Qu'est-ce que les métadonnées ? Pourquoi les métadonnées sont-elles utiles ? Deux questions auxquelles nous répondons dans une infographie publiée récemment. Comme le mentionne l'image, les métadonnées sont des données descriptives qui étiquettent un élément d'information et fournissent un contexte et une signification à cette information.

Qu'est-ce que les métadonnées ? Un exemple rapide.

Supposons qu'une société immobilière dispose d'un contrat de bail signé au format PDF. En raison de la structure archaïque des dossiers, l'agent peut enregistrer ce document dans un dossier intitulé "Contrats de location" avec le nom de fichier "Contrat de location-125 Main Street.pdf". C'est tout à fait normal, n'est-ce pas ?

Mais que se passe-t-il lorsque quelqu'un doit trouver ce contrat de bail et d'autres documents connexes pour le locataire, John Hanover ? Il doit chercher dans un fouillis de documents pour espérer trouver ce dont il a besoin.

Que se passe-t-il si la comptabilité a besoin de retrouver tous les contrats de location signés en juillet 2019 ? Comment trouver ce PDF ? La date ne figure ni dans le nom du fichier ni dans le dossier.

Il s'agit d'un exemple très simple qui a une solution simple dans les métadonnées. Dans l'idéal, l'agent de location pourrait appliquer des métadonnées au fichier pour catégoriser des éléments tels que :

• Bailleur
• Locataire
• Date d'exécution
• Date de la signature
• Durée du bail
• Date de début du bail
• Date de fin de bail
• Nom du bien
• Adresse de la propriété
• ...et toutes les données importantes

Cela rend le document consultable, modifiable et gérable, quel que soit son nom ou l'endroit où il se trouve. On pourrait dire que les métadonnées ont autant de valeur que les données elles-mêmes.

Pourquoi les métadonnées sont-elles utiles ?

Les métadonnées sont utiles aux entreprises de bien des façons pour contextualiser leurs informations et leurs documents. Tout d'abord, vous pouvez dire adieu aux dossiers chaotiques, pour de bon. Les dossiers réseau sont une structure obsolète pour l'organisation et la gestion des documents - tout comme leurs prédécesseurs, les classeurs et les chemises manille. Avec les métadonnées, M-Files est agnostique en termes de référentiel, ce qui signifie que l'endroit où le document est stocké n'a pas d'importance, ce qui compte c'est ce qu'il est. Quel concept puissant !

Nous pourrions nous étendre longuement sur les nombreuses utilisations des métadonnées - de l'attribution de permissions au lancement de flux de travail de révision et d'approbation, et bien d'autres choses encore. Mais pourquoi ne pas laisser cette fantastique infographie ici pour que vous puissiez l'assimiler.(Téléchargez-la ici.)