Cas d'utilisation de la gestion de l'information dans le monde réel : Examen et approbation à quatre yeux

Cet article fait partie d'une série de quatre articles présentant des cas d'utilisation réels de solutions de gestion de l'information telles que M-Files. Les trois autres articles sont disponibles ici :

• Partage d'informations et de documents avec les clients
• Acheminer et signer des documents par voie électronique
• Identifier les violations internes

À la base, le concept du principe des quatre yeux est simple : il s'agit simplement d'obtenir l'approbation de deux personnes différentes avant qu'une action ne puisse être entreprise. Vous avez sans doute entendu le vieux dicton "deux têtes valent mieux qu'une". Il s'agit simplement du même concept, appliqué au monde des affaires.

Le principe des quatre yeux est appliqué dans un grand nombre de secteurs. Dans le domaine juridique, par exemple, de nombreux documents nécessitent deux signatures au lieu d'une. Dans le commerce de détail, il peut être nécessaire qu'au moins deux personnes déchargent un camion ou approvisionnent les rayons en même temps afin de réduire le risque de blessure ou de vol. Même certains systèmes de gestion des données exigent que deux personnes approuvent les mises à jour des documents avant que ces modifications ne soient enregistrées dans les données.

Quoi qu'il en soit, ce que vous essayez vraiment de faire, c'est d'accroître la responsabilité de tous. Une deuxième personne peut déceler une erreur ou un autre type de problème dans un document qui a échappé à la première.

Bien sûr, dans certains environnements, c'est beaucoup plus facile à dire qu'à faire - en particulier lorsque les données sont réparties dans de nombreux référentiels différents et que les responsables n'ont pas une visibilité élémentaire sur ce qui est stocké, où, quand et comment. Si vous ne savez pas où se trouve la version la plus récente d'un document, il est difficile de demander à une seule personne de l'approuver ou de l'examiner, et encore moins à deux.

Heureusement, il existe une solution qui peut vous permettre de tirer pleinement parti du principe des quatre yeux. Un simple processus de flux de travail dans un système de gestion de l'information tel que M-Files peut non seulement rendre cela plus facile que jamais, mais aussi plus simple et plus efficace à la fois.

Le principe des quatre yeux et M-Files: une combinaison parfaite

Considérons le principe des quatre yeux dans le contexte d'une société de services professionnels, où deux personnes différentes doivent examiner le même document avant qu'il ne passe entre les mains d'un client. Ce protocole assure un niveau de contrôle de la qualité de tous les produits livrables aux clients, sans parler d'une série de vérifications et d'équilibrages pour s'assurer que les éléments importants sont livrés à temps.

Si, par exemple, un cabinet a finalisé une déclaration d'impôt sur les sociétés mise à jour pour un client, il est évident qu'elle devra être examinée par au moins deux personnes - le comptable qui l'a préparée et le gestionnaire de compte du client.

Avec une solution de gestion de l'information telle que M-Files, vous n'avez pas nécessairement besoin que ces deux personnes soient en communication constante l'une avec l'autre, car le système est conçu pour gérer chaque étape du processus. Dès que la déclaration d'impôt sur les sociétés est remplie, l'information est automatiquement affectée à un flux de travail qui notifie instantanément les parties chargées de la révision. Cela se produit quel que soit l'endroit où l'information est stockée ou le référentiel de données dans lequel elle se trouve. M-Files relie des référentiels disparates, créant ainsi une source unique de vérité pour l'information dans l'ensemble de l'entreprise.

À ce stade, tous les collaborateurs peuvent alors co-rédiger le document et ajouter des notes en vue de modifications ultérieures. Ce n'est qu'une fois que tout est formellement approuvé par toutes les parties prenantes que le document est autorisé à être livré au client. Cela permet de s'assurer que seule la meilleure version du document parvient au client, améliorant ainsi son expérience et évitant les retards inutiles.

Sans entrer dans les détails, les flux de travail d'approbation à quatre yeux peuvent être configurés selon les préférences de l'entreprise.

Approbation consécutive, en aval. L'une de ces configurations est un flux de travail d'approbation consécutive, dans lequel le document passe par le premier approbateur, puis par le second.

Approbation simultanée et parallèle. Une autre option consiste à effectuer l'examen et l'approbation simultanément. Une fois que les deux parties ont terminé leur examen, le processus documentaire est achevé.

La configuration est entièrement laissée à l'appréciation de l'utilisateur. Quoi qu'il en soit, ce type d'automatisation du flux de travail est un excellent moyen de créer une piste d'audit des documents consultatifs afin de savoir qui a apporté quelles modifications, quand et pourquoi. Si un élément du document est remis en question à l'avenir, vous pouvez toujours voir qui a effectué quelles révisions et obtenir un aperçu de leurs justifications. Cela n'est pas seulement utile pour suivre l'état général des documents au fur et à mesure qu'ils circulent dans votre entreprise - c'est aussi absolument essentiel pour des raisons de conformité et même des raisons juridiques.

D'une manière générale, les organisations qui ont le plus de mal à mettre en œuvre le principe des quatre yeux sont celles qui ne contrôlent pas vraiment leurs données. Elles n'ont généralement pas les moyens de suivre l'évolution des documents en jeu, ce qui crée une situation où deux personnes différentes peuvent travailler à partir de versions différentes d'un document, provoquant ainsi des erreurs inutiles en cours de route.

Le bon système de gestion de l'information, tel que M-Files, est conçu pour éviter ce genre de situation. M-Files peut aider à briser ces silos de données afin que la communication et la collaboration soient plus faciles que jamais. Cela crée à son tour l'avantage le plus important de tous : une situation où le principe des quatre yeux est exécuté rapidement et de manière transparente.