Dans cet article, Antti Nivala, fondateur et PDG de M-Files, évoque l'évolution mondiale vers des fonctions à distance et des bureaux hybrides qui peuvent entraîner une séparation des compétences en matière de travail d'équipe parmi les collègues, et encourager une collaboration inclusive au sein des équipes.

Article d'Alice Cumming, 25 janvier 2023

Ces dernières années, les entreprises ont été contraintes de faire face à l'évolution des préférences des employés en ce qui concerne la manière dont ils souhaitent travailler et le lieu où ils souhaitent travailler. Après la pandémie, de nombreux travailleurs ont réclamé le droit de travailler à distance. Lassés ou mécontents de travailler à domicile, certains employés ont toutefois décidé qu'il était temps de retourner au bureau.

Selon des chiffres récents du gouvernement, 38 % des travailleurs britanniques étaient basés exclusivement à domicile en juin 2020. En septembre 2022, ce chiffre était tombé à 13 %. Motivés par l'augmentation des coûts de l'énergie à la maison, 85 % des travailleurs envisagent maintenant de retourner au bureau, en se demandant si les économies réalisées sur les factures de chauffage compenseront le coût des trajets domicile-travail.

Cependant, bien que l'inflation de l'essence ait légèrement diminué, elle continue d'augmenter à un taux élevé de 11,5 %, ce qui signifie que de nombreux employés doivent encore se rendre au travail à un prix élevé. De nouvelles augmentations pourraient dissuader les travailleurs de faire la navette, les incitant à privilégier à nouveau les modèles de travail à distance. En résumé, les employeurs doivent être prêts à s'adapter aux préférences des salariés en matière de travail, qui sont en constante évolution.

Les entreprises doivent devenir plus agiles, s'adapter au changement et veiller à ce que leur personnel puisse travailler de n'importe où, quelles que soient les circonstances. Ce faisant, les employés pourront toujours collaborer et communiquer entre eux sans effort, que le travail à distance soit au goût du jour ou que le bureau soit plein à craquer.

Sites et fuseaux horaires de Transcend

Ce n'est pas seulement la dispersion des travailleurs qui cause des maux de tête aux entreprises : elles s'efforcent également de répondre aux besoins des travailleurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Grâce aux possibilités offertes par le travail à distance, 62 % des travailleurs britanniques ont déclaré qu'ils envisageraient de déménager et de travailler à l'étranger.

Les employeurs peuvent refuser à leur personnel le droit de travailler à l'étranger, mais c'est une stratégie peu judicieuse compte tenu de l'état actuel du marché du travail. Le taux de chômage actuel au Royaume-Uni n'est que de 3,6 %, ce qui représente une pénurie considérable de travailleurs que les entreprises ne peuvent pas se permettre d'ignorer. C'est pourquoi les entreprises doivent saisir toutes les occasions de séduire les candidats potentiels.

Offrir aux meilleurs talents la possibilité de travailler depuis n'importe quel endroit contribuera à attirer les nouvelles recrues et à fidéliser le personnel en place.

Au lieu d'adopter une attitude négative, les chefs d'entreprise devraient mettre en œuvre une stratégie proactive qui permette aux travailleurs du savoir de collaborer à partir de pratiquement n'importe quel appareil et à n'importe quel moment.

Cela commence par la connexion de toutes les données critiques à une source unique de vérité, renforcée par une plate-forme de gestion documentaire moderne - une plate-forme qui empêche les informations importantes de rester bloquées dans des silos de données ou sur les disques durs locaux des ordinateurs de bureau et qui permet aux employés d'accéder aux fichiers dont ils ont besoin, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Les organisations devraient également tirer parti des nouvelles technologies pour favoriser une culture de collaboration en matière de contenu. Les outils de collaboration permettent aux équipes de coécrire des rapports de manière transparente, de réviser les travaux par les pairs et de vérifier les contrats. Résultat ? Le travail d'équipe ne s'arrête jamais, simplement parce que les employés sont répartis dans le monde entier.

L'introduction de ces mesures améliore la flexibilité de l'entreprise et ajoute à la valeur offerte aux employés - un avantage significatif lorsque les candidats choisissent entre un employeur et ses concurrents.

Permettre aux employés de se soutenir mutuellement

Lorsqu'ils ne peuvent pas compter sur la présence d'un collègue ou d'un responsable au bureau, il peut être difficile pour les travailleurs de recevoir le soutien dont ils ont besoin - le personnel ne peut pas physiquement s'approcher du bureau d'un travailleur à distance et lui demander de l'aide. Par conséquent, les entreprises doivent trouver un moyen de s'assurer que leurs travailleurs les plus expérimentés continuent à partager la richesse des informations qu'ils ont accumulées au fil des ans avec le personnel moins expérimenté.

Pour ce faire, on peut encourager les travailleurs à s'inscrire à des programmes de mentorat, organiser des réunions d'équipe quotidiennes, imposer des comptes rendus de projets et introduire des séances virtuelles de renforcement de l'esprit d'équipe. Toutes les informations issues de ces activités, y compris les enregistrements des réunions ou les documents essentiels, doivent être accessibles quel que soit l'endroit où elles sont stockées, afin que tous les employés puissent facilement trouver et utiliser cette banque de connaissances partagée chaque fois qu'ils en ont besoin.

Une approche moderne de la gestion de l'information facilitera le transfert transparent des connaissances au sein d'une organisation. Les systèmes de gestion documentaire basés sur les métadonnées permettent aux employés de classer et d'étiqueter tous les fichiers. Cela signifie que la documentation est toujours accessible par une simple recherche par mot-clé, quel que soit l'endroit où elle se trouve.

Ainsi, les membres de l'équipe qui travaillent virtuellement n'auront pas à attendre que le propriétaire du document soit en ligne s'ils souhaitent consulter un fichier spécifique, ce qui garantit une disponibilité permanente des ressources essentielles.

Une approche inclusive du brainstorming

Lorsque la fréquentation des bureaux sur place fluctue, il est important que les séances de brainstorming et de planification créative s'étendent au-delà des salles de réunion et que les travailleurs à distance soient inclus dans ces discussions.

Les décideurs devraient programmer des réunions virtuelles de brainstorming, donnant à tous les employés la possibilité de partager leurs idées et de contribuer aux projets. Par ailleurs, si les fuseaux horaires ou les absences des employés posent problème, il est possible de créer un document partagé où les membres de l'équipe peuvent laisser leurs questions, leurs suggestions ou leurs idées.

Les pratiques de collaboration doivent rester adaptables

Les préférences, les horaires et la disponibilité des employés changent constamment. Il est essentiel pour les entreprises qui espèrent attirer les meilleurs talents en cas de pénurie de personnel d'encourager la flexibilité pour s'adapter à toute nouvelle circonstance. Fournir aux employés les bons outils pour collaborer et partager des informations est la clé du succès dans le monde du travail en tout lieu.