yhteydessä.

CCPA:n mukaan sinulla on tiettyjä oikeuksia, jotka liittyvät henkilötietoihisi ja siihen, miten me käsittelemme niitä.

Sinulla on oikeus olla saamatta syrjivää kohtelua käyttäessäsi CCPA:n mukaisia yksityisyydensuojaa koskevia oikeuksiasi.

Sinulla on oikeus tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja olemme keränneet ja mitä tietoja säilytämme, miten ne on kerätty ja miten niitä luovutetaan. Voit pyytää luovuttamaan keräämiämme tietoja ja niiden käsittelyä esittämällä pyynnön (tietopyyntö) osoitteessa [email protected]. Voit tehdä tällaisen pyynnön vapaamuotoisesti ilmoittamalla, että pyydät saada tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsittelemme. CCPA edellyttää, että tarkistamme henkilöllisyytesi, jotta voimme vastata pyyntöösi. Tätä varten sinulta on kerättävä seuraavat tiedot:

  • yhteystietosi;
  • kopio asianomaisen viranomaisen myöntämästä henkilöllisyystodistuksesta....

Kopio henkilöllisyystodistuksestasi toimitetaan suojatun asiakirjojen jakopalvelun kautta linkin kautta, jonka saat osoitteesta M-Files , kun pyyntösi on vastaanotettu. Kun henkilöllisyytesi on varmistettu, henkilöllisyystodistuksesi jäljennös tuhotaan viipymättä.

Sinulla on myös oikeus pyytää keräämiemme henkilötietojesi poistamista. Tietojen poistamista koskevat pyynnöt voi lähettää meille osoitteeseen [email protected] tai fyysisesti postitse seuraavaan osoitteeseen:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
YHDYSVALLAT

Samoin kuin meidän on tarkistettava henkilöllisyytesi, kun pyydämme saada tietää, mitä tietoja käsittelemme. Henkilöllisyytesi tarkistetaan poistopyyntöjä lähetettäessä edellä kuvatulla tavalla. Lisäksi poistopyynnöt voidaan ilmoittaa meille vapaamuotoisesti, samoin kuin tietopyynnöt.

Sinulla on oikeus esittää tietopyyntöjä ja poistopyyntöjä valtuutetun edustajan välityksellä. Varmistaaksemme, että asiamiehellä on oikeus edustaa sinua pyyntöjen esittämisessä, pyydämme kyseistä asiamiestä esittämään valtakirjan tai muun vastaavan kirjallisen asiakirjan, josta käy ilmi, missä laajuudessa asiamies edustaa sinua näissä asioissa.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai huolenaiheita tästä tietosuojailmoituksesta, yksityisyydestäsi, joka liittyy henkilötietojen käyttöön, tai hallussamme olevien henkilötietojen suojaamisesta, ota yhteyttä:

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Suomi
+358 44 978 2295
[email protected]

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset huolenaiheesi nopeasti.

Lisätietoja M-Files Corporationin tietosuojakäytännöstä saat täältä.