Un système d'archivage numérique, comme son nom l'indique, est un moyen d'utiliser la technologie pour convertir certains des systèmes d'archivage les plus traditionnels que vous utilisez - des classeurs ordinaires aux piles de chemises qui encombrent votre bureau - en un format numérique. Non seulement cela facilite la recherche des informations dont vous avez besoin au moment où vous en avez le plus besoin, mais cela rend également le processus de stockage de ces documents à long terme plus facile.

Systèmes d'archivage numérique : Un tremplin

Un système de gestion de contenu d'entreprise (également appelé ECM), en revanche, pousse ce concept un peu plus loin. Oui, il fait absolument tout ce qu'un système d'archivage numérique peut faire, mais il apporte également un large éventail de fonctionnalités supplémentaires que vous devez absolument connaître pour aller de l'avant.

Gestion de contenu d'entreprise (ECM) : une mise à niveau puissante

En somme, une solution de gestion de contenu d'entreprise apporte des couches supplémentaires de sécurité, des outils administratifs et même collaboratifs qui sont parfaitement conçus pour un environnement de bureau. En plus de vous aider, vous et vos employés, à mieux vous organiser, il s'agit également d'un système évolutif et efficace qui se développe et évolue en même temps que votre organisation.

Différences essentielles entre l'archivage numérique et la gestion électronique des documents (ECM)

Un système d'archivage numérique vous permet de numériser et de capturer des documents papier ou même numériques, créant ainsi un référentiel central pour stocker et partager ces informations. De nombreuses entreprises de tous types l'utilisent pour réduire l'encombrement, tout en préservant correctement leurs informations et leurs dossiers afin de les rendre plus faciles à retrouver à l'avenir.

Métadonnées et capacités de recherche avancée

Un système de gestion de contenu d'entreprise va encore plus loin en vous permettant de fournir des informations détaillées sur chaque document ou enregistrement, autrement dit des métadonnées. Ces métadonnées facilitent grandement la recherche du contenu, ce qui permet de le trouver plus facilement et d'en tirer encore plus de valeur. Un système de gestion de contenu d'entreprise de qualité comprendra également des fonctionnalités supplémentaires telles que la reconnaissance optique de caractères (ou OCR ), qui permet d'extraire automatiquement des informations d'un document et de générer instantanément ses métadonnées.

Fonctionnalités de collaboration et contrôle de version

Pour vous faire une idée de l'utilité de cette démarche, pensez au type de travail effectué en ce moment même par votre service des comptes fournisseurs. Il est régulièrement chargé de traiter les factures et de les comparer aux bons de commande que vous envoyez à vos fournisseurs. Si vous disposiez d'une solution de gestion de contenu d'entreprise avec OCR, vous pourriez largement automatiser l'ensemble de ce processus, ce qui libérerait un maximum de temps pour que les employés de votre service comptabilité fournisseurs puissent se consacrer à des tâches plus importantes.

Sécurité renforcée et contrôles d'accès

Comme indiqué, l'un des principaux avantages d'un système de gestion de contenu d'entreprise est qu'il vous permet de rechercher et de stocker plus facilement des documents, en particulier par rapport aux documents papier que vous avez l'habitude de manipuler. À la base, un système d'archivage numérique peut vous aider en vous donnant la possibilité de rechercher des documents sur la base du nom du fichier que vous recherchez, de son contenu et des métadonnées associées.

Choisir le bon système pour les besoins de votre entreprise

Toutefois, avec un système de gestion de contenu d'entreprise, vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que la co-écriture et le contrôle de version pour favoriser la collaboration au sein de l'entreprise. Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, il est très courant que plusieurs personnes travaillent ensemble sur les mêmes documents. Grâce au contrôle des versions, vous disposez d'un historique précis du document, ce qui vous permet de savoir quand certaines modifications ont été apportées, qui les a exécutées et, surtout, pourquoi. Il s'agit là d'un avantage majeur pour toute entreprise opérant dans un secteur fortement réglementé, au premier rang duquel figure la finance. Le bon système de gestion de contenu d'entreprise peut vous aider à rester à jour en termes de conformité, tout en veillant à ce que vos collaborateurs disposent des informations les plus complètes et les plus exploitables pour travailler.

Mais pour la plupart des entreprises, le principal avantage d'une solution de gestion de contenu d'entreprise réside dans la facilité d'accès à l'information depuis pratiquement n'importe quel endroit. Certes, un système d'archivage numérique proposera probablement des applications de bureau, web et même mobiles. Mais seule une solution de gestion de contenu d'entreprise vous offre également des outils pour restreindre l'accès aux documents, en veillant à ce que les seules personnes qui puissent y accéder soient celles qui ont expressément besoin de ces informations pour faire leur travail.

En fin de compte, un système d'archivage numérique et une plateforme de gestion de contenu d'entreprise constituent tous deux une situation bien meilleure que celle où l'on a encore affaire à des documents papier. Mais pour la plupart des entreprises, seule une plate-forme de gestion de contenu d'entreprise offrira la facilité d'utilisation et d'accès, la collaboration, la conformité et les autres fonctionnalités nécessaires pour travailler plus intelligemment, et non plus difficilement, chaque jour.

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