Gestion documentaire sur site ou dans le nuage... plus une troisième option de déploiement hybride. Quelle est la meilleure solution pour votre organisation ? Il ne fait aucun doute que les entreprises transfèrent de plus en plus leurs informations et parfois même leur architecture vers le cloud. D'ici à la fin de l'année 2020, 83 % des charges de travail des entreprises devraient être traitées à l'aide de l'informatique et du stockage en nuage. Pourtant, certaines organisations sont restées fidèles à leurs solutions sur site. D'autres ont pris du recul pour reconsidérer leur ruée rapide vers le "cloud" en raison d'inquiétudes concernant la sécurité et le contrôle. Prenez le temps de comparer les solutions de gestion documentaire dans le nuage et sur site pour comprendre laquelle répondra le mieux à vos besoins.

Solutions de gestion documentaire sur site ou en nuage

Pour commencer, examinez cette comparaison de haut niveau entre les solutions sur site et les solutions en nuage :

Gestion documentaire sur site

En général, ces facteurs incitent les entreprises à conserver les logiciels sur site :

• L'organisation dispose déjà d'un logiciel patrimonial sur site qui semble répondre à ses besoins.
• L'organisation se préoccupe de la sécurité, du contrôle, de l'accessibilité et de la conformité réglementaire de l'informatique dématérialisée.
• Les normes de conformité imposent à l'organisation de conserver certaines données sur place.

Les systèmes de gestion documentaire sur site exigent des entreprises qu'elles installent un logiciel sous licence sur leurs propres ordinateurs ou réseaux. Elles sont également entièrement responsables de la maintenance des versions actuelles, et certains fournisseurs de logiciels peuvent facturer des frais supplémentaires pour les mises à jour. Outre l'achat du logiciel, l'organisation a également besoin de matériel pour le stockage et le traitement, et doit payer pour l'alimentation de ce matériel.

Tout aussi important, les entreprises doivent s'assurer que leurs données et leurs logiciels sont protégés contre les diverses menaces physiques et de sécurité qui pèsent sur les ordinateurs, les réseaux et les bases de données. Pour mener à bien toutes ces tâches, les organisations qui disposent d'un système de gestion documentaire sur site ont besoin d'informaticiens pour assurer la maintenance du matériel, des logiciels, des données et de la sécurité.

En règle générale, toutes les responsabilités liées à l'hébergement de systèmes sur site se traduisent par des charges plus importantes en termes de main-d'œuvre et de budget. Néanmoins, ce choix permet à l'organisation de conserver le plus grand contrôle sur ses informations. Elle peut s'assurer que la gestion des systèmes et des données est conforme à des politiques de gouvernance uniques. Les entreprises actives dans des secteurs soumis à des réglementations strictes ou disposant de systèmes particulièrement sensibles préféreront peut-être s'occuper personnellement de cette tâche.

Malgré cette charge supplémentaire, certaines entreprises n'ont pas le choix. Les règles de conformité peuvent exiger que certaines informations soient stockées et cryptées sur site. Pour ces organisations, un déploiement hybride peut être une bonne option. Les solutions hybrides offrent le meilleur des deux mondes. Les solutions hybrides peuvent offrir le contrôle, la conformité et la gestion des dossiers établis sur site, ainsi que l'expérience utilisateur flexible que les employés recherchent dans leur travail quotidien grâce à des applications basées sur le cloud. Une infrastructure hybride élimine également la nécessité d'une migration des données, ce qui permet aux entreprises de conserver le contenu existant là où il se trouve.

Gestion des documents dans le nuage

Contrairement à la gestion des documents sur site, les systèmes de gestion des documents en nuage assument la responsabilité de l'installation et de la maintenance du système. En outre, cette société tierce fournira le matériel de traitement et de stockage, y compris la maintenance, les mises à niveau nécessaires, les emplacements physiques et les services publics. Même si les systèmes en nuage nécessitent de confier les données à un fournisseur tiers, de nombreuses entreprises de ce type peuvent prendre en charge la sécurité et les sauvegardes.

En général, l'entreprise paie simplement une redevance périodique qui peut varier en fonction de son utilisation ou du nombre de comptes dont elle a besoin. En règle générale, les entreprises peuvent également augmenter ou réduire leurs effectifs en fonction de leurs besoins, de sorte qu'elles ne paient que pour ce dont elles ont besoin. C'est plus difficile à faire avec une solution sur site. Enfin, la gestion documentaire dans le nuage ne nécessite pas de mise de fonds pour des logiciels, du matériel ou des informaticiens. Les systèmes en nuage offrent souvent un accès à distance à partir d'une variété d'appareils, ce qui leur confère une plus grande flexibilité que les systèmes sur site.

La gestion documentaire sur site, en nuage ou hybride est-elle la meilleure solution pour votre entreprise ?

L'informatique en nuage est de plus en plus populaire en raison de ses nombreux avantages. Il peut alléger les charges de travail et les budgets des entreprises. Ces avantages ont alimenté les prédictions selon lesquelles le secteur de l'informatique dématérialisée deviendra un marché de 300 milliards de dollars d' ici l'année prochaine.

Toutefois, les gestionnaires de risques considèrent toujours que l'accès non autorisé à des informations sensibles ou réglementées constitue un problème majeur. L'accessibilité même qui permet aux utilisateurs de se connecter à distance peut sembler risquée. Mais pour ceux qui ne sont pas obligés, pour des raisons de conformité, de maintenir un stockage sur site, un fournisseur de cloud de haute qualité capable de fournir une authentification sécurisée devrait suffire.

En règle générale, même les entreprises les plus réticentes à prendre des risques peuvent trouver des fournisseurs de services en nuage qui leur offriront le niveau de sécurité dont elles ont besoin. En fait, comme les grands fournisseurs de services en nuage font de l'exploitation de ces systèmes leur activité, ils disposent de plus de ressources et de meilleurs contrôles que ceux qui ont d'autres priorités. Il est vrai qu'un certain nombre d'entreprises peuvent encore choisir de classer leurs informations par ordre de sensibilité et rechercher une solution hybride qui leur permette de maintenir le niveau de contrôle dont elles ont besoin en exploitant certains systèmes sur site et d'autres dans l'informatique dématérialisée.

Bien qu'il n'y ait pas de choix unique pour toutes les entreprises, il est probable que l'informatique dématérialisée puisse bénéficier à au moins certains aspects de votre gestion documentaire. Les services en nuage sont toujours à jour et mis à jour automatiquement, offrant toujours l'expérience la plus moderne et la plus sûre avec le moins d'effort de maintenance possible pour le client. Les entreprises peuvent toujours compléter le déploiement en nuage par des serveurs locaux sur site et migrer les référentiels locaux vers le nuage et vice-versa.