Trois façons d'utiliser M-Files'Aino pour la comptabilité

Les cabinets comptables sont confrontés à de nouveaux défis en matière de sécurité des données de la part de plateformes telles que ChatGPT, Google Gemini et Microsoft Copilot . Certains travailleurs intellectuels partagent les données de leurs clients avec des plateformes publiques de GenAI en dépit des instructions du cabinet. Ils utilisent ces plateformes pour un large éventail de tâches telles que la recherche comptable, l'examen des documents de travail, les communications avec les clients, etc.

Les entreprises doivent déterminer comment intégrer l'IA dans leur pile technologique en toute sécurité. La meilleure façon d'avancer est de fournir à leur personnel des ressources approuvées par l'entreprise.

Dans ce blog, nous allons voir comment les comptables peuvent utiliser Aino dans leur travail quotidien, avec des exemples tirés directement du système.

Gagner du temps avec la comptabilité alimentée par l'IA

Ayant déjà travaillé dans l'expertise comptable, j'ai l'habitude de jongler avec des centaines de documents pour plusieurs clients et avec des échéances, le tout en l'espace de quelques mois. Il m'arrivait régulièrement d'examiner ces documents pour me familiariser avec l'approche unique du client et comprendre si c'était bien ce que j'avais demandé. Nous étions toujours à la recherche d'une meilleure solution !

Alimenté par la technologie d'intelligence artificielle (IA) générative M-Files , Aino fait passer le travail de connaissance à un niveau supérieur en plaçant la base d'informations de votre entreprise au bout de vos doigts. M-Files AinoAino organise l'information, comprend le contexte des documents et permet aux utilisateurs d'interagir facilement avec leur contenu. fait gagner du temps aux utilisateurs en automatisant les tâches administratives nécessaires telles que le résumé du contenu, la recherche comptable, la saisie de données et bien plus encore !

Le modèle de langage naturel d'Aino permet aux utilisateurs d'interagir facilement avec leur contenu et la plateforme.

L'avantage du traitement du langage naturel (NLP)

Les techniques de la PNL permettent aux ordinateurs de comprendre le langage humain. Elles comblent le fossé entre ce que les humains parlent et écrivent et ce que les ordinateurs peuvent traiter. Selon Gartner, "la PNL fournit des formes intuitives de communication entre les humains et les systèmes. La PNL comprend des techniques linguistiques computationnelles (symboliques et subsymboliques) visant à reconnaître, analyser, interpréter, étiqueter automatiquement, traduire et générer (ou résumer) des langues naturelles"*.

M-Files Aino est un exemple de la façon dont les utilisateurs humains peuvent interagir avec la technologie NLP. Aino a la capacité de traduire et de générer du texte basé sur des partenaires au personnel. En outre, Aino peut étiqueter des documents avec des métadonnées générées par Aino.

Aino Gain de temps

Selon le rapport annuel du Work Trend Index, 70 % des personnes délégueraient du travail à l'IA pour alléger leur charge de travail. Les chefs d'entreprise sont deux fois plus susceptibles d'affirmer que l'IA apportera une valeur ajoutée en augmentant la productivité plutôt qu'en réduisant les effectifs.

Dans la section suivante, nous nous concentrerons sur les types de documents suivants sur lesquels les comptables travaillent fréquemment ou qu'ils reçoivent de leurs clients :

• Lettres de mission/contrats
• Baux
• Soutien fourni par le client

Confirmation de l'exhaustivité

Lorsqu'il s'agit de lettres de mission et de contrats, les comptables vérifient d'abord s'ils ont été entièrement signés par les signataires autorisés. Ensuite, ils s'assureront que la période de temps et les honoraires pour les services couverts sont correctement indiqués. Aino peut rapidement identifier qui a signé votre document et quand. Il permet également d'identifier le coût total de la mission.

Dans l'exemple ci-dessous, nous interrogeons Aino à l'aide de trois questions. Les réponses fournies nous permettront de gagner du temps en examinant chaque page manuellement.

Query: Qui est le signataire de ce document ?

Aino: Kyle Gillette

Demande de renseignements: Quand cette lettre d'engagement a-t-elle été signée ?

Aino: 04/01/24

Demande de renseignements: Quel est le coût des services ?

Aino: $50,000

Pour confirmer cette compréhension, les utilisateurs peuvent examiner le document soit par l'onglet "prévisualisation", soit en ouvrant le document. Les utilisateurs peuvent vérifier que les réponses de Aino correspondent au contenu du document. Une fois qu'ils savent ce qu'ils recherchent, ils peuvent le faire rapidement.

Résumer le contenu

Les clients fournissent souvent des baux de plusieurs dizaines de pages. Ils peuvent également être rédigés dans une langue différente en fonction de la localisation de l'objet ou du bien loué. Cela augmente le temps que le comptable doit consacrer à l'examen du document, afin de trouver les informations qu'il recherche pour étayer ses conclusions.

Avec M-Files Aino , vous pouvez demander un résumé du document dans votre langue. Cela permettra aux comptables de comprendre s'ils disposent de la documentation correcte correspondant à leur demande. Deuxièmement, ils peuvent poser des questions à Aino sur le coût du loyer, les augmentations de loyer, le bailleur et le locataire, etc. Une fois que le comptable a compris ce qu'il recherche, il peut facilement ouvrir le document et confirmer que Aino a fourni les informations correctes.

Dans l'exemple ci-dessous, nous posons à Aino plusieurs questions à la fois. Aino répond à chaque question en conséquence.

Demande de renseignements: Qui sont le bailleur et le preneur dans ce bail ?

Aino: Bailleur : Real Estate Inc. Locataire : Acme

Demande de renseignements: Quel est le coût de la première année de location ?

Aino: Coût du loyer de l'année 1 : 60 000,00

Question: De combien le loyer augmente-t-il annuellement entre l'année 1 et l'année 2 ?

Aino: Augmentation annuelle du loyer entre l'année 1 et l'année 2 : 10 000,00

Question: Le bail prévoit-il d'autres augmentations de loyer ?

Aino: Ce bail prévoit d'autres augmentations de loyer, le loyer augmentant de 10 000,00 $ par an.

Gestion de l'assistance fournie par le client

Les clients fournissent des ensembles de données dans différents formats tels que Microsoft Excel et PDF. Pour éviter aux comptables de perdre du temps à formater ces documents, ils peuvent poser à Aino des questions spécifiques sur les calendriers ou les listes des clients. Dans l'exemple ci-dessous, nous demandons à Aino de calculer le total des dépenses pour plusieurs transactions.

Demande de renseignements: Quel est le montant total des dépenses publicitaires ?

Aino: $125,000

Demande de renseignements: Quelle est la période couverte par ce calendrier ?

Aino: Pour l'exercice clos le 31/12/23.

Après avoir examiné le tableau des dépenses, nous pouvons constater que 125 000 $ sur 228 000 $ de dépenses totales de marketing ont été attribués aux dépenses de publicité pour la période se terminant le 31/12/23.

FAQ

Q : Notre entreprise gère beaucoup d'informations sensibles. Comment M-Files Aino assure-t-il la sécurité et la confidentialité des informations de mes clients ?

R : Aino respecte les droits de sécurité et d'accès déjà établis dans votre coffre-fort M-Files . Les utilisateurs ne pourront interroger ou demander des documents que s'ils y ont accès. Contrairement aux plates-formes GenAI publiques, les informations et les requêtes stockées sur M-Files restent dans l'environnement de sécurité de l'entreprise, ce qui réduit globalement le risque de violation de la sécurité.

Q : M-Files Aino utilise le traitement du langage naturel (NLP). Y a-t-il une courbe d'apprentissage pour utiliser efficacement cette technologie ?

M-Files Aino peut être utilisé immédiatement car la plateforme M-Files utilise les métadonnées et la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour comprendre le contenu du document. La base de données à partir de laquelle Aino résume ou fournit des informations existe déjà dans votre coffre-fort. Grâce à la capacité de M-Files à maintenir une source unique de vérité et à organiser les documents en fonction de ce qu'ils sont et non de l'endroit où ils sont stockés, Aino peut facilement et rapidement commencer à travailler pour aider ses utilisateurs.

*Source : https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO :

Courtney Kunzig, CPA Responsable des solutions sectorielles, comptabilité M-Files

Courtney Kunzig, comptable chevronnée avec une expérience diversifiée couvrant différents rôles et industries, est actuellement responsable des solutions industrielles pour la comptabilité sur M-Files. Son expertise consiste à tirer parti de la technologie pour améliorer l'expérience des employés, rationaliser les processus manuels et optimiser la gestion du temps dans le domaine de la comptabilité.

Leadership éclairé et apparitions

Articles publiés :

• "Q&R sur l'automatisation dans la comptabilité"
  • Kunzig explore le rôle critique de l'intelligence artificielle et de l'automatisation pour les cabinets comptables. L'article approfondit les applications pratiques et les stratégies pour réduire les tâches manuelles et s'engager dans une transformation numérique.
• "Combler les lacunes en matière de compétences comptables grâce à la rétention et à l'automatisation"

• Mme Kunzig présente des stratégies innovantes pour combler les lacunes en matière de compétences dans le secteur de la comptabilité. Elle souligne l'importance de la rétention et de l'automatisation dans le développement des talents et le maintien de la compétitivité.

• "Le rôle essentiel de l'IA dans le renforcement de la cybersécurité des cabinets d'experts-comptables

• Mme Kunzig met en lumière le rôle essentiel de l'intelligence artificielle dans le renforcement de la cybersécurité au sein des cabinets d'experts-comptables. Son article explore les applications pratiques et les mesures proactives pour protéger les données sensibles.

Le leadership éclairé et les contributions de Courtney Kunzig soulignent son engagement à faire progresser le domaine de la comptabilité grâce à des solutions axées sur la technologie. Son expertise trouve un écho auprès des professionnels qui cherchent à optimiser les flux de travail, à garantir la conformité et à améliorer l'expérience des clients.