Ah. La démocratie. Un terme sacré qui a toujours été une source d'inspiration pour les citoyens du monde libre. Un mot qui nous renvoie à la célèbre description d'Abraham Lincoln: "Du peuple, par le peuple, pour le peuple" : "Du peuple, par le peuple, pour le peuple". Et c'est en faisant un clin d'œil à la phrase de Lincoln que nous décrivons de la même manière la démocratisation de l'information dans l'entreprise. La démocratisation de l'information signifie que nous étendons le pouvoir des informations professionnelles créées par le peuple, au peuple.

La démocratisation de l'information dans l'entreprise

En d'autres termes, cela signifie que les informations créées par les employés sont mises à la disposition de tous les autres employés. Et n'est-ce pas mieux ainsi ? Lorsque les employés ont accès à l'information, cela leur permet de prendre de meilleures décisions ; cela leur donne une visibilité, une perspective et des informations clés ; c'est le summum de la transparence. La démocratisation de l'information est le grand égalisateur.

Silos d'information et démocratisation de l'information

Prenons un exemple :

Nous sommes en 2005. Les informations de l'entreprise sont disséminées dans toute l'organisation comme dans un terrain vague, avec des PDF et des feuilles de calcul qui flottent comme des choux. Certaines se trouvent sur un lecteur réseau principal. D'autres se trouvent dans la solution ERP. Mais la plupart des documents vivent en vase clos sur les ordinateurs des individus, loin des yeux de tous.

Le vendeur John a une révélation et modifie quelques diapositives de sa présentation de vente. Ces changements ont fait une énorme différence et ses ventes ont augmenté. Il a l'intention d'informer son équipe de ces changements, mais l'e-mail reste à l'état de brouillon alors qu'il passe à autre chose.

Personne ne découvrira ces modifications tant que John ne les aura pas expliquées.

Elaine, employée du service financier, conserve les factures sur son bureau dans un dossier et les télécharge dans le logiciel financier au moment du paiement, lorsqu'elle en a le temps. Les autres services se demandent où se trouve cette facture ou si elle a été payée.

Personne n'est vraiment au courant des factures jusqu'à ce qu'Elaine leur dise ce qui s'est passé, ou qu'elles apparaissent dans le logiciel financier.

Il s'agit là d'une version simplifiée de l'information cloisonnée. Voyons maintenant la démocratisation de l'information en action.

Nous sommes en 2020. L'organisation dispose de M-Files, qui sert de centre d'information centralisé, reliant les informations contenues dans les dossiers du réseau, l'ERP, le logiciel financier, SharePoint et d'autres applications métier.

Le vendeur Sam étudie la situation d'un client actuel et cherche des moyens d'élargir son compte. Il recherche des informations pertinentes sur le site M-Files et les trouve :

• Notes d'un vendeur précédent sur une autre opportunité au sein de l'organisation cliente
• Enregistrement d'un appel téléphonique entre le client et son équipe chargée de la satisfaction de la clientèle, au cours duquel le client explique pourquoi il est si satisfait des produits de l'entreprise.
• les factures antérieures reflétant les réductions de prix et les promotions dont le client a bénéficié
• Un communiqué de presse publié par le client il y a un an
• Un projet d'étude de cas incomplet sur lequel l'équipe marketing travaille avec ce client

Et Sam obtient tout cela d'un seul coup d'œil. Il n'a pas eu besoin de demander à ses 264 collègues s'ils avaient déjà eu affaire à ce client. Il a cherché et trouvé des informations auprès d'autres personnes, des informations qui l'ont aidé à prendre de meilleures décisions, à élaborer une proposition de valeur pour développer le compte.

C'est la démocratisation de l'information dans l'entreprise.

La mise en garde

Le seul obstacle à une démocratisation totale de l'information est la sécurité et les autorisations des utilisateurs. Il est évident que les informations sensibles doivent être sécurisées et accessibles uniquement par les personnes concernées. Grâce aux autorisations dynamiques offertes par les plates-formes de gestion de l'information telles que M-Files, des informations telles que les salaires des employés, les paiements des clients et d'autres données sensibles ne sont visibles que par les personnes qui en ont l'autorisation.

Partout, on assiste à une démocratisation des entreprises.

Uber a donné à chacun la possibilité d'être chauffeur et passager - sans posséder un seul taxi.

AirBnB a donné à chacun la possibilité de posséder un bien locatif et d'être locataire - sans posséder de bien immobilier.

Amazon a donné à chacun la possibilité d'être un détaillant et un consommateur - sans posséder les produits (dans la plupart des cas, en tout cas).

De la même manière, les entreprises doivent démocratiser l'information. Elles doivent donner à leurs employés le pouvoir d'être des créateurs d'informations et des chercheurs d'informations, dans un même mouvement rapide. Le chemin vers ce pilier de la transformation numérique peut être sinueux, mais il en vaut la peine.

Comme l'a dit l'ancien président taïwanais Chen Shui-Bian, "le chemin vers la démocratie est peut-être sinueux et ressemble à un fleuve qui prend de nombreuses courbes, mais il finit par atteindre l'océan".