L'histoire de Innisfree

Fondée en 1997, Innisfree M&A Incorporated, ainsi que sa filiale à 100 % basée à Londres Lake Isle M&A Incorporated, est une société d'engagement des actionnaires à fort enjeu qui fournit des informations sur les actionnaires, des conseils stratégiques et des services de sollicitation de procurations aux plus grandes entreprises et investisseurs du monde. Innisfree fournit des conseils d'experts sur l'activisme des actionnaires, les propositions de rémunération des cadres, les questions de gouvernance d'entreprise, les relations avec les investisseurs, et bien d'autres choses encore.

L'année dernière, Worldox, le fournisseur de systèmes de gestion de documents de Innisfree, a été racheté par NetDocuments. Après avoir utilisé ce système de gestion de documents pendant cinq ans, Cody Pannella, stratège principal en matière de données à Innisfree , a déclaré que l'entreprise avait déjà envisagé de migrer vers un nouveau système. Ce projet a été catapulté sur la liste des priorités de Cody l'année dernière, lorsque NetDocuments a annoncé qu'elle mettrait fin à Worldox.

"Nous sommes donc passés d'une possibilité à une exigence, ce qui nous a permis de nous mettre à la recherche d'un nouveau système de gestion des documents", a déclaré M. Cody.

Une approche fondée sur les métadonnées

Avec du personnel à New York, Londres, Pittsburgh et Richmond, VA, Innisfree représente des centaines de clients dans plus de 20 pays. Cody et son équipe savaient donc qu'ils devaient assurer une migration transparente et continuer à utiliser un système de gestion documentaire basé sur les métadonnées.
"Nous voulions nous assurer que le nouveau produit était très axé sur les métadonnées et qu'il tirait parti de la façon dont nous enregistrions les fichiers", a-t-il déclaré.
En commençant par 10 entreprises, Innisfree a finalement choisi M-Files comme nouvelle plateforme de gestion de documents basée sur les métadonnées. Après avoir examiné les défis auxquels une équipe informatique est confrontée lors de l'adoption d'un nouveau système, M. Cody explique que l'approche M-Files a permis de répondre à chacun d'entre eux, qu'il s'agisse du choix du moment, de la facilité d'utilisation ou de l'adoption sans heurts.

Facilité d'utilisation

Avec M-Files, Cody et son équipe ont pu adopter un système similaire à l'ancienne interface, mais avec des fonctionnalités accrues. "[M-Files m'a offert] plus de fonctionnalités, plus d'options dans les métadonnées que j'utilise, de sorte que je peux non seulement reproduire l'ancien système que j'ai, mais aussi aller plus loin pour régler les problèmes que j'ai eus avec l'ancienne structure et les remplacer par les nouvelles fonctionnalités de métadonnées offertes par M-Files ", a déclaré M. Cody.

Tout est question de timing

Alors que Cody dirige une équipe de cinq professionnels, chaque membre a dû prendre le temps non seulement de poursuivre ses tâches à temps plein, mais aussi de travailler sur les tests et la validation du concept pour le nouveau système de gestion des documents. Le timing était primordial.

"Nous voulions être sûrs de donner la priorité aux principaux éléments : Nous voulions nous assurer que nous donnions la priorité aux principaux éléments, que nous pouvions les classer par ordre de priorité et les tester - quelles sont nos principales préoccupations, quels sont nos principaux problèmes, quelles sont les principales caractéristiques que nous aimerions conserver - et que nous trouvions exactement ce qui convenait le mieux", a déclaré M. Cody.

"M-Files s'est fait un devoir de relever ce défi", a-t-il ajouté. "Il n'y a pas eu trop de perte de temps - il était plus facile pour M-Files de présenter ce qui était logique pour nous. Et nous n'avons même pas eu besoin de couvrir certaines des petites choses parce que les plus importantes ont été prises en charge dès le départ."

Pour ce qui est de l'avenir, Innisfree espère faire passer son jeu de gestion de l'information au niveau supérieur. Cody ajoute :"L'automatisation des flux de travail est un aspect important que nous étudions actuellement pour pouvoir automatiser et parfois rationaliser certaines activités et certains processus que nous avons en interne."

Pour visionner la vidéo complète de l'histoire du client avec Innisfree, cliquez ici.