Qu'est-ce que le concept de recherche fédérée ? La recherche fédérée décrit une technologie de recherche capable d'analyser plusieurs sources d'information en même temps. La fonction agrège et consolide les résultats avant de les renvoyer à l'utilisateur. Cela profite aux chercheurs, car ils peuvent trouver des informations sur la base de facteurs tels que l'actualité ou la pertinence, sans tenir compte de l'emplacement ou du format de stockage. Nous avons voulu prendre un moment pour aider nos lecteurs à comprendre comment cette capacité de recherche globale fonctionne et peut profiter à une organisation.

Le coût élevé des silos d'information

La comparaison est simple : la recherche fédérée d'entreprise s'apparente à la manière dont les principaux moteurs de recherche renvoient des résultats. Par exemple, une recherche de "Lamborghini" sur Google renvoie le site de l'entreprise, éventuellement des discussions de forum, des images de voitures, des articles d'actualité et des vidéos sur les Lamborghini. Une requête aussi large peut donner lieu à des suggestions pour affiner la recherche, comme celle-ci : Vous pouvez affiner votre recherche en demandant le prix d'une Lamborghini ou les différents modèles.

Appliquez maintenant ce même concept à votre propre entreprise. Imaginez les avantages d'une recherche fédérée dans tous vos systèmes et référentiels de données. La plupart des grandes organisations s'appuient sur plusieurs systèmes contenant des données connexes. Par exemple, vous voudrez peut-être trouver les informations les plus pertinentes sur un client ou une ligne de produits donnée dans votre site CRM, votre système de gestion des documents et votre système de facturation. Aujourd'hui, vous pouvez être amené à effectuer des requêtes individuelles sur chaque système, puis à agréger les résultats manuellement.

CMSWire a publié des statistiques sur le nombre de sources dont les entreprises ont besoin pour rechercher des informations :

• Environ 90 % des informations de l'entreprise n'étaient pas structurées et se trouvaient dans une variété de types de documents et d'applications.
• Plus de 60 % des travailleurs de l'information devaient accéder à au moins quatre systèmes.
• Au moins 15 % d'entre eux ont dû interroger jusqu'à 11 systèmes différents.

Les avantages de la recherche fédérée pour les entreprises

L'idée de la recherche fédérée dans un contexte d'entreprise est d'apprivoiser le chaos des référentiels multiples. Par défaut, les capacités de recherche fédérée sont intégrées à la solution M-Files . M-Files ne se soucie pas de l'emplacement de vos documents. Les recherches peuvent être effectuées dans tous les silos d'information de l'entreprise pour obtenir des résultats, quel que soit l'endroit où se trouvent les fichiers. C'est là toute la puissance de la priorité donnée au contenu plutôt qu'à l'emplacement.

Recherche sans effort dans tous les systèmes

Les avantages évidents de la recherche fédérée d'entreprise sont les suivants :

• Vous n'aurez plus besoin de passer manuellement d'un système à l'autre, mais pourrez simplement demander une requête globale pour obtenir des résultats agrégés.
• Surtout, il n'est pas nécessaire d'investir dans une migration de données coûteuse et fastidieuse vers un système unique ou un entrepôt de données pour avoir la possibilité d'effectuer de telles recherches universelles.
• Si vous utilisez encore des systèmes existants, vous pouvez toujours accéder aux informations à partir d'une plateforme unique sans avoir à procéder à une mise à niveau.

Plus besoin de migrations de données coûteuses

Quelle bonne idée ! Peu importe que les différents services préfèrent utiliser leurs propres systèmes. Si les ventes veulent stocker des données sur leur site CRM, très bien. Si la comptabilité veut utiliser son ERP, pas de problème. M-Files n'a pas à remplacer ces investissements. Il permet simplement de maximiser votre investissement dans ces outils.

Comment fonctionne la recherche fédérée : Derrière les coulisses

Le fait de devoir effectuer de multiples recherches dans des systèmes déconnectés et, pire encore, de ne pas trouver l'information dont on a besoin a un coût très réel. L'enquête publiée par CMS Wire a révélé que les travailleurs de l'information passaient environ un tiers de leur journée à rechercher des informations pertinentes. Pire encore, ils ne parvenaient pas à trouver ce dont ils avaient besoin dans 44 % des cas. Cela se traduit par des pertes calculées de près de 6 000 dollars par an en efforts gaspillés pour chacun de ces travailleurs. Même une entreprise de taille modeste comptant 100 travailleurs du savoir subirait des pertes annuelles d'environ 600 000 dollars rien qu'en temps perdu.

Outre les efforts gaspillés, le coût immatériel lié au fait de ne pas trouver les informations nécessaires est difficile à calculer. Il varie en fonction de l'importance des données pour une application particulière et des besoins de l'entreprise. Cela ne signifie pas que l'entreprise ne dispose pas des bonnes informations. Cela signifie simplement qu'elle peut avoir été stockée dans un référentiel qui n'est pas recherché par les systèmes de connaissance disponibles.

Il est également probable que les informations difficiles à localiser ne soient pas correctement sécurisées et ne fassent pas l'objet d'un contrôle de qualité adéquat, de sorte que le coût initial de la collecte et du stockage de ces informations peut être considéré comme une autre perte. Ce type de données perdues expose également les organisations à des risques de violation de données et à des problèmes d'ordre réglementaire. Même si votre stratégie de gestion de l'information n'inclut pas nécessairement le regroupement de toutes les sources de données disparates, elle devrait inclure une simple visibilité de l'endroit où se trouvent les informations et de leur contrôle adéquat.

Comment fonctionne la recherche fédérée en entreprise

La plupart des systèmes de gestion documentaire exécutent la recherche fédérée en fonction de deux architectures principales utilisées pour offrir cette fonctionnalité. Bien que les tenants et les aboutissants de ces deux approches soient un peu pédants, ils méritent d'être mentionnés :

• Temps d'interrogation : Le système de recherche envoie simplement des requêtes à différents systèmes. Au moment de la requête, il attend les réponses pendant un certain temps, rassemble les résultats les plus pertinents et les renvoie à l'utilisateur. Les résultats peuvent être affichés sous différents formats. Bien entendu, la pertinence des résultats dépend de la détermination de chaque système interrogé.
• Temps d'indexation : Ce type de système de recherche s'appuie sur un index principal préétabli des différentes sources d'information. L'index devrait améliorer les performances des requêtes. Une variante du temps d'indexation utilise l'index de chaque système et non un index principal pour la recherche fédérée. Il s'agit donc d'une sorte d'hybride entre le temps d'indexation et le temps d'interrogation.

Comment mettre en œuvre la recherche fédérée dans votre entreprise

Vous pouvez bénéficier des principaux avantages liés à la recherche des informations dont votre entreprise a besoin, tout en perdant moins de temps. Trouvez une solution comme M-Files avec une recherche globale qui vous donne la possibilité de retrouver des informations, quel que soit l'endroit où elles sont stockées.

Prêt à vaincre les silos d'information et à donner plus de pouvoir à votre personnel ? Planifiez une démonstration gratuite ou commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui pour découvrir la puissance transformatrice de la recherche fédérée avec M-Files.