Intégration des logiciels de gestion des documents
Les logiciels d'entreprise sont synonymes d'efficacité. Différentes solutions doivent pouvoir "dialoguer" entre elles. De nombreux processus d'entreprise doivent intégrer ou interagir avec des données provenant de plusieurs logiciels. Les travailleurs intellectuels doivent pouvoir mener à bien ces processus sans avoir à ressaisir ou à reformater les données.
ERP, CRM, et systèmes de gestion des documents
Les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont universels dans les entreprises, les organisations à but non lucratif et le secteur public.
Les ERP efficaces aident les travailleurs du savoir dans de nombreuses fonctions, de la comptabilité aux ressources humaines en passant par l'approvisionnement. Ils leur permettent de travailler plus intelligemment. Les ERP ont été les principaux moteurs de l'automatisation des processus d'entreprise. Au cours des 30 dernières années, ils ont également été un agent majeur de la transformation numérique et de l'amélioration de l'efficacité.
Les ERP les plus répandus sont les suivants :
- SAP
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) sont une autre solution informatique courante. Ils gèrent les données des clients afin de favoriser la réussite des ventes et du marketing. Ils sont un moteur essentiel de l'automatisation du travail de connaissance et de l'automatisation de l'information dans la pile technologique.
Les CRM les plus répandus sont les suivants :
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot
- Lundi.com
Les programmes de gestion des documents sont courants dans les organisations qui ont de nombreux processus centrés sur les documents. Il s'agit notamment des cabinets d'avocats, de services professionnels et d'ingénierie. Le type de document utilisé varie de Microsoft Word à des documents de conception assistée par ordinateur (CAO).
Un système de gestion documentaire (SGD) utilise des métadonnées pour faciliter la recherche, l'utilisation et le partage des documents par les utilisateurs. Il s'agit en quelque sorte d'un classeur numérique, mais avec plus de fonctionnalités. Les systèmes de gestion documentaire contribuent également à l'automatisation des flux de travail.
Intégration des logiciels de gestion documentaire : Considérations et avantages
L'intégration permet de combiner les données d'un logiciel avec celles d'autres programmes. Les chefs d'entreprise considèrent l'intégration des données comme un moteur essentiel de l'automatisation de l'information.
Pourquoi l'intégration avec d'autres plateformes est-elle si importante pour la gestion documentaire ? Pour les organisations qui utilisent de telles solutions, les CRM, les ERP et les logiciels de gestion des connaissances interagissent de plusieurs manières.
Par exemple, les CRM produisent plus de documents que les organisations ne peuvent en suivre l'évolution. Il s'agit notamment de propositions, de présentations, de contrats, de bons de commande et de courriels.
Les CRM tels que Salesforce et Microsoft Dynamics 365 optimisent la gestion des contacts et la création de rapports. Cependant, lorsqu'il s'agit de gérer des documents, certaines organisations préfèrent une solution intelligente de traitement des documents qui offre des avantages tangibles au-delà des capacités intégrées de stockage de fichiers électroniques.
Les solutions spécialisées, telles que les logiciels de gestion documentaire en nuage, sont souvent mieux adaptées aux processus centrés sur les documents. Ils utilisent une méthode de gestion des documents basée sur les métadonnées qui stimule la productivité et élimine le chaos de l'information.
Grâce à des fonctions de contrôle telles que des paramètres d'autorisation granulaires, les logiciels de gestion de documents protègent la sécurité des documents. Il contribue également à la conformité réglementaire.
Intégration du logiciel de gestion documentaire avec CRM
Un seul processus d'entreprise peut utiliser plusieurs logiciels. Les intégrations de base garantissent que les travailleurs n'ont pas besoin de ressaisir les données lorsqu'ils passent d'un système à l'autre. Les intégrations supérieures permettent aux utilisateurs d'effectuer des tâches au sein d'une interface utilisateur unique. Normalement, il faudrait naviguer entre plusieurs applications.
Les intégrations améliorent le processus de révision du système de gestion des documents de toute organisation. Tout éditeur de logiciels de qualité devrait proposer une intégration avec un système privilégié CRM.
Les entreprises qui utilisent Salesforce doivent s'assurer que le contenu de Salesforce peut être facilement trouvé, consulté et géré dans l'ensemble du système de gestion des documents numériques. Une telle intégration simplifie la recherche de documents.
Les organisations tournées vers l'avenir doivent s'assurer que les intégrations fonctionnent dans toutes les directions. Les solutions de gestion documentaire de bout en bout permettent aux utilisateurs d'afficher et de modifier le contenu d'un système avec des données provenant d'autres systèmes et référentiels. Et cela doit se faire dans l'interface utilisateur de Salesforce.
Intégration du logiciel de gestion documentaire avec l'ERP
Comme les CRM, les ERP ne constituent souvent pas un système d'archivage numérique optimal. Les logiciels de gestion spécialisés offrent une gamme complète de fonctions de contrôle des documents.
Les utilisateurs d'ERP qui s'attaquent à des processus centrés sur les documents doivent s'assurer que le logiciel de gestion documentaire qu'ils choisissent offre des intégrations de haut niveau. De cette façon, ils peuvent utiliser la solution de gestion documentaire pour stocker des documents pour l'ERP comme prévu.
FAQ
Quels sont les avantages de la gestion documentaire pour les travailleurs intellectuels ?
Les systèmes de gestion documentaire permettent de réduire les coûts et d'augmenter la productivité des organisations.
En outre, les solutions de gestion documentaire permettent aux travailleurs de gagner du temps dans toutes les catégories de travail. Les travailleurs du savoir consacrent moins de temps aux tâches banales ou répétitives. Les logiciels de gestion documentaire réduisent également les erreurs humaines. Cela permet de consacrer plus de temps à la réflexion de haut niveau et à la résolution de problèmes complexes.
Qu'est-ce qu'un document contrôlé ?
Des mécanismes de contrôle des documents suffisants, tels que les autorisations basées sur les rôles, constituent une mesure de sécurité essentielle pour protéger les documents sensibles contre les violations de données. Les logiciels de contrôle des documents garantissent que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à un fichier. Comment ? En limitant l'accès aux documents. Cet accès peut être basé sur les rôles, les groupes ou les propriétés des métadonnées du document.
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