Votre organisation cherche à améliorer ses pratiques de gestion des documents et de l'information et envisage d'adopter un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

La mise en œuvre d'un système ECM peut être une solution efficace aux problèmes de contenu. Cependant, elle ne peut atteindre son plein potentiel d'efficacité accrue que si l'organisation a effectivement effectué le travail de base avant la mise en œuvre. Cela signifie que l'organisation connaît le point de départ et l'état souhaité, et qu'elle consacre suffisamment de temps et de ressources à la définition, à la mise en œuvre et au suivi.

Poser les bases de la réussite : Planification préalable à la mise en œuvre

Dans un projet de gestion de contenu d'entreprise, comme dans tout autre projet, il est important de définir les attentes de base et de comprendre ce que l'organisation tente de faire.

Définir les objectifs de l'entreprise

Pour réussir, l'organisation doit prendre trois mesures essentielles pour commencer à planifier un projet de mise en œuvre de l'ECM :

• Fixer des objectifs commerciaux clairs
• Comprendre le changement et ce qu'il signifie pour l'organisation et pour les personnes qui la composent
• Comprendre les risques encourus

Sans ces trois étapes, il est impossible de planifier et de gérer le projet de manière à soutenir l'entreprise et ses processus clés. Et, inévitablement, le projet ne parviendra pas à accroître l'efficacité, car les nouvelles méthodes de travail ne soutiendront pas les processus clés de l'entreprise.

Comprendre le facteur humain & Change Management

Même si un projet de mise en œuvre ECM comprend généralement un nouveau logiciel qui doit être utilisé, il ne s'agit PAS d'un projet informatique. Un projet de mise en œuvre ECM modifiera et devrait modifier les processus d'entreprise, les flux de travail et, surtout, le comportement des employés. Si vous n'accordez pas l'attention nécessaire à l'aspect humain, vous risquez d'échouer dans la réalisation de certains de vos objectifs clés.

Identifier et atténuer les risques potentiels

Nous pouvons considérer le projet comme cinq étapes de transformation. Au cœur du projet se trouve le nouveau système ECM. Viennent ensuite les pratiques de gestion des documents et la manière dont elles sont modifiées par le nouveau système. L'objectif suivant est de générer de l'efficacité en développant des flux de travail. Ces flux soutiendront les processus d'entreprise et transformeront la manière dont ils sont gérés. Enfin, tout cela doit modifier le comportement des employés. Si les employés n'adoptent pas le nouveau système et les nouvelles méthodes de travail, l'effet souhaité sur la rentabilité ne sera pas au rendez-vous.

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