Naturellement, le COVID-19 est aujourd'hui au centre de toutes les attentions. Pour ceux qui ne sont pas directement touchés par la maladie, c'est probablement le fait d'éviter les autres personnes qui a eu l'impact le plus important sur leur vie. Pour éviter une propagation rapide, les gouvernements, les écoles et les entreprises ont encouragé le plus grand nombre de personnes à rester chez elles. Dans le même temps, un lieu de travail numérique bien pensé permet à de nombreux employés de continuer à travailler même s'ils ne se rendent pas au travail.

Quels sont les besoins des entreprises en matière de lieu de travail numérique ?

Au fur et à mesure que la crise progresse, il est facile de constater que certaines entreprises se sont mieux préparées que d'autres à l'avènement d'un lieu de travail numérique. Par exemple, Google et beaucoup d'autres grandes entreprises technologiques avaient déjà une forte culture du travail à distance, de sorte que les changements peuvent n'avoir qu'un impact minime sur la continuité de l'activité. Dans le même temps, vous avez peut-être vu dans la presse que plusieurs grandes organisations, y compris de grandes banques et même le gouvernement fédéral, ont dû faire face à des charges de réseau accrues, prévenir des problèmes de sécurité et s'attaquer à d'autres problèmes.

Comme son nom l'indique, un lieu de travail numérique dépend de la technologie. En même temps, il ne s'agit pas seulement d'avoir de la technologie, mais aussi d'utiliser la meilleure technologie et les meilleurs processus d'entreprise pour permettre aux employés de travailler à partir de leur domicile. Certaines entreprises traditionnelles sont encore à la recherche des meilleurs moyens de permettre à leurs employés de travailler à distance.

Selon l'Association for Intelligent Information Management(AIIM), la meilleure façon de choisir les bonnes solutions pour un lieu de travail numérique serait de commencer par répondre à ces trois questions fondamentales :

• De quelles informations les employés auront-ils besoin pour faire leur travail ?
• Où ces informations sont-elles actuellement stockées ?
• Les employés peuvent-ils accéder à ce stockage à distance et en toute sécurité ?

Préparer la culture d'entreprise à la nouvelle normalité des employés travaillant à domicile

Bien que le travail à domicile soit de plus en plus répandu dans certains secteurs, les entreprises plus traditionnelles n'ont pas toujours suivi cette tendance dans le passé. Les traditionalistes ont pu penser que le fait de permettre aux employés de travailler à domicile entraînait une perte de temps en raison des distractions. Il est vrai que les services de streaming, les médias sociaux et même le réfrigérateur peuvent détourner certaines personnes de leur travail.

Pourtant, de nombreuses études ont démontré que les grandes entreprises ont bénéficié d'une augmentation de la productivité et d'autres avantages lorsque les travailleurs peuvent bénéficier d'options de travail plus flexibles. Parmi les autres avantages, citons la diminution du taux d'attrition, la réduction du nombre de jours de maladie et l'amélioration du moral. Dans les enquêtes, une grande majorité d'employés déclarent qu'ils préféreraient au moins quelques options de travail à domicile, et qu'ils pourraient même échanger un salaire plus élevé contre une plus grande flexibilité. Lorsque le travail à domicile est devenu la seule option possible pour de nombreuses entreprises, il est important de souligner les avantages d'un lieu de travail numérique afin d'en favoriser l'acceptation.

Les entreprises peuvent avoir besoin d'élaborer de nouvelles normes pour s'assurer que les employés adhèrent aux politiques de gouvernance et de sécurité. En particulier dans les petites entreprises, les solutions ad hoc - comme les partages de fichiers et les outils de communication - représentent souvent des alternatives simples et tentantes à l'investissement dans une nouvelle infrastructure. Cependant, les mises en œuvre ne soutiennent pas toujours les objectifs globaux de l'entreprise. Au contraire, elles peuvent aggraver le problème de l'informatique parallèle, avec des employés qui utilisent des logiciels et des appareils dispersés dont le service informatique ne sait rien et qu'il ne peut certainement pas administrer ou sécuriser de manière efficace.

Quelle est la meilleure technologie pour un lieu de travail numérique ?

Les bons outils pour votre lieu de travail numérique peuvent vous aider à répondre aux demandes des personnes qui restent à la maison aujourd'hui et même à prospérer à l'avenir. Tenez compte de ces aspects des nouveaux outils pour vous assurer qu'ils profiteront à votre entreprise aujourd'hui et plus tard :

Numériser autant que possible

Il est grand temps de numériser et de stocker le plus grand nombre possible de documents papier. Bien entendu, vous devez disposer d'un bon système de gestion des documents, afin que les employés puissent trouver toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Automatiser les processus d'entreprise

Là encore, les outils de gestion de l'information intelligents automatiseront les processus opérationnels courants. Ainsi, vous pouvez rendre les flux de travail plus efficaces et réduire le risque d'erreurs.

Découvrir les meilleures solutions d'accès à distance

Les connexions domestiques classiques peuvent ne pas offrir une sécurité suffisante pour les applications sensibles. En outre, réfléchissez aux outils qui peuvent vous fournir la sécurité essentielle dont vous avez besoin. N'oubliez pas que les cybercriminels savent que de nombreuses entreprises se sont tournées vers des solutions telles que Zoom et Dropbox, et qu'ils les ciblent.

Votre lieu de travail numérique efficace vous aidera à résoudre bien plus que les problèmes d'aujourd'hui

Une solution efficace d'espace de travail numérique aidera votre entreprise à prospérer dans la situation actuelle et à l'avenir. Un produit de gestion intelligente de l'information tel que M-Files facilite le marquage des documents pour les recherches. Le système peut également trouver des documents stockés n'importe où et pas seulement dans un référentiel central. Les fonctions d'automatisation permettent d'établir des flux de travail, de suivre l'historique et de détecter les erreurs de saisie de données. Elles contribuent à améliorer l'efficacité, à prendre de meilleures décisions et à faciliter l'audit. Les propriétaires de données peuvent ajouter des ensembles de règles qui n'autorisent que certaines personnes à accéder à divers types de documents sécurisés.

Grâce à la capacité cloud de M-Files, nos clients ont simplifié la transition vers le travail à distance sans ajouter de réseau, de stockage ou d'autres infrastructures supplémentaires juste pour gérer l'augmentation du nombre de travailleurs à distance. Vous pouvez donner à vos employés les moyens d'accomplir leur travail de manière plus productive que jamais lorsqu'ils travaillent à domicile ou retournent au bureau.