Lorsqu'il s'agit d'automatisation des documents sans code, la question se pose invariablement : Dans quelle mesure les clients doivent-ils avoir accès aux modèles de questionnaires, en particulier lorsqu'il s'agit de clients juridiques ? Il peut s'agir de clients externes pour les cabinets d'avocats, c'est-à-dire ceux qui paient le cabinet pour des services juridiques, ou de clients internes pour les entreprises, c'est-à-dire ceux qui demandent des services au département juridique.
Vous vous demandez peut-être pourquoi ils ont besoin d'accéder au modèle de questionnaire ! Examinons deux scénarios : l'un axé sur le cabinet juridique et l'autre sur l'entreprise.

Cabinets d'avocats

Le point de départ de ce cas d'utilisation est que l'équipe emploi du cabinet d'avocats a un client qui intègre régulièrement de nouvelles personnes dans son entreprise, mais qui ne fait appel au cabinet d'avocats que pour la rédaction des contrats de travail ou de consultance les plus complexes.

Les accords quotidiens, moins complexes, sont traités en interne et considérés comme ne valant pas la peine d'être confiés à l'entreprise parce qu'ils seraient trop coûteux. Cependant, l'équipe interne prépare ses accords manuellement (c'est-à-dire sans automatisation).

Il y a là une opportunité commerciale pour le cabinet d'avocats d'établir une relation plus étroite avec le client. Le cabinet d'avocats sait qu'il ne sera pas sollicité pour ce travail moins complexe. Toutefois, il serait possible pour le cabinet de fournir au client une version automatisée de ses accords moins complexes. Il serait alors en mesure de créer ces accords moins complexes plus rapidement et plus facilement en interne et le cabinet pourrait fournir ce service au client sous forme d'abonnement.

C'est l'un des avantages uniques de M-Files Ment par rapport à d'autres outils d'automatisation des documents. Dans ce scénario, il permet au cabinet juridique d'automatiser un contrat de travail et d'en donner l'accès à ses clients. Le cabinet a même la possibilité de le limiter dans le temps ou d'en couper l'accès si l'abonnement prend fin. Si un modèle plus générique est utilisé, il peut également être facilement étendu à plusieurs clients.

Avantages pour le cabinet juridique

- Flux de revenus réguliers supplémentaires
- Relations plus étroites avec le client
- Possibilité de fournir un meilleur service au client
- Facilité d'utilisation si l'on utilise un modèle plus générique pour couvrir tous les abonnés

Avantages pour le client du cabinet juridique

- La rédaction interne peut être réalisée plus rapidement
- Satisfaction du cabinet juridique parce qu'il comprend ses besoins et peut l'aider
- L'équipe juridique interne a plus de capacité

Cas d'utilisation en interne

Pour le cas d'utilisation interne, le point de départ est lorsqu'un service juridique est inondé de demandes de NDA ou de DPA de la part de clients internes, tels que les ventes ou l'approvisionnement. Le service juridique ne souhaite pas fournir à ces clients internes les modèles d'accord, car il ne leur fait pas entièrement confiance pour conclure des contrats avec des parties externes. Le fait de leur fournir le modèle leur donnerait trop de souplesse pour la rédaction, ce qui pourrait entraîner l'ajout d'obligations inutiles pour l'entreprise ou l'omission de clauses pour "faire passer les choses".

Le scénario idéal est que le client interne soit en mesure de rédiger les accords en y intégrant des contraintes juridiques - par exemple, des restrictions sur la période de confidentialité. Le client interne est alors en mesure de créer un accord à l'aide d'un questionnaire qui intègre toujours ces contraintes - le résultat est un projet d'accord qui contient toujours une formulation approuvée.

M-Files Ment peut fournir cette fonctionnalité de trois manières, selon le niveau de contrôle requis :

Plus de contrôle pour le client interne

Avec M-Files Ment , les services juridiques peuvent fournir à l'utilisateur interne un lien vers le modèle de questionnaire. Le client interne peut alors accéder au lien, éventuellement via l'intranet de l'entreprise, et remplir le questionnaire. Une fois le questionnaire soumis, il a accès au document généré et peut l'envoyer à la contrepartie.

Moins de contrôle pour le client interne

Il est également possible de fournir le lien à l'utilisateur professionnel, mais lorsque le client interne génère l'accord, il peut soit le renvoyer à un juriste pour révision, soit ne produire qu'un PDF à la fin pour éviter une rédaction à main levée après la génération.

Pas de contrôle pour le client interne

M-Files Ment propose également des modèles automatisés oneNDA et oneDPA prêts à l'emploi - des accords conçus pour être facilement et rapidement acceptés car ils utilisent une formulation standard du marché qui ne devrait pas être modifiée. Si c'est le client interne qui génère ces accords, il y aura très peu de possibilités de négocier ou d'apporter des modifications.

Avantages pour l'équipe juridique interne

- Contrôle des demandes de documents juridiques moins complexes
- responsabiliser les utilisateurs professionnels qui peuvent créer leurs propres projets
- Moins d'implication de l'équipe juridique interne pour la première version. Elle peut se contenter de réviser le document, ce qui permet de gagner du temps et de libérer des capacités.

Avantages pour le client interne

- Habilitation à créer une première version de documents juridiques simples
- Pas de dépendance à l'égard des services juridiques pour la première rédaction, ce qui améliore la rapidité des contrats
- Utilisation de modèles de formulation standardisés permettant un accord plus rapide sur les contrats.

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