Les organisations modernes sont inondées d'informations, et l'utilisation du capital intellectuel et des expériences accumulées d'une organisation en quelque chose d'exploitable pour l'entreprise est devenue un défi à l'ère de l'information. Transformer des référentiels de données désorganisés en coffres-forts d'information efficaces, faciles d'accès et consultables constitue un avantage concurrentiel reconnu. Parce que les organisations luttent pour trouver des moyens efficaces et efficients d'accumuler et d'exploiter leur capital intellectuel, les travailleurs du savoir ont perdu des occasions de prendre des décisions commerciales opportunes et éclairées qui auraient bénéficié des informations sur les clients et le marché fournies par la gestion des connaissances.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

En tant que concept, la gestion des connaissances consiste à doter les employés individuels du savoir collectif de l'entreprise afin qu'ils puissent exploiter les travaux antérieurs dans l'ensemble de l'organisation au profit du travail présent et futur. Par essence, elle institutionnalise les connaissances internes afin de permettre à votre personnel d'apprendre et d'utiliser les ressources essentielles que vous avez déjà créées.
Au fil du temps, une grande partie des connaissances créées par une organisation repose sur la collaboration, qu'il s'agisse d'idées partagées entre collègues ou de connaissances acquises lors d'interactions avec des clients ou des fournisseurs. La capture de ces leçons apprises au cours des échanges quotidiens est essentielle pour transformer les connaissances en quelque chose qui peut être codifié dans des processus et des listes de contrôle et utilisé au profit du reste de l'entreprise sur le long terme.

Les organisations qui cherchent à institutionnaliser la capture des connaissances peuvent se tourner vers des plateformes de gestion de l'information qui facilitent la réutilisation ultérieure des informations collectées et proposent des outils de recherche et des modèles utiles pour localiser, étiqueter et organiser chaque actif interne afin qu'il puisse être utilisé de manière constructive et efficace chaque fois qu'il est nécessaire.

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle importante ?

Nous vivons à l'ère de l'information, où l'information elle-même agit comme une monnaie puissante qu'une organisation peut utiliser comme capital intellectuel sur le marché. Les organisations qui parviennent à capturer, gérer et exploiter efficacement leur capital intellectuel remporteront plus d'affaires, offriront une valeur ajoutée à leurs clients de manière plus efficace et seront plus performantes que leurs concurrents.

En termes concrets, cela signifie que les organisations qui gèrent bien la connaissance sont moins vulnérables à la perte d'expertise en la matière au fil du temps en raison de la perte d'actifs ou de la rotation du personnel. Et les employés sont libérés de la corvée des recherches d'informations inefficaces qui, d'après les recherches, prennent jusqu'à 30 % du temps d'un travailleur du savoir. En fin de compte, lorsque les employés passent moins de temps à chercher les informations dont ils ont besoin, ils ont plus de temps pour produire des initiatives à valeur ajoutée et être attentifs à leur description de poste.

Les organisations ont trop souvent du mal à garder la trace des actifs existants pertinents qui peuvent leur permettre de remporter de nouvelles affaires ou de contribuer à des projets en cours de réalisation. En revanche, les organisations qui adoptent la gestion des connaissances peuvent étiqueter correctement les documents avec des métadonnées et ont bénéficié du placement des informations dans un contexte qui facilite leur réutilisation ultérieure de manière pertinente.

En outre, en compilant les connaissances dans une banque de connaissances accumulées, les organisations peuvent codifier les leçons apprises au fil des ans dans des listes de contrôle et des processus qui aident à s'assurer que les erreurs du passé ne sont pas répétées. L'étude 2020 Deloitte Global Human Capital Trends a révélé que 75 % des personnes interrogées considéraient la "création et la préservation des connaissances" comme une stratégie importante pour leur activité future et immédiate, mais seulement 9 % de ces mêmes personnes interrogées ont déclaré être équipées des moyens nécessaires pour y parvenir.

Posséder une plateforme qui applique, guide et automatise les étapes nécessaires à la capture et à la réutilisation des connaissances garantit que les organisations sont en mesure d'utiliser la gestion des connaissances de la bonne manière. Et d'une manière qui peut répondre aux préoccupations concernant l'expurgation des informations confidentielles des clients des personnes non autorisées à voir certaines choses en mettant en œuvre des flux de travail automatisés qui aident à garantir un processus d'anonymisation sans faille avec des révisions, des approbations et des publications. La gestion des connaissances peut également rationaliser les organisations en procédant à des révisions périodiques des actifs afin de maintenir les versions les plus récentes, d'archiver tout ce qui est obsolète ou d'appliquer de nouvelles étiquettes en fonction de l'évolution de la terminologie interne.

Tout cela montre qu'à mesure que le paysage commercial continue d'évoluer, l'exploitation des connaissances au sein d'une organisation est désormais une priorité et non plus un luxe "agréable à avoir". Ceux qui n'envisagent pas d'adopter la gestion des connaissances sont déjà à la traîne.

Comment M-Files peut-il contribuer à faire la différence ?

L'objectif final de la gestion des connaissances est en fait de préparer l'avenir de votre organisation en codifiant vos connaissances institutionnelles et en évitant de répéter les erreurs du passé. En effet, à son niveau le plus élémentaire, la gestion des connaissances consiste à permettre l'archivage et la réutilisation des connaissances en tant qu'actif. Correctement réalisée, la gestion des connaissances évite de devoir réinventer la roue en permettant à tous les employés de faire appel aux actifs accumulés, d'améliorer les flux de travail et de devenir plus compétents dans ce qu'ils font, quel que soit leur niveau d'expertise.
Et lorsque M-Files entre dans l'équation en tant que source unique de vérité pour toutes les données de l'entreprise, la tâche de la gestion des connaissances devient beaucoup plus facile. M-Files est une plate-forme de gestion de l'information basée sur les métadonnées qui a été conçue pour répondre aux défis courants de la gestion des connaissances avec des outils qui automatisent les processus liés à la capture, à la codification et à la réutilisation des connaissances qui peuvent être exploitées pour l'entreprise encore et encore.

La plateforme M-Files , basée sur les métadonnées, permet de relever les défis courants de la gestion des connaissances pour aider à capturer, codifier et réutiliser les connaissances. Grâce aux métadonnées, aux vues, à la recherche d'entreprise, aux modèles et aux flux de travail, M-Files fournit aux organisations les outils nécessaires pour faire face aux nouvelles réalités des affaires à l'ère de l'information.