Par Antti Nivala le 3 février 2023

Le vieil adage "le savoir, c'est le pouvoir" nous est familier, que ce soit au travail, à l'école ou dans la vie. En accédant à l'information et en la consommant, on acquiert une vision ou un avantage concurrentiel qui permet à chacun de se forger une opinion et de prendre des décisions plus éclairées, et d'améliorer les résultats potentiels. Mais comme de plus en plus de données sont sauvegardées et consommées dans les organisations, il devient également plus difficile de trouver la bonne information quand on en a besoin.

Lorsqu'il s'agit de gérer vos informations au sein d'une organisation, cet "or des initiés" doit pouvoir être facilement exploité par vos employés afin que les connaissances les plus récentes et les plus approfondies soient un élément clé de la réussite de votre entreprise. Mais comment une entreprise peut-elle s'assurer que tout cela est géré dans un endroit centralisé ? La réponse est la gestion de l'information.

Examinons les trois clés qui vous permettront d'obtenir un avantage concurrentiel grâce aux informations de votre entreprise.

1. Déployer des capacités de recherche fédérée

Quel est l'intérêt de disposer d'un "trésor d'initiés" dans vos informations si vous ne pouvez pas les trouver lorsque vous en avez besoin ? C'est là qu'intervient la recherche fédérée. La recherche fédérée permet aux travailleurs du savoir d'effectuer des recherches dans plusieurs collections de textes en même temps, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement les données dont ils ont besoin pour exceller dans leur travail et améliorer les performances de l'entreprise.
Comment cela fonctionne-t-il ? La plupart des entreprises disposent d'informations stockées dans plusieurs référentiels différents - notamment des partages de réseau, des disques durs et des systèmes de stockage en nuage - qui peuvent rapidement devenir un réseau complexe et disparate. Plutôt que de perdre du temps à rechercher un document particulier dans chacun de ces référentiels, la recherche fédérée permet aux travailleurs du savoir de parcourir tous les référentiels à la fois. Cela augmente la vitesse à laquelle les employés peuvent récupérer les informations et agir sur les connaissances qu'elles contiennent, ce qui aide non seulement les employés à travailler plus intelligemment, mais améliore également les relations avec les clients en leur permettant d'accéder aux informations dont ils ont besoin du bout des doigts.

2. Maximiser la valeur des données

Pour devenir une organisation numérique performante dans le paysage commercial de plus en plus turbulent d'aujourd'hui, les entreprises ont besoin d'une stratégie qui leur permette non seulement de découvrir facilement les informations hébergées au sein de l'organisation, mais aussi de maximiser la valeur des données critiques. Nous avons déjà établi que la connaissance est un pouvoir, mais l'absence de valorisation et de gestion des données peut exposer les entreprises qui travaillent dans le domaine de la connaissance à des pertes en raison d'une sécurité inadéquate, de problèmes de partage et de collaboration, et d'une mauvaise qualité des données.

En mettant en place une stratégie de gestion de l'information, les entreprises peuvent souvent améliorer leur efficacité et révéler des possibilités d'augmenter leurs revenus. Il peut s'agir de mieux intégrer les systèmes de marketing et de vente afin d'améliorer le service à la clientèle ou de connaître la valeur marchande de vos données et d'offrir de nouveaux services basés sur ces informations, ce qui permet de créer des flux de revenus supplémentaires. Cependant, c'est souvent au sein de l'organisation que l'optimisation de la valeur de vos données est la plus bénéfique. La direction peut apprendre à reconnaître les tendances et à identifier les problèmes en utilisant les données comme intelligence économique, en améliorant l'efficacité de l'organisation et en établissant de nouvelles stratégies pour aider l'entreprise à dépasser ses objectifs.

3. Assurer la sécurité et la conformité de vos données

Les meilleures stratégies de gestion de l'information ne se contentent pas de soulager les entreprises du fardeau de la recherche d'informations. Elles permettent aux employés de mieux comprendre ces informations et de les sécuriser afin de réduire les risques commerciaux et de s'assurer que l'entreprise reste conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données. La plupart des entreprises considèrent la conformité comme un fardeau, alors qu'elle devrait être considérée comme une opportunité de gagner et de conserver des clients. Donner la priorité à la protection de la confidentialité des données peut être un facteur de différenciation concurrentielle majeur.

Les entreprises, en particulier dans les secteurs fortement réglementés comme la finance ou les soins de santé, doivent définir et appliquer des règles de gouvernance et des politiques d'entreprise pour s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent consulter et partager des informations sensibles. L'avantage supplémentaire ? Les règles de gouvernance peuvent faciliter la conservation de pistes d'audit accessibles à tout moment. Ainsi, lorsqu'un client ou un organisme de réglementation demande des preuves concernant un éventuel problème de confidentialité des données, l'organisation peut facilement obtenir les informations demandées en temps réel afin d'éviter de lourdes amendes.

Se concentrer sur la conformité permet non seulement de fidéliser les clients en garantissant le respect des droits relatifs aux données, mais aussi de nettoyer les données, ce qui peut améliorer l'efficacité. La création d'une carte des données de l'organisation peut contribuer à rationaliser les opérations en éliminant les données redondantes, obsolètes et insignifiantes qui peuvent consommer de l'espace de stockage et entraver les processus, et à garantir que les informations sur les clients sont tenues à jour.

En déployant une stratégie efficace de gestion de l'information, les organisations peuvent utiliser leurs informations pour prendre des décisions commerciales plus éclairées, améliorer la fidélité des clients et créer de nouvelles sources de revenus. L'information est le ticket d'or qui permet d'accroître l'avantage concurrentiel et d'améliorer les résultats - il suffit de savoir comment l'utiliser et la protéger.