Le volume d'informations créées quotidiennement par l'entreprise moyenne est stupéfiant. En fait, on estime qu'il s'est créé plus de données au cours des deux dernières années que pendant toute l'histoire de l'humanité jusqu'à ce jour. Ces données contiennent les informations dont les responsables ont besoin pour prendre des décisions plus éclairées sur l'orientation de leur entreprise, mais il peut être difficile d'y parvenir lorsque l'analyse de toutes ces données devient une bataille insurmontable.

C'est aussi l'une des principales raisons pour lesquelles les métadonnées sont si importantes. À la base, le terme métadonnées fait référence à un ensemble de données qui décrivent et donnent des informations sur d'autres données. En d'autres termes, il s'agit de la brève description que vous écrivez ou des mots-clés que vous utilisez pour déterminer rapidement le contenu d'un document avant de l'ouvrir. Les métadonnées sont incroyablement utiles si elles sont utilisées correctement - mais cela aussi devient un défi au fur et à mesure que l'entreprise prend de l'ampleur.

Pour une présentation rapide de ce que sont les métadonnées et de ce qu'elles font, consultez l'infographie suivante Pourquoi organiser avec des métadonnées:

En termes clairs, l'information créée par les entreprises n'est en fin de compte utile que dans la mesure où des métadonnées y sont attachées à des fins de catégorisation. En l'absence d'une structure de métadonnées adéquate, il est difficile de trouver des informations critiques et d'autres informations, même dans les meilleurs jours. Non seulement cela, mais cela crée des problèmes supplémentaires tels que des données mal classées, des données qui n'ont pas de relation claire avec des données importantes similaires, un système qui n'est pas configuré pour soutenir des flux de travail axés sur les processus, et bien d'autres choses encore.

De ce point de vue, les métadonnées sont absolument aussi importantes que les données elles-mêmes. Cela est vrai pour un certain nombre de raisons, qui méritent toutes d'être explorées.

L'importance des métadonnées

La principale raison pour laquelle les métadonnées sont si importantes réside peut-être dans le rôle principal qu'elles sont censées jouer. Vous classez des informations importantes afin de comprendre ce qu'est réellement le contenu, plutôt que de vous contenter de son nom ou de son emplacement. En fait, faire l'impasse sur les métadonnées revient à laisser de l'argent sur la table.

Pensez-y dans le contexte des métadonnées attachées aux fichiers de chansons sur les services musicaux populaires tels que Pandora, Spotify ou iTunes. Ici, vous obtenez plus qu'un simple nom de fichier lorsque vous effectuez une recherche. Vous obtenez le nom de l'artiste. Vous obtenez le genre de musique auquel appartient la chanson. Vous obtenez le nom de l'album, l'année de publication, les chansons apparentées du même artiste ou d'artistes similaires, et bien plus encore.

Sans toutes ces métadonnées, vous n'auriez qu'un immense réservoir de millions de chansons et aucun moyen de trouver celles que vous voulez vraiment. Si vous recherchez une chanson géniale que vous avez toujours aimé entendre à la radio mais que vous ne connaissez que sous le nom (incorrect) de Teenage Wasteland, vous aurez beaucoup de mal à trouver ce que vous cherchez. Mais si vous savez quelque chose d'autre à son sujet, comme le fait qu'elle a été enregistrée par The Who et figure sur l'album Who's Next, il ne vous faudra que quelques secondes pour trouver votre trésor : Baba O'Riley, le premier titre de l'album et l'un des plus grands succès du groupe de tous les temps.

Dans le contexte de votre entreprise, les métadonnées fonctionnent à peu près de la même manière. Si vous savez ne serait-ce qu'un peu ce dont vous avez besoin, ou comment cela est lié à quelque chose d'autre, vous pouvez toujours trouver ce que vous cherchez. Mais sans cette structure de métadonnées sous-jacente, vous n'avez guère plus que d'innombrables fichiers stockés quelque part sur un disque dur et dont vous ne savez pas vraiment comment extraire de la valeur. Une fois que ces informations ont été "localisées" à l'aide des métadonnées, cet effort s'accompagne de l'avantage supplémentaire de rendre ces données encore plus faciles à trouver par la suite.

L'une des principales raisons pour lesquelles les métadonnées sont si importantes est qu'elles permettent de relier facilement un fichier particulier à d'autres informations essentielles. Avec la bonne plateforme de gestion de l'information au cœur de vos efforts, même si les données sont stockées dans différentes sources de données, vous pouvez toujours trouver absolument tout ce dont vous avez besoin concernant un projet ou un autre fichier en utilisant simplement les métadonnées elles-mêmes. Supposons qu'un projet soit associé à dix fichiers importants, tous répartis entre les disques durs du réseau, Salesforce, SharePoint, OneDrive et d'autres services similaires. Vous devez soit savoir exactement ce qui est stocké où et aller le chercher à chaque fois. Avec une solution de gestion documentaire telle que M-Files, vous pouvez utiliser les métadonnées pour accéder instantanément à ce dont vous avez besoin.

L'importance des métadonnées pour votre organisation

Mais en réalité, le principal avantage des métadonnées réside dans l'impact qu'elles ont sur la manière dont vous et vos employés êtes en mesure d'accomplir des tâches importantes au quotidien.

Si les métadonnées sont rassemblées dans toute l'entreprise par le biais d'un système global de gestion de l'information, elles permettent d'autres fonctions importantes, comme les flux de travail pour automatiser les processus opérationnels et les autorisations dynamiques personnalisées pour la sécurité de l'information. Ainsi, non seulement vous consacrez moins de temps (et d'argent) à la sécurité de l'information et à la crainte que des informations critiques ne tombent entre de mauvaises mains, mais les processus d'entreprise manuels et répétitifs peuvent être automatisés. Cela permet à l'employé moyen de gagner énormément de temps, car chaque minute qu'il ne passe PAS à essayer de localiser un dossier important est une minute qu'il consacre à l'exploitation des informations importantes qu'il contient. Cela apporte à son tour l'avantage le plus important de tous : libérer le potentiel de productivité maximale de l'ensemble de votre personnel, tout en leur permettant de travailler plus intelligemment, et non plus durement, tout au long du processus.