Depuis l'émergence de l'IA générative, les entreprises sont impatientes d'exploiter la puissance de cette nouvelle technologie. Lorsqu'elle est utilisée avec succès, l'IA peut être un outil puissant pour transformer la façon dont les organisations gèrent, analysent et exploitent leurs actifs informationnels. Cependant, une mise en œuvre réussie nécessite une approche holistique qui va au-delà de la simple adoption de la technologie.

Le rôle de Microsoft 365 dans la productivité

Les applications de productivité de Microsoft 365 sont un domaine qui démontre la nécessité d'une stratégie équilibrée. Ces applications, qui comprennent Word, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint et bien d'autres encore, sont utilisées à tous les niveaux de la plupart des organisations dans le monde. Bien qu'elles soient simples pour les employés et les équipes, elles ne sont qu'un ensemble d'outils. Les entreprises ont toujours besoin d'une stratégie pour superviser leur utilisation efficace. Sans un plan clair de gestion de l'information, une entreprise d'une certaine taille peut accumuler des centaines, voire des milliers de silos de données dans différentes bibliothèques, sites et canaux, ce qui rend les connaissances précieuses plus difficiles à trouver et à exploiter.

L'IA comme solution au chaos informationnel

L'IA peut contribuer à résoudre le problème du chaos informationnel. Les grands modèles de langage peuvent tirer des enseignements de vastes quantités de données et faire gagner un temps considérable aux travailleurs qui, autrement, passeraient leur temps à rechercher des informations. Toutefois, la précision de ce processus dépend de la qualité des données. Si aucun contenu n'est classé et régi, l'IA ne sera pas en mesure de faire la différence entre un projet mal rédigé et un élément de connaissance soigneusement élaboré par un expert en la matière.

Pour qu'une application d'IA générative parvienne à résoudre le chaos informationnel, elle doit disposer d'un contenu source bien sélectionné afin de constituer un index solide et d'un message-guide de l'utilisateur renforcé par des informations contextuelles supplémentaires. Dans le meilleur des cas, l'invite offre un contexte explicite, par exemple en limitant la réponse à un type spécifique de documents de plan de projet.

Les étapes d'une mise en œuvre réussie de l'IA

La mise en œuvre de l'IA générative pour la gestion de l'information nécessite plus que de simples solutions technologiques. Voici les étapes clés que les entreprises devraient suivre :

Élaborer une stratégie claire

• Aligner l'intégration de l'IA sur les objectifs généraux de l'entreprise.
• Impliquer les principales parties prenantes des différents services pour s'assurer que la stratégie répond à des besoins divers et favorise un sentiment d'appropriation.

Mettre en place des processus de gouvernance des données

• Mettre en œuvre des processus automatisés pour la conservation, l'organisation, la classification et le contrôle d'accès des données afin de garantir la cohérence et la conformité.
• Évaluer la pertinence des données pour le traitement de l'IA, en tenant compte des aspects juridiques et éthiques.

Évaluer l'infrastructure informatique

• S'assurer que les systèmes et les intégrations peuvent soutenir la stratégie de contenu et les exigences de gouvernance.
• Évaluer les solutions d'IA générative en fonction de la fiabilité des fournisseurs, des modèles de tarification et de l'analyse coûts-avantages globale.

Développer l'automatisation des processus de contenu

• Identifier les possibilités d'automatisation avancée pour améliorer la prise de décision et fournir des informations en temps réel.
• Réimaginer les processus existants pour transformer la manière dont le travail est effectué et dont la valeur est créée.

Évaluer les capacités de contenu pour les utilisateurs finaux

• Répondre aux besoins variables des différents groupes d'utilisateurs et veiller à ce que l'IA améliore leurs processus de travail.
• Investissez dans des programmes de formation, créez des champions au sein des différents services et élaborez une stratégie de communication pour susciter l'enthousiasme et répondre aux inquiétudes concernant l'adoption de l'IA.

Conclusion

En suivant ce cadre et en prenant en compte les éléments fondamentaux de la gestion de l'information, les entreprises peuvent se positionner pour récolter tous les bénéfices de l'IA. Le chemin vers une mise en œuvre efficace de l'IA peut être semé d'embûches, mais les récompenses potentielles - augmentation de la productivité, amélioration de la prise de décision et déblocage de l'innovation - en font une entreprise qui en vaut la peine pour les dirigeants avant-gardistes de tous les secteurs.

À mesure que nous avançons dans l'ère de la gestion de l'information augmentée par l'IA, les entreprises qui réussissent cette transformation seront bien placées pour prospérer dans un paysage commercial de plus en plus axé sur les données.

Lisez l'article du Technology Record pour en savoir plus.