Sécurité des données et automatisation du travail de la connaissance
En 2023, on estimait à plus de 100 millions le nombre de travailleurs du savoir aux États-Unis, et à plus d'un milliard le nombre de travailleurs du savoir dans le monde. Ces travailleurs hautement qualifiés génèrent de la valeur pour les organisations en appliquant leurs compétences en matière de créativité et de résolution de problèmes.
Avec l'essor de l'IA générative, l'automatisation des activités banales et répétitives associées au travail de la connaissance a connu un regain d'intérêt. Dotés de compétences et de bases de connaissances avancées, les travailleurs du savoir sont généralement très bien rémunérés. Réduire le temps qu'ils consacrent à des tâches fastidieuses et accroître leur efficacité est une priorité pour la plupart des entreprises.
Les logiciels d'automatisation du travail de la connaissance améliorés par l'IA aident les organisations à libérer la valeur du travail de la connaissance. Les technologies avancées automatisent les tâches, les processus et les actions qui nécessitaient auparavant une interaction humaine.
L'IA et l'automatisation du travail de la connaissance
Avec la technologie d'IA générative, les plateformes d'automatisation du travail de la connaissance deviennent encore plus puissantes. Elles aident les travailleurs à organiser l'information, à comprendre le contexte des documents et à interagir avec la base de connaissances de leur entreprise en utilisant le langage naturel.
Le résultat ? Les travailleurs du savoir, même ceux qui n'ont pas de connaissances en codage, peuvent utiliser l'automatisation pour rendre les documents plus faciles à trouver et à utiliser dans le contexte professionnel approprié. Les plateformes dotées d'IA améliorent également l'efficacité et la précision des processus en automatisant les flux de travail centrés sur les documents.
Automatisation du travail et sécurité des données
Certains chefs d'entreprise peuvent craindre que les logiciels de gestion des connaissances de l'entreprise n'exposent leur société à de nouveaux risques. Compte tenu des conséquences d'une violation de la sécurité des données, notamment les amendes, la perte de réputation et l'interruption de l'activité, cette inquiétude est justifiée. Cependant, la bonne plateforme réduit les risques en automatisant la sécurité et la conformité des documents.
De nombreux chefs d'entreprise concentrent leurs efforts en matière de sécurité sur la prévention des virus informatiques et des piratages. Cependant, une étude réalisée en 2020 par l'université de Stanford a révélé que neuf violations de données sur dix sont dues à une erreur humaine. Les attaques par ingénierie sociale, dans lesquelles les escrocs obtiennent l'accès aux données en demandant simplement plutôt qu'en piratant, sont également en augmentation.
Lorsque les travailleurs intellectuels ont un accès illimité aux systèmes informatiques, ces attaques peuvent être dévastatrices pour une organisation. L'une des meilleures mesures que les organisations peuvent prendre pour prévenir les violations de données est de s'assurer que les données ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées à les utiliser.
Gestion de l'accès aux connaissances
La bonne plateforme de gestion de l'information peut automatiser le processus de sécurisation des documents et des données. Une plateforme de gestion de l'information commerciale appropriée permet aux organisations de mettre en place des mesures de protection et des meilleures pratiques.
Application de la politique
Les métadonnées sont la clé d'une application efficace des politiques. Les autorisations basées sur les métadonnées permettent un contrôle d'accès entièrement automatique à n'importe quel document. Seules les personnes possédant les attributs appropriés peuvent lire, éditer, supprimer ou modifier les autorisations dans un document donné.
Contrôle des versions et piste d'audit
La préservation des anciennes versions et la possibilité de revenir à des versions antérieures sont des fonctions de contrôle des documents essentielles pour la conformité et la gestion des documents. Les fonctions d'archivage et d'extraction permettent aux organisations de savoir quand un fichier est modifié et qui a effectué les changements.
L'historique des versions, qui retrace chaque modification apportée, crée également une piste d'audit permettant de savoir qui a effectué des mises à jour sur un document à un moment donné. Il fonctionne comme un enregistrement du cycle de vie des documents avec un historique complet des connexions, des déconnexions, des changements de mot de passe et des changements de groupe d'utilisateurs.
Protection contre l'impression et le téléchargement
Si l'impression et le téléchargement ne sont pas les seuls moyens par lesquels les utilisateurs des connaissances peuvent maltraiter les données de l'entreprise, ce sont les plus faciles. Les systèmes de gestion des documents numériques (SGDN) permettent aux organisations de désactiver l'impression et le téléchargement de documents ainsi que les captures d'écran. Cette fonction permet aux utilisateurs de prévisualiser les documents, mais pas de les imprimer ni de les télécharger.
Intégration LDAP et SSO
L'intégration avec l'authentification unique existante ou le LDAP est importante pour la sécurité des documents. Elle permet une utilisation responsable des connaissances tout en maintenant la sécurité.
FAQ
Comment la gestion des connaissances peut-elle améliorer la performance au travail ?
Les plateformes de gestion des connaissances et d'automatisation prennent en charge la majorité des tâches fastidieuses qui accaparent le temps précieux des travailleurs de la connaissance. Avec l'automatisation de l'IA, l'avenir du travail de la connaissance deviendra plus efficace et moins étouffé par les tâches fastidieuses.
Quels sont les inconvénients de l'automatisation du travail de la connaissance ?
On pense souvent à tort que l'utilisation d'un SGDD pour le partage des connaissances augmente les risques de sécurité. Cependant, tout, de la conservation à la suppression des documents, s'améliore avec la mise en place d'un SGDD solide. Le SGDD intègre les meilleures pratiques de gestion des documents et limite l'accès aux connaissances aux seules personnes approuvées par l'entreprise.
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