Par Samyak Goswami dans Business Operations | Dernière mise à jour : 17 novembre 2022

Si vous avez déjà eu affaire à une armoire à documents contenant de nombreux documents et fichiers à organiser chaque jour, vous conviendrez que cela peut être extrêmement décourageant. Heureusement, il existe aujourd'hui des solutions logicielles de gestion des flux de documents qui peuvent prendre en charge toutes ces tâches pour vous et bien plus encore. La gestion des documents comprend plusieurs éléments, notamment le flux de travail, la collaboration, les règles de conformité, etc.

La culture des entreprises et des lieux de travail a évolué ces dernières années. Les employeurs encouragent de plus en plus l'utilisation de logiciels de bureau sans papier pour faciliter l'accès rapide, pratique et aisé à l'information. Avec ce type de bureau, les employés peuvent travailler en fonction de leur emploi du temps et les informations sont plus facilement diffusées dans l'ensemble de l'organisation.

Face aux préoccupations environnementales croissantes, les entreprises se tournent de plus en plus vers les bureaux sans papier. Selon une étude menée par la National Association of Office Product Suppliers (NAOP), l'employé de bureau moyen génère chaque année plus de 2 000 livres de déchets.

Il appartient aux entreprises d'accroître leurs efforts de recyclage ou de réduire la quantité de déchets qu'elles produisent.

Vous pouvez envisager un modèle de bureau sans papier si votre entreprise est à la recherche d'une approche durable pour réduire la production de déchets. Le logiciel de bureau sans papier permet d'éliminer les documents traditionnels tels que les lettres, les rapports et les factures.

Les photocopies et le tri des piles de papier peuvent être éliminés, ce qui permet au personnel administratif de gagner du temps. En outre, les entreprises peuvent économiser de l'argent sur l'impression grâce à un bureau sans papier.

Il peut sembler décourageant de passer au zéro papier dans votre bureau, mais ce n'est pas aussi difficile que vous le pensez. Dans ce guide, nous expliquons les principes de base de la dématérialisation et donnons des conseils pour commencer.

Les étapes suivantes vous aideront à organiser votre bureau et à le rendre plus efficace, ce qui vous facilitera la vie au travail.

Impact sur l'environnement des bureaux centrés sur le papier

Le papier est un matériau polyvalent utilisé depuis des siècles. Il peut être utilisé à diverses fins, de l'écriture à l'impression en passant par l'emballage et l'isolation. Avec la popularité croissante de l'utilisation du papier, il est essentiel d'être conscient de l'impact des déchets sur l'environnement.

Son impact sur l'environnement est important en raison de ses taux de production et de consommation élevés. En fait, selon le Programme des Nations unies pour l'environnement (PNUE), l'industrie du papier est l'une des trois industries les plus nuisibles pour l'environnement au monde.

Les bureaux centrés sur le papier contribuent à la dégradation de l'environnement lorsque les plateformes numériques deviennent la nouvelle norme.

Qu'est-ce que le bureau sans papier ?

Les bureaux sans papier sont une tendance populaire dans les entreprises, où les employés ne sont pas obligés de transporter de la paperasserie avec eux. Avec le bureau sans papier, toute la paperasserie qui était auparavant effectuée dans les bureaux peut désormais l'être électroniquement.

Cela réduit la consommation de papier et permet aux employés de travailler de n'importe où dans le monde. Le bureau sans papier est important pour plusieurs raisons, et il est probable qu'il deviendra encore plus populaire dans les années à venir.

Avantages du bureau sans papier

Ce n'est un secret pour personne que la technologie est en constante évolution. L'époque où nous devions mélanger des papiers dans notre bureau pour rester organisés est révolue.

Les logiciels modernes de bureau sans papier peuvent facilement trouver des requêtes dans les documents les plus volumineux en quelques secondes. C'est pourquoi les bureaux évoluent vers un bureau sans papier avec les logiciels de bureau sans papier avancés d'aujourd'hui, y compris les fichiers numériques et les dossiers électroniques.

Voici quelques avantages pour lesquels vous devriez envisager d'adopter un bureau sans papier :

Améliore la communication

Contrairement à l'époque où les employés devaient attendre des heures pour que les documents arrivent dans leur boîte aux lettres, ils peuvent désormais accéder à l'information instantanément lorsqu'ils en ont besoin grâce aux systèmes numériques. Cela signifie des temps de réponse plus courts aux demandes des clients et une meilleure communication entre les employés et la direction.

Réduction des coûts énergétiques

La production et l'expédition du papier nécessitent beaucoup d'énergie, ce qui s'accumule au fil du temps. En optant pour la dématérialisation, vous pouvez réduire la consommation d'énergie de votre bureau en utilisant des documents électroniques au lieu de documents physiques. Vous pouvez ainsi réduire votre facture énergétique de moitié ou plus.

Gagner du temps

Lorsque tout est numérique, il n'est plus nécessaire de copier et de coller les informations d'un document à l'autre.

Vous pouvez facilement accéder à toutes les informations dont vous avez besoin depuis le confort de votre bureau, sans perdre de temps à les rechercher. Cela vous permet de gagner du temps, de réduire le stress et la pression inutiles et de vous assurer que vous ne manquerez jamais cette échéance cruciale.

Réduction des déchets

Une grande partie de la réduction des déchets consiste à limiter ce qui se retrouve dans la poubelle. En optant pour le zéro papier, vous éviterez d'imprimer d'innombrables feuilles de papier qui seront jetées à la poubelle.

Au lieu de cela, stockez toutes les informations sous forme numérique sur votre ordinateur ou dans des fichiers numériques. Cela signifie moins de déchets et moins de déplacements vers le centre de recyclage.

Comment mettre en œuvre l'idée du bureau sans papier sur le lieu de travail ?

Gérer tout le papier que vous accumulez dans le monde numérique d'aujourd'hui peut s'avérer difficile. Mais lorsque vous mettez en place un environnement sans papier, vous rendez non seulement votre entreprise plus efficace, mais vous aidez aussi à résoudre des problèmes tels que le recyclage et le stockage. Voici quelques moyens de passer à un environnement sans papier pour votre entreprise :

#1. Utiliser des plateformes de stockage en nuage

La transition vers un bureau sans papier est de plus en plus populaire, mais elle n'est pas sans poser de problèmes. L'un des plus grands défis est que de nombreux employés utilisent encore des documents papier pour effectuer leur travail.

Cela signifie qu'ils doivent avoir accès à ces documents où qu'ils se trouvent, ce qui peut poser problème s'ils sont loin de leur bureau ou si leur ordinateur tombe en panne.

Une façon de résoudre ce problème est d'utiliser des plateformes de stockage en nuage. Ces plateformes permettent aux employés de stocker leurs documents sous forme électronique et d'y accéder à partir de n'importe quel appareil. Ils n'ont donc plus besoin de transporter de nombreux documents papier et il est plus facile de garder une trace de tout ce dont ils ont besoin.

Un autre avantage de l'utilisation de ces plateformes est qu'elles peuvent vous aider à économiser de l'argent. Si vous stockez vos documents sous forme électronique, vous n'aurez pas à payer pour l'espace qu'ils occupent sur votre disque dur. C'est particulièrement important si vous avez beaucoup de documents à stocker.

Dans l'ensemble, l'utilisation de plateformes de stockage en nuage est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité de votre bureau sans papier. Elles permettent aux employés d'accéder facilement à leurs documents, ce qui réduit le temps qu'ils passent à les chercher.

#2. Mettre en place des outils de communication électronique

Ce n'est un secret pour personne que les outils de communication électronique deviennent de plus en plus courants sur le lieu de travail d'aujourd'hui. Les employés de bureau de tous niveaux adoptent ces outils, tels que le courrier électronique, Microsoft Office 365 ou Slack, afin d'accroître l'efficacité et de réduire le gaspillage de papier.

L'un des principaux avantages de l'utilisation de ces outils est qu'ils permettent d'éliminer la paperasserie inutile. Cela permet d'économiser du temps et de l'énergie et de réduire le risque d'erreur humaine.

En outre, les outils de communication électronique peuvent également contribuer à améliorer l'efficacité et la productivité au bureau. En permettant aux employés de partager des fichiers et de collaborer sur des projets en temps réel, ces outils peuvent accroître l'efficacité de 50 %.

Les entreprises qui ont réussi à mettre en œuvre ces outils ont considérablement augmenté la productivité et la satisfaction de leurs employés.

#3. Former les employés aux logiciels électroniques

À mesure que les entreprises évoluent vers un lieu de travail sans papier, les employés doivent être correctement formés afin d'éviter les accidents potentiels. En formant les employés à travailler sans papier, vous pouvez être sûr qu'ils sont en mesure de traiter les dossiers ou les documents qui doivent être stockés électroniquement.

Non seulement vous économiserez du temps et de l'argent, mais vous aiderez également votre équipe à rester productive et en sécurité tout en travaillant dans un environnement sans papier.

#4. Créer un espace de travail électronique

Les bureaux sans papier sont de plus en plus populaires, non seulement parce qu'ils sont plus respectueux de l'environnement, mais aussi parce qu'ils sont meilleurs pour la productivité de vos employés.

La création d'un espace de travail électronique adapté à vos besoins garantit que tous les membres de votre bureau sont productifs et peuvent se concentrer sur leur travail.

Les logiciels de bureau sans papier facilitent la dématérialisation

L'exécution manuelle de chaque étape de la création d'un espace de travail sans papier peut être exaspérante.

En outre, la gestion d'un ensemble aussi complexe d'applications différentes est une tâche ardue. Voici quelques logiciels de bureau sans papier conçus sur mesure pour permettre aux bureaux de passer facilement à la voie numérique, sans formation ni allocation de ressources importantes.

SignNow

Nombreux sont ceux qui connaissent la méthode traditionnelle de signature des documents sur papier. Cependant, ce processus peut parfois prendre du temps et il n'y a aucune garantie que toutes les signatures soient exactes.

Heureusement, un nouvel outil en ligne appelé SignNow facilite le processus de signature électronique des documents.

Sign Now permet aux utilisateurs de créer des signatures numériques à l'aide de leur ordinateur ou de leur appareil mobile. Une fois votre signature terminée, vous pouvez l'enregistrer dans un fichier ou la partager avec d'autres personnes. En outre, Sign Now fournit des conseils et des instructions utiles pour garantir l'exactitude et la lisibilité de vos signatures.

Le service est gratuit et accessible depuis n'importe quel ordinateur disposant d'un accès à l'internet. Les documents peuvent être signés de n'importe où dans le monde, et il n'est pas nécessaire d'imprimer ou de faxer le document.

Saisissez les détails du document, choisissez un type de signature, puis soumettez le formulaire. Le service créera automatiquement une copie numérique du document et l'enverra à votre adresse électronique.

En outre, cet outil peut être utilisé à diverses fins, telles que la signature de documents en ligne, la création d'accords et la négociation de contrats. En résumé, si vous cherchez un moyen facile de faire signer vos documents juridiques, Sign Now vaut la peine d'être essayé.

PdfFiller

Vous allez adorer pdfFiller si vous êtes un professionnel très occupé et que vous devez gérer de nombreux documents. Cet outil en ligne vous permet d'éditer, de créer et de gérer des documents rapidement et facilement.

Remplissez les champs, cliquez sur "Envoyer" et vos modifications sont automatiquement enregistrées. De plus, si vous avez besoin d'imprimer une copie ou de la partager avec quelqu'un d'autre, le remplisseur de PDF peut vous aider à le faire.

Il s'agit d'un outil polyvalent qui peut être utilisé pour transformer votre PDF statique en une expérience interactive pour l'expéditeur et le destinataire.

PDF Filler possède de nombreuses fonctionnalités qui en font un choix idéal pour les personnes qui ont besoin de mettre à jour ou de gérer leurs fichiers rapidement. De plus, il est également idéal pour les personnes qui ont besoin d'automatiser la création et le remplissage de documents PDF en ligne.

DeskTime

Il est difficile de gérer son temps de travail et son temps personnel, mais si vous cherchez une application pour vous y aider, DeskTime est l'outil idéal.

Avec cette application, vous pouvez facilement garder une trace de tout ce qui nécessite votre attention à l'aide d'un suivi automatique du temps. Qu'il s'agisse des heures passées à travailler ou de la durée de votre sommeil la nuit dernière, cette application dispose de toutes les fonctionnalités qui vous permettent de gérer facilement votre emploi du temps.

DeskTime est l'application idéale pour gérer votre emploi du temps et votre activité en ligne avec succès. L'application offre une variété de fonctionnalités qui en font l'outil parfait pour la gestion du temps et l'organisation.

Le téléchargement de l'application est gratuit et il n'y a pas d'achats in-app. Elle peut également être utilisée pour suivre son propre temps et celui des autres.

Vous pouvez également utiliser cette application pour gérer vos activités commerciales en ligne, y compris le suivi de vos chiffres de vente et de vos mises à jour sur les médias sociaux. Cette application de suivi du temps est l'outil idéal pour tous ceux qui souhaitent améliorer leur efficacité et leur productivité.

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Juro

La complexité des contrats juridiques est assez décourageante, mais une solution numérique comme Juro est idéale dans ce cas. Il s'agit d'un outil d'automatisation des contrats juridiques qui peut aider votre équipe à rationaliser la création, la signature et le suivi des contrats juridiques.

En automatisant les tâches contractuelles quotidiennes, vous pouvez gagner du temps et garantir la précision de la création des contrats. Il offre également une interface utilisateur qui facilite son utilisation par tous les membres de votre équipe.

Le processus est ainsi plus fluide et plus accessible pour toutes les personnes concernées. En outre, Juro s'intègre à plusieurs logiciels juridiques courants, ce qui vous permet de gérer et de suivre facilement vos contrats à partir d'un seul endroit.

Les avantages de l'utilisation de Juro comprennent l'automatisation du processus de création des contrats, le contrôle et le suivi de la conformité, ainsi que l'automatisation de la négociation et de l'exécution des contrats.

Il offre également une série de fonctionnalités permettant aux entreprises d'améliorer l'efficacité et l'efficience de leurs contrats juridiques. Ainsi, si vous cherchez un moyen d'automatiser votre processus de création de contrats, ne cherchez pas plus loin que Juro.

Centre de fichiers

Avec le nombre croissant de fichiers numériques que vous possédez, il est facile d'être submergé par la quantité de données que vous devez gérer. L'utilisation d'un outil comme Filecenter est un bon moyen d'y remédier.

Grâce à cet outil, vous pouvez rapidement organiser vos documents et gérer tous vos fichiers numériques, afin de les retrouver facilement.

Filecenter est un système de gestion de fichiers basé sur le cloud qui facilite l'accès, le partage et la collaboration sur les fichiers à partir de n'importe quel appareil ou emplacement. Vous pouvez accéder à cet outil à partir de n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion internet.

Vous n'avez besoin d'aucun logiciel ou matériel particulier pour utiliser FileCenter. Il vous suffit d'ouvrir le site web et de commencer à rechercher les fichiers dont vous avez besoin. Vous pouvez également utiliser cet outil pour partager des dossiers ou stocker des fichiers volumineux dans le nuage.

Si vous cherchez un moyen simple de rationaliser votre flux de travail et de rester organisé, Filecenter est la solution idéale.

M-Files

Si vous êtes comme la plupart des travailleurs intellectuels, vous êtes toujours à la recherche de moyens pour être plus productif. Mais avec l'afflux constant de nouvelles informations et de nouveaux projets, il peut être difficile de suivre. C'est là que M-Files intervient.

Cette plateforme de gestion de documents basée sur les métadonnées est conçue pour aider les travailleurs à libérer leur potentiel de productivité. La plateforme M-Files vous permet d'accéder facilement aux fichiers et de collaborer à partir de n'importe quel appareil ou ordinateur en fournissant un emplacement centralisé pour tous vos documents.

En outre, la plateforme M-Files offre de puissantes capacités de recherche qui vous permettent de trouver exactement ce que vous cherchez, rapidement et facilement.

L'un des aspects les plus intéressants du site M-Files est qu'il peut aider les entreprises à accroître leurs bénéfices. L'examen et la création d'un dossier M permettent de s'assurer que toutes les données essentielles de l'entreprise sont organisées et facilement accessibles.

Il est ainsi plus facile de suivre vos progrès et de rester maître de vos finances. Un autre grand avantage de M-Files est qu'il s'agit d'un site privé. Les données relatives à votre entreprise ne sont pas accessibles au public. Cela permet de protéger la réputation de votre entreprise et vos précieux secrets commerciaux.

Cloudli

Les puissantes solutions de virtualisation fax sur IP de Cloudli vous permettent de virtualiser vos opérations tout en sécurisant vos données critiques.

Leurs solutions vous permettent de créer, de gérer et de déployer rapidement et facilement des machines virtuelles dans le nuage sans vous soucier de l'infrastructure nécessaire pour les supporter.

Avec les solutions Fax / IP de Cloudli, vous pouvez envoyer et recevoir des fax en toute sécurité dans le monde entier sans avoir besoin d'une ligne ou d'un appareil de fax dédié.

Cloudli offre plusieurs avantages aux entreprises qui ont besoin de virtualiser leurs opérations. Tout d'abord, il contribue à consolider votre infrastructure et à améliorer votre efficacité en vous permettant d'exécuter plusieurs applications sur un seul serveur.https://geekflare.com/hyperconverged-infrastructure/

Vous économisez ainsi du temps et de l'argent, car vous ne devez plus acheter des serveurs distincts pour chaque application. Il protège également vos données en vous permettant de virtualiser vos serveurs.

Si un serveur tombe en panne, les autres continuent à fonctionner. Enfin, Cloudli peut contribuer à réduire les coûts en automatisant la communication entre vos serveurs et vos clients.

Conclusion

Les bureaux sans papier sont de plus en plus populaires, non seulement en raison de leurs avantages pour l'environnement, mais aussi parce qu'ils peuvent vous faire économiser beaucoup d'argent. Dans ce guide, nous avons examiné les moyens d'aider votre bureau à devenir un bureau sans papier. Nous avons également mentionné les meilleurs logiciels de dématérialisation pour aider votre entreprise à passer facilement au zéro papier. Vous pouvez maintenant consulter les meilleures solutions de bureau virtuel pour les particuliers et les entreprises.