Comme l'a fait remarquer un observateur, même les grandes catastrophes comme celle de Tchernobyl ne sont pas entièrement dues à un manque de documentation. Si cette crise a causé tant de dégâts, c'est parce que les gens n'ont pas suivi à temps les processus planifiés et documentés. S'il est important de documenter les processus, aucun organigramme ni aucune instruction n'aideront les entreprises à fonctionner plus efficacement ou à surmonter des obstacles inhabituels et inattendus si personne ne les suit.

Par conséquent, une bonne gestion d'entreprise ne se limite pas à la planification et à la documentation des processus d'entreprise. Elle comprend également l'application, la mesure et l'amélioration de ces processus. Jetez un coup d'œil à quelques statistiques sur la gestion des processus métier pour comprendre pourquoi elle est importante, comment les organisations s'en sortent et, surtout, quels sont les outils qui peuvent rendre la gestion efficace des processus métier relativement simple et transparente.

Comment la gestion des processus métier protège les entreprises

Pour illustrer les défaillances de la gestion des processus d'une manière encore plus simple et plus courante, vous pouvez considérer qu'une défaillance de processus revient à provoquer un accident de voiture en grillant un panneau stop. Les conducteurs titulaires d'un permis de conduire devraient connaître la procédure à suivre pour franchir un carrefour en toute sécurité. Ils savent même qu'ils risquent de recevoir une contravention ou d'endommager leur véhicule s'ils ne respectent pas les règles. Il n'en reste pas moins que les processus manuels présentent des lacunes, et que celles-ci se produisent tous les jours et partout. En attendant, peu importe qui est à l'origine de la collision ; toutes les personnes impliquées risquent de perdre du temps et de l'argent, voire d'être blessées.

À l'avenir, la technologie trouvera peut-être un moyen d'arrêter les voitures au carrefour jusqu'à ce que la route soit dégagée, comme c'est le cas avec les voitures autonomes. Bien qu'une entreprise ne puisse pas se conduire elle-même, les entreprises ont la possibilité de tester et de mettre en œuvre leurs processus opérationnels de manière assez remarquable et automatisée avec les bons systèmes en place.

Les statistiques relatives à la gestion des processus d'entreprise tirées d'une enquête réalisée par BPTrends dressent un tableau peu reluisant de l'état de la documentation des processus d'entreprise :

Dans l'ensemble, 96 % des entreprises ont déclaré avoir documenté au moins quelques processus d'entreprise, ce qui est bien sûr un premier pas dans la bonne direction.

Seuls 11 % des répondants ont déclaré ne jamais documenter les processus, mais seulement 23 % ont indiqué le faire fréquemment.

Seules 2 % des entreprises interrogées ont déclaré qu'elles documentaient toujours leurs processus d'entreprise.

Pour certains exemples spécifiques, seulement 1 % des entreprises ont indiqué qu'elles documentaient toujours les processus standard, c'est-à-dire le type de choses qu'elles font le plus souvent. Un pourcentage légèrement plus élevé, mais toujours à un chiffre, d'entreprises documentent toujours l'amélioration des processus, la manière dont elles utilisent les données, la formation des cadres ou même les processus majeurs. Quoi qu'il en soit, cette enquête a révélé que les entreprises ne documentent même pas systématiquement leurs processus, et encore moins qu'elles les suivent ou les appliquent. On peut imaginer le nombre de conducteurs qui grilleraient les panneaux stop s'ils pensaient que l'hexagone rouge n'était qu'une suggestion et non une règle.

Pourquoi les entreprises investissent dans la gestion des processus métier

Red Hat a contribué à la réalisation d'une enquête sur les raisons pour lesquelles les entreprises choisissent d'investir dans l'amélioration de leur propre gestion des processus. Cette étude a mis en évidence les principales conclusions suivantes :

Le désir d'améliorer la satisfaction des clients : 42%

Un désir d'améliorer l'efficacité et l'agilité : 65%

Entreprises ayant des projets de changement de processus en cours : 37%

La plupart des personnes interrogées ont déclaré que leur entreprise s'était concentrée sur l'amélioration progressive des processus et non sur un changement de culture à l'échelle de l'entreprise. En outre, ils ont déclaré que le plus grand obstacle auquel ils ont été confrontés a été de vendre l'idée de documenter, de suivre et d'améliorer les processus aux cadres supérieurs. Certains ont indiqué qu'ils pensaient que leurs dirigeants étaient déconcertés par le fait que de nombreux départements avaient tous présenté leurs propres projets, ce qui rendait difficile d'attirer l'attention. Cette idée soulève un point important : l'amélioration de la gestion des processus d'entreprise pourrait être plus efficace si elle était menée de haut en bas et si elle s'inscrivait dans le cadre d'un effort à l'échelle de l'entreprise.

Comment M-Files fait de la gestion des processus d'entreprise une partie intégrante d'un flux de travail efficace

La plateforme de gestion intelligente de l'information M-Files ne se contente pas d'organiser, de maintenir et de suivre vos documents. Elle automatise également le processus de suivi de votre flux de travail et contribue à améliorer le contrôle de la qualité à chaque étape du processus. Vous n'aurez plus à vous préoccuper des documents qui se perdent dans le dossier SPAM de la messagerie électronique de la personne responsable suivante. Au lieu de cela, cette personne recevra une alerte l'informant qu'elle doit s'occuper de ce document et une interface simple à utiliser pour effectuer sa tâche. Des fonctions telles que les notifications d'approbation automatique sont déjà incluses dans le système.

Une fois que l'employé a terminé son travail, le processus se poursuit en passant à la personne suivante dans la chaîne. Pendant ce temps, vos informations précieuses et les processus de votre entreprise seront protégés par une sécurité certifiée, un contrôle des versions, des fonctions de récupération et un système automatisé. Vous pouvez également intégrer M-Files à d'autres logiciels d'entreprise tels que votre CRM afin de faciliter la transition. M-Files permet également de transformer facilement votre lieu de travail en bureau sans papier et de donner aux employés un accès à distance, afin qu'ils puissent travailler là où ils en ont besoin.

Êtes-vous prêt à imaginer une meilleure façon de travailler et de contrôler les processus d'entreprise ? Commencez par planifier une démonstration ou un essai gratuit. Contactez-nous dès aujourd'hui pour nous parler de vos processus d'entreprise, et nous vous montrerons comment nous pouvons vous aider.