Avec l'évolution du travail à distance et les demandes croissantes des entreprises avant-gardistes pour numériser les documents et automatiser les flux de travail, il n'est pas surprenant que de plus en plus d'organisations externalisent la transformation numérique auprès de fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) afin de rester agiles dans un monde en pleine mutation. Et c'est exactement ce qui se passe, selon une enquête récente commandée par Konica Minolta.

Réalisée par Keypoint Intelligence et Konica Minolta, l'enquête sur la transformation numérique a révélé que plus de la moitié des organisations ont externalisé au moins une partie de leurs flux de travail à des fournisseurs SaaS. Pour les micro-entreprises, la volonté de créer une transformation peut être particulièrement pénible en raison des ressources limitées, ce qui fait de l'externalisation un besoin et non une envie. Le rapport ajoute :

La pandémie de COVID-19 a accéléré de nombreuses tendances liées à la transformation numérique, exerçant une pression énorme sur les entreprises pour qu'elles adaptent leurs infrastructures de travail à distance et numérisent leurs flux de travail. Cette transformation du jour au lendemain a causé son lot de problèmes, en particulier parmi les micro-entreprises et les PME qui n'étaient pas habituées à une infrastructure à distance et qui étaient déjà à court de ressources et de budget.

L'essor du SaaS : L'externalisation au service de l'agilité et de l'efficacité

Il n'est pas surprenant que l'enquête ait révélé que les répondants - 34 % - étaient les plus préoccupés par la sécurité des données. "Le passage brutal au travail à distance et la dépendance accrue à l'égard des cadres numériques, associés aux lacunes en matière d'infrastructure et d'éducation des employés et des entreprises sur la gestion desdits flux de travail, ont créé une atmosphère dans laquelle les criminels pouvaient prospérer", notent les auteurs de l'enquête. En fait, quatre ans après l'introduction du règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, plus d'un quart des grandes entreprises et des petites et moyennes entreprises (PME) ont déclaré que la conformité à la règle constituait toujours un défi majeur.

Répondre aux préoccupations en matière de sécurité : SaaS et protection des données

Outre l'externalisation des flux de travail, de plus en plus d'entreprises externalisent le stockage des données. Dans le sillage de la pandémie de COVID-19, 72 % des entreprises ont adapté une forme ou une autre de solution en nuage. Plus précisément, les personnes interrogées ont déclaré que la transformation en nuage représentait l'un des aspects les plus importants de leurs besoins en infrastructure dans les domaines suivants :

• Gestion de la collaboration - 78
• Gestion des processus - 76
• Gestion de l'impression - 69 pour cent
• Gestion de contenu - 65

L'enquête a également révélé que de nombreuses entreprises sont à la traîne en ce qui concerne le maintien de plates-formes de gestion des documents résistantes - 66 % des personnes interrogées sont d'accord avec l'affirmation suivante : "le stockage des documents n'est toujours pas bien organisé".

"De nombreuses organisations utilisent trop de plateformes disparates dans leurs flux de travail, ce qui crée une multitude de possibilités de cloisonnement et d'obstacles à la productivité", note l'étude.

Pour ces organisations, de multiples versions de documents peuvent souvent être stockées sur plusieurs plates-formes de contenu et applications métier, ce qui fait perdre du temps aux membres de l'équipe à la recherche de documents, les fait manquer des échéances en raison de transferts négligés ou les expose à un risque de non-conformité avec les exigences de sécurité du client. Les plates-formes de gestion documentaire qui s'intègrent de manière transparente à SharePoint, Salesforce, Google Workspace et à d'autres applications de contenu peuvent résoudre ces problèmes et contribuer à accroître la productivité et à réduire les risques.

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La conclusion la plus fondamentale de l'enquête est simple : Les entreprises de toutes tailles tirent profit de l'externalisation des services informatiques. "Nous pensons que la complexité croissante de l'écosystème du lieu de travail en ligne d'aujourd'hui n'est pas près de disparaître, ce qui amène Keypoint Intelligence à conclure que l'externalisation des services informatiques gérés deviendra de plus en plus essentielle dans un avenir proche", a déclaré Colin McMahon, directeur associé de Keypoint Intelligence. Il a ajouté :

"Nous voyons des opportunités dans ce nouveau monde numérisé pour les entreprises de toutes tailles, mais surtout pour les micro-entreprises et les petites et moyennes entreprises (PME), qui peuvent surmonter leurs problèmes de personnel et de budget en adoptant l'idée que tous les processus n'ont pas besoin d'être gérés en interne. Avec la bonne combinaison d'adoption de processus numériques et grâce à des partenariats étudiés et minutieux, les entreprises peuvent améliorer leur transformation numérique et se positionner pour être plus compétitives à l'avenir."

Olaf Lorenz, chef de la division marketing international de Konica Minolta Business Solutions Europe, partage cet avis. "Pour les entreprises de toutes tailles, il y a encore beaucoup d'obstacles à surmonter sur la voie de la transformation numérique", a-t-il noté.

Il est clair que les entreprises qui s'associent à des fournisseurs de SaaS dont l'engagement envers les clients est avéré, dont les résultats sont reconnus par le secteur et qui possèdent une expertise en matière de gestion de l'information, seront en mesure de connaître une croissance exponentielle de leur retour sur investissement.

"Notre étude montre que de nombreuses organisations ont trouvé dans l'externalisation un outil efficace pour s'attaquer aux lacunes de la transformation numérique dans leur propre organisation", a déclaré Lorenz. "Un prestataire externe peut soutenir une entreprise rapidement et efficacement avec une expertise informatique supplémentaire et des solutions informatiques adaptées."

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