Nous voulons ici explorer la question de base : Qu'est-ce que les métadonnées ? Et pourquoi sont-elles importantes ?

Wikipédia définit les métadonnées comme des "informations structurées qui décrivent, expliquent, localisent ou facilitent la recherche, l'utilisation ou la gestion d'une ressource d'information". Ceux qui travaillent dans l'informatique depuis plus de quelques années savent que le concept de métadonnées n'est pas nouveau : ce terme est apparu à la fin des années 1960. Il est utilisé depuis l'avènement du système décimal Dewey dans les bibliothèques pour classer et catégoriser les documents en fonction du titre, de l'auteur et du sujet, afin qu'ils puissent être plus facilement localisés sur les étagères parmi des milliers d'autres.

La puissance de la gestion des métadonnées

Les bibliothèques constituent un premier exemple de métadonnées appliquées à la forme physique, mais dans notre monde de plus en plus numérique, l'objectif premier de la gestion des métadonnées reste le même : naviguer plus rapidement dans les référentiels de données afin de trouver, de gérer et de suivre efficacement les informations. En fait, cela reste l'essence même de ce qui rend la gestion des métadonnées si essentielle pour les applications les plus utilisées aujourd'hui, tant pour les petites et moyennes entreprises (PME) que pour les entreprises.

Amélioration de l'organisation et de la recherche de l'information

Il est également important que les métadonnées permettent de créer des associations et des relations entre les éléments et les utilisateurs dans un ou plusieurs référentiels ou applications connexes, telles qu'un système ERP ou CRM , et qu'elles permettent d'instaurer une cohérence dans la manière dont les informations sont utilisées, stockées et partagées. Les métadonnées clarifient également l'origine et l'historique des données et garantissent que les flux de travail et les processus d'entreprise sont correctement suivis et administrés.

Établir des relations et une cohérence entre les systèmes

En d'autres termes, les métadonnées organisent et suivent l'ensemble du cycle de vie numérique des informations commerciales importantes, y compris les processus, les procédures et les utilisateurs qui les affectent, fournissant ainsi une piste d'audit précise qui peut s'avérer inestimable - ou obligatoire, dans les secteurs hautement réglementés - pour votre entreprise à tout moment. La protection et l'organisation de cette piste d'audit est une autre raison pour laquelle les métadonnées devraient être la pierre angulaire de votre stratégie ECM.

Garantir la conformité et l'auditabilité des données

La valeur des métadonnées réside dans leur capacité à classer et à organiser plus efficacement l'information, ainsi qu'à fournir une vision plus approfondie des actions qui se déroulent dans votre entreprise, en fournissant plus d'intelligence et des informations de meilleure qualité pour alimenter les initiatives de big data, l'automatisation, la conformité, le partage des données, la collaboration, et bien plus encore. Pourtant, de nombreuses applications ECM utilisent les métadonnées comme une couche d'information supplémentaire et s'appuient sur des structures de dossiers traditionnelles pour organiser l'information. Par conséquent, les utilisateurs considèrent l'administration des métadonnées comme un travail supplémentaire, ce qui conduit souvent à une mauvaise qualité des métadonnées. En revanche, les systèmes ECM efficaces basés sur les métadonnées ne demandent aux utilisateurs que de décrire le document ou l'objet de données à l'aide de balises et de propriétés lors de l'enregistrement. Cela permet aux utilisateurs de rechercher l'information de la manière la plus logique pour eux (par exemple, le nom du projet, la date, le type de contrat, le client, etc.)

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