L'un des principaux problèmes auxquels la plupart des organisations sont confrontées aujourd'hui n'est pas tant le volume de données qu'elles traitent quotidiennement que la proportion de ces données qui ne sont pas structurées.

Les données non structurées, comme le terme l'indique, sont des informations qui n'ont pas de modèle prédéfini ou qui ne sont pas organisées d'une manière prédéterminée. En général, ces informations sont très chargées en texte et contiennent non seulement des dates et des chiffres, mais aussi d'autres éléments d'information essentiels. Les données non structurées peuvent également se présenter sous la forme de texte dans un document scanné ou un autre type d'image photographiée.

C'est essentiellement ce que la reconnaissance optique de caractères (également connue sous le nom d'OCR) est censée faire. Il s'agit d'un processus technologique qui permet de convertir le texte de ces documents en quelque chose qui peut non seulement être édité et stocké, mais aussi faire l'objet d'une recherche électronique.

La puissance de l'OCR : rationaliser les flux de travail et extraire de la valeur

La principale raison pour laquelle l'OCR est si importante est, de loin, qu'elle A) contribue à éliminer les types de tâches de saisie manuelle des données qui prennent trop de temps à vos employés, et B) aide à capturer les informations critiques d'une manière qui facilite plus que jamais l'extraction de la valeur brute pour aller de l'avant.

En règle générale, le processus se déroule comme suit :

1. Tout d'abord, les documents seront scannés (ou photographiés) sous une forme électronique.
2. Ensuite, la reconnaissance optique des caractères est appliquée.
3. Le texte contenu dans ce document est ensuite sauvegardé en tant que texte avec des métadonnées consultables.
4. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour lancer des flux de travail et mieux soutenir les processus dans tous les domaines.

Élimination de la saisie manuelle des données

En effet, la reconnaissance optique de caractères est conçue pour éliminer le besoin de saisie manuelle des données en reconnaissant automatiquement les caractères tels que les lettres, les chiffres et les symboles. Ces informations peuvent ensuite être facilement exploitées sur une plateforme numérique. Elles peuvent même être stockées dans une plate-forme de gestion intelligente de l'information telle que M-Files, ce qui facilite considérablement la recherche et l'extraction de ces informations.

Rendre l'information consultable et accessible

En définitive, la reconnaissance optique de caractères apporte un large éventail d'avantages différents que les organisations de toutes formes et de toutes tailles peuvent utiliser. En plus d'améliorer la facilité avec laquelle vous pouvez trouver des informations, l'OCR est également au cœur de nombreux processus de développement tels que l'apprentissage automatique.

OCR et apprentissage automatique : Une combinaison puissante

Prenons la gestion des documents, pour ne citer qu'un exemple. L'apprentissage automatique est ici un élément essentiel, car il permet d'éliminer les tâches manuelles qui sont à la fois redondantes et chronophages, libérant ainsi un maximum de temps pour vos employés afin qu'ils puissent se concentrer sur les questions qui requièrent vraiment leur attention.

Amélioration de la gestion des documents et rationalisation des flux de travail

Outre la reconnaissance intelligente des caractères pour l'écriture manuscrite, l'OCR (lorsqu'elle est associée à l'apprentissage automatique) peut contribuer à améliorer l'analyse sentimentale, la reconnaissance d'objets, etc. Elle peut même devenir la pierre angulaire de votre politique de protection de la confidentialité des données, car si vous savez exactement quelles sont les informations avec lesquelles vous travaillez et où elles sont stockées, vous êtes en bien meilleure position pour les protéger de ceux qui vous veulent du mal.

Sécurité et protection des données renforcées

La reconnaissance optique de caractères est même au cœur de nombreux efforts de transformation numérique des entreprises. N'oubliez pas que la première étape d'une transformation numérique réussie consiste à numériser tous les documents papier avec lesquels vous travaillez, afin de pouvoir les stocker correctement et les mettre à la disposition de tous ceux qui, au sein de votre organisation, ont besoin de ces informations pour faire leur travail.

OCR : la base de la transformation numérique

Avec la bonne solution OCR à vos côtés, vous pouvez numériser des éléments tels que des notes de réunion, des agendas, des lettres, des dossiers de clients et même des photographies. Ces documents peuvent ensuite être insérés dans votre système de gestion de contenu numérique afin qu'ils puissent circuler librement au sein de votre entreprise en fonction des besoins.

Numérisation des documents papier et stockage centralisé

Mais en fin de compte, le véritable avantage est que la reconnaissance optique de caractères est la première étape vers le lancement de projets plus vastes d'automatisation des flux de travail au sein de votre entreprise. De nombreuses tâches manuelles confiées à vos employés sont certes importantes, mais elles prennent beaucoup trop de temps et laissent la porte ouverte à des problèmes tels que l'erreur humaine.

Automatisation des flux de travail et amélioration de l'efficacité

Avec l'automatisation du flux de travail, vous n'avez aucun de ces effets secondaires à gérer. Les processus eux-mêmes sont exécutés plus rapidement, plus efficacement et plus précisément qu'auparavant, grâce à des étapes facilement reproductibles. Ainsi, non seulement vous bénéficiez d'une cohérence garantie, mais vos employés peuvent désormais se concentrer sur les questions qui génèrent réellement des revenus pour votre entreprise - ce qui pourrait bien être l'avantage le plus important de tous.

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