Box est également un élément important de plusieurs autres systèmes organisationnels, notamment le système de suivi des subventions de l'IRC, appelé Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Avec jusqu'à 700 demandes de subvention traitées en même temps, le suivi peut être accablant. Le fait que toutes les informations relatives aux subventions soient organisées en un seul endroit permet aux employés d'y accéder et de les partager facilement.

Une autre fonction assurée par Box est le soutien à la formation et à la gestion du changement. Au fur et à mesure que l'IRC a ajouté des plateformes telles que Salesforce et Office 365, les utilisateurs ont eu besoin de gagner en confiance et en expertise afin d'assurer leur adoption. Par conséquent, une variété de vidéos et d'articles ont été publiés pour aider dans ce processus, et parfois une formation individuelle à distance a été offerte pour promouvoir les technologies avec ceux qui ont des rôles de leadership. M. Fackler attribue à Box le mérite d'avoir permis aux gens de communiquer de manière beaucoup plus sûre et efficace, ce qui est maintenant devenu un "mode de vie" pour eux.

L'étiquetage des métadonnées l'emporte sur les dossiers

Malgré la prévalence des systèmes ECM, de nombreuses personnes continuent à utiliser des systèmes d'archivage personnels basés sur des dossiers. Cela rend la collaboration difficile car ce type d'information n'est pas accessible aux autres. M-Files a été fondé sur le principe que les documents ne devraient pas être gérés en utilisant des systèmes de dossiers mais en les étiquetant avec des métadonnées riches et en présentant ensuite des vues pertinentes de l'information en fonction du rôle de l'utilisateur. "Les dossiers peuvent rapidement devenir difficiles à gérer, en particulier dans les grandes organisations", a déclaré Ville Somppi, vice-président des solutions industrielles à M-Files. "Lorsque des métadonnées étendues sont appliquées aux documents, les utilisateurs découvrent que ceux dont ils ont besoin sont facilement accessibles et ils acceptent plus facilement d'utiliser un système d'entreprise centralisé."

En outre, lorsque les documents sont décrits et identifiés avec précision au moyen de métadonnées, il devient possible d'appliquer des règles de gestion qui acheminent le document par le biais de flux de travail. Par exemple, un vendeur qui souhaite faire passer une proposition peut créer le document dans un modèle et le faire passer au réviseur suivant. "Le système peut appliquer des règles, explique M. Somppi, et créer ainsi une collaboration structurée. Dans le cas d'un contrat, par exemple, il peut être nécessaire d'obtenir des approbations à plusieurs niveaux. "M-Files comprend chaque fichier et ce qui doit lui arriver", a-t-il ajouté, "il enverra donc le document pour la bonne séquence de signatures".

Les métadonnées permettent une sécurité solide grâce à la connaissance du contenu des documents et du rôle de chaque utilisateur. "Dans le service des ressources humaines, il se peut qu'un nombre limité de personnes aient accès aux candidats à un poste pendant le processus de sélection", a fait remarquer M. Somppi. "À l'étape suivante, plusieurs responsables du recrutement peuvent être en mesure de consulter les informations relatives au candidat. La possibilité de consulter la candidature est déterminée par les règles de gestion de cette étape". Dans les secteurs réglementés, le suivi des informations peut être extrêmement important. "M-Files sait qui voit un document, qui le modifie et quel est le résultat final", explique M. Somppi. "Une piste d'audit automatique est créée, de sorte que l'organisation peut revenir en arrière et valider le mouvement du document dans le flux de travail.

Certains clients hésitent à déployer un système ECM car ils craignent que la migration de toutes leurs données dans un système d'entreprise ne constitue un obstacle insurmontable ou ne nuise à la productivité. "Nous avons des stratégies pour atténuer ces difficultés", commente M. Somppi. "Tout d'abord, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser SharePoint ou tout autre produit déployé précédemment. "M-Files peut lire SharePoint pendant que les utilisateurs s'habituent à l'interface M-Files . C'est ce que nous appelons une migration en douceur.

La collaboration avec les partenaires et les clients devient plus importante. "Les frontières entre les organisations s'estompent", observe M. Somppi. "Vous pouvez avoir des sociétés de conseil externes qui participent activement à un projet, ou des fournisseurs qui ont besoin de connaître l'état d'avancement d'une tâche". M-FilesL'acquisition de Hubshare a permis de créer des portails accessibles aux utilisateurs externes mais qui, en combinaison avec les métadonnées et les règles commerciales de M-Files, ne permettent aux utilisateurs de voir que les informations auxquelles ils ont droit. "Nous voulions réinventer l'expérience de la collaboration d'une manière qui soit facile à utiliser, mais qui permette de garder le contrôle", a conclu M. Somppi.