Combien de fois vous demande-t-on de modifier, d'approuver ou de commenter un document envoyé en pièce jointe d'un courriel ? Pour beaucoup d'entre nous, il s'agit d'un événement quotidien.

Un scénario typique : Un collègue bien intentionné envoie à plusieurs personnes un document Word par courrier électronique afin d'obtenir un retour d'information. Un collègue serviable apporte quelques modifications, clique sur Répondre à tous et joint le fichier modifié, ajoutant ainsi une personne supplémentaire à l'e-mail de groupe. Un autre collègue fait de même. Et encore un autre. Soudain, votre boîte de réception déborde de fichiers joints, tous avec des noms de fichiers légèrement différents (beaucoup d'utilisateurs ajoutent leurs initiales au nom).

Quelques heures plus tard, vous avez enfin le temps de vous attaquer au document. Parmi la douzaine de pièces jointes envoyées par courrier électronique, laquelle utilisez-vous ?

Les pièces jointes aux courriels : un véritable fléau

Les pièces jointes aux courriels étaient autrefois une nouveauté, une caractéristique apparemment avantageuse qui permettait un partage et un échange rapides d'informations. Cependant, elles sont rapidement devenues encombrantes. Si votre organisation gère le travail par le biais de pièces jointes, vous comprenez les maux de tête qui en découlent.

Il doit y avoir une meilleure solution. Une solution de gestion de contenu d'entreprise telle que M-Files permet aux utilisateurs de collaborer, de coordonner et de gérer des projets de travail de manière beaucoup plus efficace.

Examinons de plus près les défis que posent les pièces jointes aux courriels et pourquoi.

Contrôle des versions

Une série d'e-mails avec des pièces jointes, comme dans l'exemple ci-dessus, crée des problèmes de qualité majeurs. Il y a la frustration naturelle à laquelle sont confrontés de nombreux utilisateurs lorsqu'ils essaient de savoir quelle version utiliser. L'utilisation de la mauvaise version ou le fait de ne pas inclure la liste complète des réviseurs aggrave le problème pour tout le monde.

Pour le travailleur responsable du document final, il est très facile d'oublier une modification ou une suggestion en raison de la multitude de versions différentes du document en jeu. Pire encore, le processus peut dissuader certaines personnes de participer à la révision des documents, lorsqu'elles en ont assez de la manie du courrier électronique qui s'est emparée de leur boîte de réception.

Un système de contrôle des versions offert par l'ECM permet de suivre les versions, les changements et les auteurs de ces changements et reste une approche bien plus sensée de la révision partagée des documents.

Problèmes de stockage

Considérez toutes ces versions d'un même document. Imaginez qu'il s'agisse d'un jeu de diapositives contenant de nombreuses photos haute résolution. Ces fichiers occupent un espace de stockage considérable. Si les utilisateurs téléchargent et enregistrent ces innombrables versions sur leur bureau ou leurs propres fichiers réseau, le système peut rapidement se retrouver encombré de gigaoctets de fichiers dupliqués.

L'encombrement du système peut ralentir le fonctionnement de toutes les autres personnes qui ont besoin d'utiliser les serveurs de fichiers pour accéder à leurs propres fichiers de travail ou les sauvegarder. La saturation d'un serveur de fichiers a un effet d'entraînement sur l'ensemble de l'organisation.

La résolution d'un problème de stockage implique souvent qu'un employé du service informatique central augmente la taille du stockage pour un serveur encombré ; cependant, de nombreuses organisations imposent des limites strictes à la taille des serveurs et peuvent facturer les unités opérationnelles pour une capacité supplémentaire.

Collaboration insuffisante

La réalité est que les pièces jointes aux courriels dissuadent les utilisateurs d'en faire un outil de collaboration, comme c'était le cas à l'origine. Avec la confusion, la frustration, l'inefficacité et l'imprécision qui peuvent en résulter, les occasions perdues sont innombrables.

La collaboration est un facteur nécessaire et important de tout lieu de travail efficace. Ce n'est pas pour rien que les collègues veulent avoir un aperçu des documents. Les pièces jointes aux courriels ne sont pas la meilleure façon d'obtenir un retour d'information précieux.

Pourquoi une solution de gestion de contenu d'entreprise est-elle judicieuse ?

Les systèmes de gestion du contenu de l'entreprise (ECM) atténuent les problèmes liés à l'utilisation des pièces jointes aux courriers électroniques. Les outils ECM capturent, livrent, gèrent, conservent et stockent des documents de tous types. De plus, ils permettent une meilleure collaboration, grâce à des processus prédéfinis qui garantissent que chacun sait où trouver et utiliser les documents.

En matière de collaboration, les ECM ont deux fonctions essentielles. La première consiste à disposer d'une source unique pour l'emplacement d'un document. La seconde est la fonctionnalité qui permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à un document, de l'utiliser et de le modifier, souvent en temps réel.

Ces solutions peuvent permettre aux utilisateurs d'extraire des documents pour les modifier individuellement, mais les modifications sont effectuées et suivies dans l'emplacement du fichier partagé. Les solutions ECM les plus performantes offrent d'autres fonctionnalités clés en matière de flux de travail :

• Gestion de l'accès, y compris la capacité de partage en lecture seule
• Fonctionnalité d'audit
• Respect des mandats réglementaires
• Historique des documents
• Prise en charge de plusieurs types de fichiers
• Accès public via un lien hypertexte

M-Files offre une solution éloquente qui élimine la nécessité d'envoyer des pièces jointes par courrier électronique.