Whistleblowing Channel Tietosuojailmoitus
Viimeksi päivitetty: 26.3.2024
Yksityisyytesi on meille tärkeää. Tässä tietosuojailmoituksessa selitetään, mitä henkilötietoja M-Files käsittelee, miten M-Files käsittelee niitä ja mihin tarkoituksiin M-Files -konsernin Whistleblowing-kanavan yhteydessä, joka on pantu täytäntöön unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 ("Whistleblowing-direktiivi") ja sen kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön mukaisesti.
Viittaukset ilmiantokanavaan ja ilmiantoprosesseihin käsittävät M-Files Groupin käyttöön ottaman ilmiantokanavan ja kaikki siihen tehdyt ilmoitukset sekä niistä johtuvat prosessit ja tutkimukset.
1. Ohjain(t)
M-Files Oy (päävastuullinen osapuoli)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finland33100 Tampere, Finland
ja konserniyrityksemme
(jäljempänä 'me' tai 'M-Files').
Whistleblowing Channel -infrastruktuurin tarjoaa M-Files Oy koko M-Files -konsernin käyttöön. Jos ilmiantoprosessi koskee muun M-Files yksikön kuin M-Files Oy:n työntekijöitä tai muita rekisteröityjä, henkilötietojen käsittelyä ilmiantoprosessin yhteydessä valvovat yhdessä M-Files Oy ja toinen M-Files yksikkö tai yksiköt. Konserniyhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista on sovittu ja ne on dokumentoitu M-Files Intra-Group Master Data Transfer Agreement -sopimuksessa.
2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava:
M-Files Oy
Hermia 12
Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Suomi
3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on perustaa ja ylläpitää M-Files' Whistleblowing Channel -kanavaa ja vastaanottaa, tutkia ja ratkaista kaikki väärinkäytökset tai muut väärinkäytösten ilmoittamiskanavan kautta ilmoitetut asiat M-Files' sisäisten toimintatapojen sekä väärinkäytösten ilmoittamista koskevan direktiivin ja kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvollisuutemme täyttäminen eli ilmiantajadirektiivin mukaisessa kansallisessa täytäntöönpanolainsäädännössä asetettujen velvoitteiden ja vaatimusten noudattaminen.
4. Mitä tietoja käsittelemme?
Ilmoituskanavan käyttäminen ilmoituksen tekemiseen ei edellytä henkilötietojen toimittamista. Kun käytät ilmiantajakanavaa, sinulle annetaan yksilöllinen tapaustunnus ja salasana, joita ei voida käyttää henkilöllisyytesi selvittämiseen. Ilmoituskanava on suunniteltu siten, että sitä voi käyttää täysin anonyymisti.
Jos ilmiantajakanavassa ilmoituksen tekevä henkilö kuitenkin sisällyttää ilmoitukseensa itseään tai toista henkilöä koskevia henkilötietoja, esim. henkilöä, jota epäillään väärinkäytöksestä, näitä henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Jos ilmiselvästi tarpeettomia tai virheellisiä henkilötietoja on tunnistettu ilmiantoraportissa tai tapaustiedostossa, henkilöt, joilla on oikeus käyttää kyseistä raporttia tai tapaustiedostoa, poistavat tällaiset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä M-Files' sovellettavien sisäisten käytäntöjen mukaisesti. Näin ollen ilmiantokanavan yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin voivat rajoituksetta kuulua esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys
- Väitetyn rikoksentekijän henkilöllisyys
- Väitettyyn väärinkäytökseen liittyvän henkilön henkilöllisyys
- Väitettyyn väärinkäytökseen liittyvät tiedot
- Kaikki muut ilmiantokanavassa toimitetut henkilötiedot.
5. Mistä saamme tietoja?
Ilmoituskanavan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot saadaan oletusarvoisesti ilmoituskanavaa käyttävän henkilön tekemästä ilmoituksesta. Ilmoituskanavaa voi käyttää nimettömänä, mutta ilmoituksessa voi halutessaan antaa itsensä yksilöiviä tietoja. Lisäksi sinua koskevia henkilötietoja voidaan käsitellä, jos toinen henkilö on tunnistanut sinut tai muutoin ilmoittanut sinua koskevia tietoja tekemässään ilmiantoraportissa.
Tarvittaessa voidaan käyttää muista lähteistä saatuja tietoja väärinkäytöksistä tehtyjen ilmoitusten paikkansapitävyyden tarkistamiseksi, ja jos tällainen ilmoitus johtaa tutkimukseen, tutkimukseen liittyen voidaan kerätä ja käsitellä muita henkilötietoja. Tällaisia henkilötietoja voidaan kerätä julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavien lakien ja asetusten rajoissa.
6. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme luovuta ilmiantokanavan yhteydessä käsiteltyjä henkilötietojasi ulkopuolisille osapuolille, paitsi että käynnissä olevat ilmiantoprosessit ja niihin liittyvät henkilötiedot voidaan luovuttaa tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai Palveluiden myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai ylläpitäjälle ja heidän neuvonantajilleen yritysfuusion, konsolidoinnin, uudelleenjärjestelyn, olennaisilta osin kaikkien osakkeidemme ja/tai omaisuutemme myynnin, konkurssimenettelyn tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.
Käytämme alihankkijoita ilmiantokanavan tarjoamiseen. Alihankkijoita käytetään tarjoamaan ilmiantajakanavaa ja muita palveluja, joita tarvitaan ilmiantajadirektiivin ja sen kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi. Kaikkia alihankkijoita sitovat asianmukaiset tietojenkäsittely- ja salassapitosopimukset, ja ne käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös M-Files -konsernin yksiköiden välillä riippuen siitä, ketkä työntekijät eri oikeushenkilöistä tekevät ilmoituksen, mainitaan ilmoituksessa tai vastaavat ilmoituksen vastaanottamisesta ja käsittelystä sekä siihen liittyvistä menettelyistä M-Files' sisäisten käytäntöjen mukaisesti.
Jos ilmiantoraportissa mainitaan M-Files työntekijä tai EU:n/ETA:n ulkopuolinen yksikkö tai jos EU:n/ETA:n ulkopuolinen työntekijä on nimetty vastaamaan raportin ja siihen liittyvien menettelyjen käsittelystä, raporttiin sisältyviä henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että kaikki siirrot kuuluvat EU:n komission vakiosopimuslausekkeiden piiriin tai että niitä suojataan muulla asianmukaisella tavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklassa kuvatulla tavalla.
7. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?
Ainoastaan niillä työntekijöillämme, jotka työnsä luonteen vuoksi ovat vastuussa ilmiantotapausten valvonnasta, on oikeus käyttää järjestelmää ja päästä käsiksi tapaustiedostoihin, jotka sisältävät ilmiantoprosessiin liittyviä henkilötietoja, ja vain siinä määrin kuin kyseisen ilmiantotapauksen on todettu kuuluvan heidän erityisvastuulleen M-Files' sisäisten toimintaperiaatteiden mukaisesti. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana henkilötietojen käsittelyyn käytettäviin järjestelmiin. Tiedot tallennetaan järjestelmiin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Lukuun ottamatta tilanteita, joissa ilmiantajaraportti johtaisi jatkotoimenpiteisiin (esim. rikostutkinta), kaikkia henkilötietoja käsitellään yksinomaan näissä järjestelmissä, eikä niitä tallenneta tai siirretä muualle, lukuun ottamatta vastuullisia työntekijöitä, jotka pääsevät käsiksi järjestelmissä oleviin tietoihin hoitaakseen nimettyjä tehtäviään.
Keräämiämme henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi, ellei laki edellytä pidempää säilytysaikaa tai ellei lakisääteisten oikeuksiemme suojaamiseksi vaadita pidempää säilytysaikaa. Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun kyseinen ilmiantoprosessi on lopullisesti ratkaistu, ellei ilmiantoprosessin seurauksena ole tarpeen toteuttaa muita toimenpiteitä, kuten rikostutkintaa, jotka edellyttävät tietojen jatkokäsittelyä.
Arvioimme tietojen säilytystarpeen säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimista, joilla varmistetaan, ettei yhteensopimattomia, vanhentuneita tai epätarkkoja henkilötietoja tallenneta käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.
8. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia epätarkkojen, vanhentuneiden, tarpeettomien ja lainvastaisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus vaatia sinua koskevien tietojen oikaisemista, jos ne ovat epätarkkoja, vanhentuneita, tarpeettomia tai laittomia. Jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai muut seikat, sinulla on myös oikeus pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan, kunnes on tehty päätös tietojen oikaisemisesta (eli kunnes on varmistettu, ovatko tiedot virheellisiä, vanhentuneita, tarpeettomia tai laittomia kyseisen ilmiantoprosessin osalta).
Sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi poistamista erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.
Ilmoitusmenettelyjen eheyden varmistaminen, toisin sanoen ilmiantajadirektiivin ja kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön noudattaminen, voi edellyttää, että rajoitetaan sitä, missä määrin sinä rekisteröity voit käyttää oikeuksiasi ilmiantajakanavassa käsiteltyjen henkilötietojesi osalta. Jos syntyy tilanteita, joissa on tarpeen rajoittaa oikeuksiasi, M-Files tietosuojavastaavaa kuullaan, jotta hän voi tehdä tapauskohtaisen arvioinnin, jossa otetaan huomioon sekä oikeutesi että M-Files' oikeudelliset velvoitteet, ennen kuin tehdään lopullinen päätös siitä, täytetäänkö pyyntösi vai ei.
Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
9. Lasten yksityisyys
Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, emmekä aio kerätä henkilötietoja lapsilta ilmiantokanavan yhteydessä. Pyydämme sinua olemaan käyttämättä palveluita ja olemaan antamatta meille mitään tietoja itsestäsi, jos olet alle täysi-ikäinen, joka on määritelty omalla lainkäyttöalueellasi, ja tarvitset vanhempien suostumuksen tai luvan henkilötietojen käsittelyyn.
10. Keneen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt on toimitettava kirjallisesti kohdassa kaksi (2) "Yhteystiedot tietosuoja-asioissa" mainittuun osoitteeseen.