Les couloirs de votre espace de travail sont-ils encombrés de chemises manille, de piles de documents et de rangées interminables de classeurs contenant on ne sait quoi ? Les montagnes de papier ne sont pas seulement le signe que votre bureau a un problème d'accumulation - elles indiquent qu'il est temps d'adopter des solutions sans papier. Avec 2019 qui bat son plein, la nouvelle année est l'occasion idéale de rationaliser la façon dont votre entreprise accumule les documents et de faire enfin le grand saut pour devenir un bureau sans papier.

5 statistiques révélant le chaos de la gestion de l'information

Bien que cela puisse sembler simple à première vue, il ne suffit pas d'appuyer sur un bouton pour que l'ensemble de votre bureau passe au zéro papier. Une gestion des documents véritablement sans papier exige un engagement de la part des dirigeants, des investissements dans les nouvelles technologies et un engagement à suivre les nouvelles pratiques. Mais une fois que vous aurez franchi le pas, vous ne ferez pas qu'aider l'environnement : votre bureau sera en mesure de travailler plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement que jamais.

Systèmes hérités et défis d'intégration

Vous êtes prêt à supprimer le papier de votre entreprise ? Utilisez ces conseils utiles pour devenir un bureau sans papier :

Éliminer progressivement l'utilisation du papier

Cela peut sembler évident, mais si vous voulez que votre bureau devienne sans papier, il doit cesser d'utiliser du papier. Commencez par identifier les principaux responsables de l'utilisation du papier et définissez une stratégie pour réduire ces habitudes. S'il s'agit d'impressions et de photocopies, par exemple, envisagez de restreindre l'accès à l'impression ou de supprimer certains appareils dans votre bureau. Si vous craignez que les vieilles habitudes aient la vie dure et que vos employés aient du mal à abandonner le papier d'un coup, ce n'est pas grave. Introduisez progressivement vos remplaçants numériques pour que vos employés s'habituent à leur nouvelle façon de travailler. Commencez par les transitions les plus pratiques et les plus faciles à mettre en œuvre, comme la signature électronique des documents. Comme dans un jacuzzi, il est parfois plus confortable d'avancer lentement que de plonger tête la première.

Pensez aux économies de coûts

Remplacer le papier par des équivalents numériques n'est pas seulement pratique : c'est aussi rentable. Si l'on tient compte des coûts de l'encre, du stockage et du matériel d'impression, le prix collectif d'une pile de documents devient astronomique. En fait, dans une série en ligne que nous avons réalisée il y a quelques années, nous avons estimé que le coût total du classement papier dans un bureau de dix personnes s'élevait à environ 57 000 dollars (et il s'agit d'un chiffre très prudent).

En moyenne, l'entreposage de documents dans des classeurs peut coûter plus de 1 400 $ par année et, selon une étude de l'Association for Intelligent Information Management, le coût moyen d'un formulaire papier est de 4,56 $, ce qui est stupéfiant. Une simple pile de dossiers facilement numérisables, comme les dossiers des employés, pourrait coûter une petite fortune à votre organisation.

C'est sans compter le coût humain du travail gaspillé. Lorsque les documents ne sont pas disponibles dans une base de données facilement consultable et qu'ils se trouvent au contraire dans un tiroir, vos employés doivent prendre du temps sur leur journée pour retrouver la seule copie d'un dossier. Une étude a montré que les entreprises peuvent perdre jusqu'à 48 000 dollars par semaine, soit près de 2,5 millions de dollars, en raison de leur incapacité à localiser et à récupérer des informations. Lorsque le papier vous coûte des millions de dollars, il est temps d'en finir avec cette habitude.

Les silos de contenu entravent l'expérience client

Pour devenir un véritable bureau sans papier, il faut éliminer le papier de tous les coins et recoins cachés. Faites le tour de vos processus d'entreprise pour trouver les tâches et les outils qui pourraient encore être liés au papier. Si les employés enregistrent encore leurs feuilles de temps à la main, adoptez un logiciel de suivi du temps. Pour les services de comptabilité qui collectent des reçus, numérisez les copies numériques et jetez les copies physiques.

Il existe des solutions vraiment intéressantes et abordables pour vous aider à rendre votre bureau sans papier. Même quelque chose d'aussi simple qu'une affiche placée dans une salle de conférence peut être remplacée par une solution écologique comme Joan, une solution de papier électronique qui reste automatiquement à jour avec l'horaire de la salle de conférence. De puissantes applications de messagerie de bureau peuvent également contribuer à rationaliser la façon dont votre bureau communique, en augmentant la productivité et en supprimant un autre élément imprimable de votre liste. Transférez la communication de votre équipe sur le lieu de travail vers des applications telles que Slack, ce qui permet d'éliminer complètement les courriels et de favoriser une communication plus rapide.

Les documents non gérés ralentissent la productivité

Se débarrasser du papier ne signifie pas se débarrasser des documents. Mais grâce à des solutions numériques puissantes qui aident les organisations à assurer le suivi des dossiers, à collaborer entre les équipes et à partager les fichiers, votre organisation commencera probablement à se demander comment elle a pu s'en tenir si longtemps au papier.

Gestion intelligente de l'information : La solution

M-Files M-Files est une solution complète de gestion intelligente de l'information, car elle fait passer les documents numériques à un niveau supérieur grâce à une solution intelligemment organisée et sans dossier, soutenue par une automatisation robuste. Avec des capacités de recherche rapides comme l'éclair, un partage de documents sophistiqué et des applications numériques natives fonctionnant sur iOS et Android, gère vos tâches documentaires critiques en éliminant totalement le besoin de papier. Qu'il s'agisse de capturer une signature électronique, de numériser un document ou de voir si quelqu'un d'autre essaie de modifier le même document que vous, permettra à votre bureau d'être mieux organisé que jamais. M-Files M-Files

Intégration avec les systèmes de gestion de base

Toute solution de gestion intelligente de l'information doit pouvoir s'intégrer facilement dans les applications de base de l'entreprise, par le biais de services de contenu pouvant être adaptés aux besoins d'un processus particulier.

Organisation automatique des métadonnées et du contenu

Près de 50 % des cadres du secteur des services financiers décrivent leur gestion des documents Office Microsoft (tels que Word, Excel et PowerPoint) comme "chaotique" ou "quelque peu non gérée".

Pourquoi c'est important : Les anciens systèmes de gestion de contenu s'efforçaient de convaincre les travailleurs du savoir de déposer leur travail dans le "bon" référentiel et de s'assurer qu'ils attribuaient les métadonnées appropriées en cours de route. La réalité du travail dans le secteur de la banque et de l'assurance au cours de la dernière décennie - une histoire de consolidation et de nécessité de faire plus avec moins de personnel - a rendu cette attente totalement déraisonnable. En conséquence, une grande partie des documents professionnels quotidiens n'ont pas été gérés.

Donner aux travailleurs du savoir les moyens de la transformation numérique

Dans cet environnement, il semble souvent impossible de retrouver le bon document au moment où on en a besoin. Où ce fichier a-t-il été enregistré ? Qui l'a modifié en dernier ? Une approche plus moderne de la gestion des documents d'entreprise consiste à organiser le contenu en fonction de ce qu'il est plutôt que de l'endroit où il est stocké. Et pour le faire dans des termes qui ont un sens pour les travailleurs du savoir dans le cours normal de leur travail, on attribue automatiquement les métadonnées nécessaires pour créer un cadre pour les futures applications d'IA et d'apprentissage automatique.

La transformation numérique dans les services financiers commence par simplifier la vie des travailleurs du savoir qui sont de plus en plus submergés par la marée montante du chaos informationnel... et cela passe par une gestion intelligente de l'information.

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