Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire (SGD) ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire? En termes simples, un système de gestion documentaire est une solution logicielle automatisée utilisée pour organiser, sécuriser, stocker, capturer, numériser et étiqueter des fichiers professionnels.

De nombreux systèmes de gestion documentaire vont au-delà des fonctionnalités de base pour inclure des flux de travail liés aux documents. Il existe une multitude d'autres modules complémentaires, de fonctionnalités et de capacités vantées par certains systèmes de gestion documentaire - ce qui a donné lieu à d'autres noms et désignations comme la gestion de contenu d'entreprise (ECM), la gestion de l'information d'entreprise (EIM) et la gestion intelligente de l'information (IIM).

Le terme de gestion documentaire fait souvent référence à une stratégie globale de stockage, de gestion et de suivi des documents électroniques d'une entreprise.

Comment fonctionne un système de gestion des documents ?

Business.com affirme qu'un système de gestion documentaire a trois fonctions principales : capturer, stocker et distribuer les documents. Encore une fois, dans sa définition la plus élémentaire, un système de gestion documentaire doit au moins bien remplir ces trois fonctions.

Les systèmes de gestion des documents doivent permettre de capturer des documents provenant de n'importe quelle source

Un système de gestion des documents doit permettre d'introduire des documents et des fichiers provenant de diverses sources. Parmi ces sources, on peut citer

• Numériser, capturer et numériser à partir de dossiers papier
• Emails et pièces jointes
• Applications externes telles que CRM ou ERP
• Le contenu généré par l'utilisateur est sauvegardé de manière native dans le système de gestion des documents.

Une fois les documents chargés dans le SGD, quelle qu'en soit la source, le SGD doit permettre d'indexer et de classer ces documents, souvent à l'aide de métadonnées.

Les systèmes de gestion des documents doivent servir de référentiel central

L'une des fonctions de base d'un système de gestion documentaire est de servir de plaque tournante - de dépôt central - pour les fichiers de l'entreprise. De nombreux systèmes de gestion documentaire de base nécessitent un projet de migration massive pour transférer tous les documents critiques de l'entreprise dans le système. Les solutions de gestion intelligente de l'information plus avancées , comme M-Files, se connectent aux référentiels existants - en appliquant des métadonnées et des relations aux documents stockés dans d'autres systèmes. Grâce aux intégrations, il n'est pas nécessaire de procéder à une migration et les environnements des autres systèmes peuvent rester intacts.

La sécurité de l'information est l'un des aspects à prendre en compte pour le stockage. Un emplacement de stockage central permet de protéger les informations de l'entreprise contre les acteurs malveillants. Grâce à des autorisations dynamiques avancées, les entreprises peuvent contrôler qui a accès à certains documents ou catégories de documents.

Les systèmes de gestion des documents doivent faciliter la recherche et la récupération des documents

Un système de gestion des documents doit permettre aux utilisateurs de trouver facilement les informations. Grâce aux métadonnées, tous les fichiers sont étiquetés de manière à pouvoir être retrouvés à l'aide d'une multitude de paramètres. Par exemple, les métadonnées d'une facture peuvent être étiquetées avec :

• Parties à la facture
• Dates importantes
• Montant
• Unité opérationnelle ou département
• Description des services rendus ou des produits achetés

Toutes ces informations étant jointes aux métadonnées du document, les recherches donnent de meilleurs résultats et les utilisateurs peuvent récupérer les documents plus rapidement et plus simplement. Sur M-Files, les documents peuvent être trouvés à l'aide d'une recherche semblable à celle de Google, qui renvoie d'abord les fichiers les plus pertinents.

À quoi servent les systèmes de gestion des documents ?

Un système de gestion documentaire est utilisé pour organiser, sécuriser, numériser et classer automatiquement les documents de l'entreprise, afin d'en faciliter l'accès, la modification et le partage. À l'origine, les systèmes de gestion documentaire sont nés lorsque les entreprises ont cherché à s'affranchir de l'utilisation du papier dans leurs bureaux - avec des chemises en papier et des classeurs. Depuis, la gestion documentaire a pris une place plus centrale dans la pile technologique de l'entreprise, facilitant les flux de travail et reliant des référentiels disparates en un centre central.

Quels sont les types de systèmes de gestion documentaire ?

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion documentaire, en fonction de leur classification.

Système de gestion documentaire en nuage ou sur site

À quoi ressemble votre environnement informatique préféré - basé sur le cloud, sur site ou hybride ?

Les systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud stockent vos fichiers dans le cloud, ce qui les rend accessibles partout où il y a une connexion internet.

Certaines entreprises peuvent avoir besoin d'une gestion documentaire sur site, où les fichiers sont stockés sur un serveur local. Cela peut s'avérer nécessaire lorsque certaines réglementations imposent un stockage local ou lorsque certains pays exigent la souveraineté des données, par exemple.

Un DMS hybride permet de combiner les deux options.

Système de gestion documentaire avec ou sans dossier

Certains systèmes de gestion de documents sont basés sur les dossiers, c'est-à-dire qu'ils utilisent simplement les structures de fichiers traditionnelles de dossiers et de sous-dossiers au sein du système. D'autres systèmes sont sans dossier, basés sur les métadonnées et agnostiques, comme M-Files. Dans ce type de système, l'endroit où un document est stocké n'a pas d'importance. La seule chose qui compte est la nature du document , qui est une fonction des métadonnées.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un système de gestion documentaire efficace ?

Comme nous l'avons mentionné, un système de gestion des documents peut présenter plusieurs caractéristiques qui s'intègrent dans des pratiques de gestion de l'information plus intelligentes. Voici quelques caractéristiques clés à explorer dans un SGD :

La recherche : Une GED efficace aide les utilisateurs à trouver des documents et des informations sur la base des identifiants, des métadonnées, des relations et du contenu des documents.

Les métadonnées : 93% des travailleurs sont incapables de trouver un document parce qu'il a été mal nommé ou mal classé. Dans un DMS, l'information étant étiquetée avec des métadonnées en fonction de sa nature, la même information peut être recherchée et trouvée en utilisant différents critères en fonction du cas d'utilisation. L'information unique apparaît dynamiquement là où elle est nécessaire, sans duplication.

Intégrations : De nombreux systèmes de gestion documentaire s'intègrent à d'autres systèmes et référentiels d'entreprise - courrier électronique, dossiers de réseau, CRM, ERP, ECM hérité et autres.

Contrôle des versions : Les fonctions de contrôle des versions garantissent l'accès à la dernière version d'un document. Le contrôle et le suivi des versions permettent de savoir facilement ce qui a été modifié, qui l'a fait et quand la modification a été apportée.

Soutien à la conformité réglementaire : Si vous travaillez dans un secteur réglementé, un système de gestion documentaire peut vous aider à réduire le risque de non-conformité. Les utilisateurs peuvent automatiser les pistes d'audit et gérer les informations et les flux de travail connexes conformément aux règles de conformité.

L'évolutivité : Lors du choix d'un système de gestion documentaire, l'entreprise doit prêter attention à l'évolutivité de ce système. Au-delà des besoins actuels, il convient de trouver un SGD doté de fonctionnalités avancées permettant de répondre à la croissance ou à l'évolution de l'entreprise.

Sécurité : Un DMS doit offrir des fonctions de sécurité robustes telles que les autorisations d'accès et les fonctions de contrôle, les pistes d'audit, l'authentification fédérée, le cryptage des fichiers d'entreprise en transit et au repos, la détection des intrusions, la prévention de la perte de données, la haute disponibilité et bien plus encore.

Facilité d'utilisation : Étant donné qu'un SGD devient une technologie de base pour l'entreprise, il est important que l'expérience utilisateur soit excellente - avec une accessibilité facile, peu ou pas de temps d'arrêt et des fonctions simples à utiliser. Les employés doivent pouvoir accéder facilement aux fichiers, les gérer et y naviguer.

Collaboration : Un SGD doit permettre aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur les documents, grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des documents de projet, le suivi des tâches, les flux de travail, la co-rédaction et le partage aisé des documents entre les utilisateurs.

Intelligence du contenu : Certains systèmes de gestion documentaire avancés font appel à l'intelligence artificielle. L'intelligence artificielle peut aider à classer les documents en remplissant les champs de métadonnées, à rechercher certaines données dans les fichiers et à séparer les données essentielles de l'encombrement.

Flux de travail : La gestion manuelle des processus quotidiens n'est pas une bonne utilisation du temps. Un DMS avec automatisation des flux de travail permet d'assurer la cohérence en vérifiant que chaque étape d'un processus métier est respectée. Les flux de travail automatisés rationalisent les processus commerciaux courants, tels que l'approbation des contrats, le contenu contrôlé et la facturation, en envoyant une notification lorsqu'une tâche doit être effectuée.

Travail à distance : Un DMS basé sur le cloud permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers de n'importe où et souvent à partir de n'importe quel appareil - ce qui permet de travailler à distance n'importe où : au bureau, à la maison, à l'aéroport, à l'hôtel, dans un café... n'importe où.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des documents ?

Un SGD doit rendre le travail plus facile, plus productif et plus efficace, en épargnant au personnel des heures de tâches fastidieuses et l'exaspération de ne pas trouver rapidement les documents dont il a besoin. Les principaux avantages sont les suivants :

Productivité accrue

Lorsque les travailleurs passent moins de temps à rechercher des documents ou à effectuer des tâches manuelles et répétitives, ils ont plus de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée.

Diminution du risque de sécurité

La sécurisation des informations et l'application de contrôles d'accès dynamiques réduisent les risques et l'exposition en matière de sécurité de l'information. En cas d'incendie ou d'inondation imprévus, la reprise après sinistre est simple lorsque les documents sont stockés dans le nuage.

Amélioration des mesures de conformité

Les exigences de conformité pour de nombreux documents d'entreprise peuvent être compliquées et difficiles à respecter. Un DMS aide les organisations à éviter les amendes, les révocations de licences ou même la responsabilité pénale en automatisant les documents clés pour répondre aux exigences réglementaires.

Recherche rapide et facile de documents

Les travailleurs passent en moyenne 18 minutes à chercher un document, selon Forrester. Une GED basée sur les métadonnées permet de trouver rapidement et facilement le bon document.

Collaboration renforcée

Un SGD facilite le partage d'informations et la collaboration, en permettant aux documents provenant de différentes sources d'être accessibles à partir de plusieurs endroits. Les utilisateurs peuvent partager des documents, surveiller les flux de travail, coécrire des documents, etc.