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La nouvelle réalité : Accepter le changement permanent

L'objectif reste le même, mais la gestion du changement a évolué. Il s'agit moins de planifier les changements futurs que de devenir plus agile pour gérer efficacement les changements constants.

Les entreprises doivent innover rapidement et mettre en œuvre des améliorations en permanence. Elles doivent rechercher toutes les avancées qui leur permettent de travailler plus intelligemment, d'avancer plus rapidement et, en fin de compte, de tirer parti de chaque opportunité avant que la concurrence ne les devance. À cette fin, le partage des données et la collaboration déterminent de plus en plus la rapidité d'action d'une organisation.

Les défis de la tradition Change Management

Le changement est devenu une force constante, mais il a toujours été profondément difficile. La nature humaine résiste fortement au changement, et il en va de même pour les entreprises. Pour les organisations, plus de changement peut être synonyme de plus de risques et d'interruptions potentielles de l'activité s'il n'est pas géré efficacement.

Résistance humaine au changement et risques de perturbation

Commencez par le sommet. Prenez le temps d'examiner les programmes actuels de gestion du changement et évaluez leur capacité à promouvoir des évolutions agiles et intelligentes sur le lieu de travail. Une équipe interfonctionnelle peut être chargée de l'évaluation. Les questions à poser et les réponses à apporter doivent commencer au sommet de la hiérarchie et s'étendre à toutes les équipes chargées de la mise en œuvre de la gestion du changement. Les questions suivantes devraient être abordées dans le cadre de toute évaluation efficace d'un programme de gestion du changement :

• Existe-t-il un engagement de haut niveau (c'est-à-dire au niveau de la direction) en faveur de la gestion du changement ?
• La gestion du changement s'aligne-t-elle sur les objectifs prioritaires de l'organisation ?
• Les employés et les services informatiques disposent-ils des outils appropriés pour gérer le changement ?
• Comment les progrès sont-ils suivis et évalués ?
• Les processus de gestion du changement dépendent-ils d'une supervision manuelle ?
• Quels sont les systèmes, les outils et les technologies qui permettent de gérer les flux de travail liés à la gestion du changement ?
• Quels sont les goulets d'étranglement dans les flux de travail, et ces goulets encouragent-ils des déviations de processus non approuvées qui exposent l'entreprise à des risques ?

Construire une stratégie Agile Change Management

Lors de l'examen des pratiques actuelles de gestion du changement, soyez particulièrement attentif à tout signal d'alarme potentiel. Il peut s'agir de problèmes de productivité, c'est-à-dire de tout processus qui prend beaucoup de temps aux employés, aux gestionnaires ou aux deux. Les erreurs qui ont une incidence sur la qualité des produits ou des services doivent également être mises en évidence et faire l'objet d'une évaluation quantitative.

Dans de nombreux secteurs d'activité, les responsabilités seront une considération prioritaire lors de l'évaluation de la gestion du changement. Quels sont les aspects de la gestion du changement qui pourraient potentiellement mettre l'organisation en danger de non-conformité avec les réglementations ou exposer l'entreprise à un risque financier, opérationnel ou juridique important ?

La puissance d'un DMS moderne

Après avoir bien compris les forces et les faiblesses actuelles de la gestion du changement, il est temps d'envisager de nouvelles stratégies et de nouveaux outils. Aujourd'hui, par exemple, de nombreuses organisations procèdent à des changements majeurs dans leurs systèmes de gestion documentaire (DMS) afin d'accroître leur agilité.

Amélioration du contrôle et de la visibilité des documents

La dernière génération de solutions de GED peut améliorer directement la gestion du changement de diverses manières. En introduisant un contrôle plus avancé des documents, une organisation modifie la façon dont les actifs d'information numérique sont visualisés, gérés et font l'objet d'un rapport.

L'amélioration de la visibilité et de la gestion des documents est particulièrement bénéfique pour la gestion du changement. Tout le monde peut travailler à partir d'une seule source de vérité, avec des faits et des détails actualisés. Une solution DMS moderne permet également aux employés d'accéder plus rapidement à toutes les informations. Les performances ayant un impact positif sur leurs tâches quotidiennes, les employés deviennent des partisans de la nouvelle plateforme et des changements associés, ce qui favorise l'adoption par les utilisateurs. L'agilité se développe à partir de la base.

Automatisation des flux de travail et rationalisation des approbations

Une base efficace pour la gestion des documents peut également aider les départements et les équipes de gestion du changement à mieux intégrer des informations auparavant cloisonnées. L'accès à des sources d'information plus larges permet de prendre de meilleures décisions et d'accroître la valeur de tous les actifs d'information numérique.

Amélioration de la collaboration et du partage d'informations

Pour les services informatiques, l'alignement de la gestion des documents sur la gestion du changement permet une gestion et un contrôle plus efficaces de l'infrastructure et des ressources logicielles. La visibilité accrue, les capacités de contrôle intelligent, l'amélioration du suivi et de la journalisation, ainsi que de nombreuses autres avancées de la GED permettent aux services informatiques d'ajuster l'infrastructure de l'information et d'améliorer la surveillance pour s'adapter à la gestion du changement.

M-Files: Votre allié dans l'agilité Change Management

L'élaboration de bases plus centrées sur l'information pour la gestion du changement améliore intrinsèquement la productivité. Les collaborateurs individuels perdent moins de temps à chercher la bonne information, et les équipes peuvent mieux collaborer lorsqu'elles travaillent à partir d'informations cohérentes et précises.

À l'avenir, les entreprises peuvent également s'appuyer sur une base solide de DMS pour introduire une gestion du changement plus automatisée. Les cycles d'examen et d'approbation auparavant centrés sur les courriels peuvent être remplacés par des flux de travail automatisés qui transmettent les documents et le contenu connexe aux bonnes personnes au bon moment. Les contrôles de sécurité et les autorisations d'accès peuvent également être facilement contrôlés et automatisés grâce à un système de gestion documentaire. Par exemple, les autorisations peuvent être définies de manière à ce que seuls les réviseurs puissent apporter des modifications lorsqu'un document atteint un certain niveau.

La donne est donc en train de changer, mais avec l'engagement nécessaire à la gestion du changement, les entreprises agiles peuvent rapidement pivoter pour s'adapter à des conditions de marché en constante évolution.

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