L'une des considérations les plus importantes pour toute entreprise est de savoir comment sécuriser et protéger efficacement les informations sensibles. Selon une enquête de l'AIIM, 60 % des grandes entreprises estiment que la fuite d'informations confidentielles aurait des conséquences importantes, et pour 13 % d'entre elles, elle serait désastreuse.

Définir et appliquer des politiques et des processus pour déterminer qui est autorisé à accéder à des documents spécifiques, à les modifier et à les approuver est d'une importance capitale pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Et bien que les politiques relatives aux autorisations d'accès puissent varier en fonction de votre activité, de nombreuses organisations exploitent aujourd'hui les métadonnées pour créer une stratégie plus intelligente et plus efficace de protection des informations confidentielles.

CSP vs. ECM : comprendre les principales différences

Les informations contenues dans un système de gestion documentaire traditionnel basé sur les dossiers héritent généralement des autorisations d'accès du dossier dans lequel elles se trouvent. Une autre approche prise en charge par de nombreux systèmes de gestion des documents est ce que l'on appelle une liste de contrôle d'accès (ACL), qui est essentiellement une liste d'autorisations d'accès pouvant être attribuées à un dossier spécifique, dont héritent ensuite tous les documents stockés dans ce dossier.

Ces approches basées sur les dossiers sont intrinsèquement inflexibles et restrictives car elles reposent sur le fait que les informations résident dans un seul emplacement (un dossier), ce qui pose un dilemme puisque différentes versions de documents résident souvent dans plus d'un dossier. Ce problème insoluble ne peut tout simplement pas être résolu efficacement avec des approches basées sur les dossiers.

GartnerDéfinition des services de contenu par la Commission européenne

Les solutions logicielles de gestion documentaire les plus avancées offrent aujourd'hui de nouveaux moyens de dériver les paramètres de contrôle d'accès à partir des métadonnées, ce qui rend le processus de définition des autorisations pour les documents et autres informations à la fois dynamique et automatique. Les autorisations basées sur les métadonnées, ainsi que la piste d'audit et le journal des événements associés, aident également les organisations à prouver qu'elles respectent réellement les politiques de contrôle d'accès qu'elles ont définies.

Des processus axés sur le contenu aux processus axés sur les services

Dans une solution basée sur les métadonnées, l'accès au contenu peut être contrôlé par une combinaison d'autorisations spécifiques à l'objet et de listes de contrôle d'accès (ACL) qui sont automatiquement déterminées par ses métadonnées. L'idée est qu'au lieu d'hériter des paramètres de contrôle d'accès d'un dossier contenant, un document devrait avoir ses autorisations d'accès finales dérivées de ses métadonnées, de sorte qu'un seul document pourrait être accessible aux membres d'une équipe de projet, à un certain groupe de responsables, à l'ensemble de la direction et de la comptabilité, uniquement aux employés ayant une certaine habilitation de sécurité, ou à n'importe quelle combinaison de ces éléments. En outre, les autorisations peuvent être modifiées automatiquement en fonction de l'état du flux de travail d'un document, qu'il soit à l'état de projet et en cours de révision, ou approuvé et prêt à être publié. Le simple fait d'attribuer ou de modifier les métadonnées d'un document permet d'ajuster automatiquement les autorisations en conséquence.

De la même manière, vous pouvez spécifier les membres d'un projet avec des propriétés de métadonnées et configurer le système de gestion des documents pour qu'il hérite des autorisations des documents liés à un projet à partir de l'élément de projet lui-même. De cette manière, vous pouvez modifier dynamiquement les autorisations de tous les objets liés au projet en ajoutant ou en supprimant des membres du projet dans l'élément de projet. Vous pouvez également mettre en place des autorisations basées sur les rôles de manière à ce que les chefs de projet aient un accès complet à tout le contenu du projet, tandis que les ingénieurs de projet ne voient que les types de documents qui sont pertinents pour leur travail.

Les avantages d'une plate-forme de services de contenu

Le contrôle d'accès est un élément essentiel de la gestion des documents, et M-Files offre à nos clients un moyen révolutionnaire de gérer l'accès aux informations confidentielles.

D'autres solutions ECM vantent leurs capacités de gestion des autorisations basées sur les métadonnées, mais ces systèmes n'incluent que des contrôles de sécurité de première génération basés sur les métadonnées qui obligent les administrateurs à définir le type de niveau de sécurité des propriétés qui affectent les autorisations. Avec M-Files, n'importe quelle propriété de métadonnées (ou attribut) peut servir de pilote pour définir qui a accès et/ou des privilèges d'édition pour un document ou une classe de documents (par exemple : le groupe de projet a accès à la documentation du projet). En outre, plusieurs propriétés de métadonnées peuvent être combinées pour définir les autorisations (par exemple : le groupe de projet a accès à la documentation du projet, sauf si la classe est Budget).

M-Files: Un leader visionnaire sur le marché des centrales photovoltaïques

L'approche M-Files de la gestion des autorisations permet de gagner du temps et d'éviter les conjectures, puisque les utilisateurs définissent simplement le contenu et que le système définit les autorisations en conséquence, sur la base des propriétés des métadonnées. Il en résulte un contrôle d'accès plus efficace, des audits de sécurité plus fructueux, ainsi qu'un environnement de gestion de contenu plus fluide et plus dynamique.

Pourquoi M-Files mérite d'être reconnu dans le Magic Quadrant Gartner

M-Files va au-delà des contrôles de sécurité de base des métadonnées en permettant à n'importe quelle propriété de métadonnées de déterminer les privilèges d'accès et d'édition. Cette flexibilité permet à votre organisation d'adapter la sécurité de ses documents à ses besoins spécifiques, en améliorant à la fois la sécurité et la facilité d'utilisation.

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