Par Antti Nivala le 8 juillet 2022

Pendant des décennies, les entreprises ont largement privilégié le travail de bureau, laissant peu de place au choix des employés quant à la façon dont ils travaillent et au moment où ils le font. Alors que les employeurs s'adaptent à l'avenir post-pandémique du bureau, les flux de travail rapides d'aujourd'hui et les demandes des clients ont changé la façon dont les travailleurs du savoir accèdent aux données et les utilisent. Accéder correctement et efficacement aux données et aux informations pour que les employés puissent prendre des décisions éclairées reste un obstacle important.

Les dirigeants ont désormais pour mission de maintenir la productivité dans un environnement hybride tout en préservant la qualité des données. En tirant parti de l'innovation numérique et des technologies de flux de travail telles que l'automatisation des processus d'entreprise, il est possible de créer une expérience numérique transparente qui soutient et responsabilise les employés dans un environnement hybride.

Le coût élevé de la mauvaise qualité des données et des erreurs sur le lieu de travail

Les entreprises produisent et collectent chaque jour des quantités incroyables de données, en particulier à mesure que la vie en ligne progresse avec l'essor du travail hybride. Ces données contiennent des informations cruciales nécessaires à la production de meilleurs produits et services, à l'établissement de relations plus solides et plus durables avec les clients et à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. Le problème ? Trouver des données de qualité peut souvent sembler une tâche impossible.

Les erreurs sur le lieu de travail peuvent résulter de données de mauvaise qualité et de l'incapacité à les distinguer des données de haute qualité. À leur tour, ces erreurs peuvent avoir un impact considérable sur les résultats d'une organisation. Selon Gartner, la mauvaise qualité des données peut coûter à une entreprise entre 9,7 et 14,2 millions de dollars par an, et 95 % des organisations déclarent que la gestion des données non structurées est un problème important.

Pourquoi une mauvaise qualité des données et des erreurs sur le lieu de travail peuvent-elles être si catastrophiques pour une entreprise ? Prenons l'exemple d'une facture client : une fois le travail terminé, le client est censé recevoir une facture et payer l'argent dû. Mais que se passerait-il si un employé omettait d'envoyer la facture ou inscrivait accidentellement la mauvaise adresse parce qu'il était trop occupé à parcourir des données ou à effectuer des tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps ? L'entreprise risque de ne pas s'apercevoir de cette erreur avant plusieurs semaines et de perdre l'argent qui lui est légitimement dû.

Cela peut sembler anodin, mais si ces petites erreurs sur le lieu de travail persistent, elles peuvent avoir des conséquences désastreuses pour l'entreprise. C'est pourquoi les entreprises s'appuient désormais sur les technologies de flux de travail pour réduire les erreurs sur le lieu de travail à l'ère du travail hybride.

Les avantages de l'automatisation des processus d'entreprise

De simples erreurs sur le lieu de travail peuvent rapidement s'accumuler, c'est pourquoi les entreprises se tournent vers des solutions d'automatisation des processus pour aider à automatiser les processus qui réduiront les tâches subalternes et chronophages telles que l'envoi de factures. Selon McKinsey, 60 % des professions pourraient économiser 30 % de leur temps grâce à l'automatisation. L'automatisation des processus d'entreprise contribue à réduire le risque d'erreur humaine en prenant un processus reproductible et en l'exécutant de manière précise, cohérente et fiable. Elle représente également un système capable d'exécuter des tâches 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an - une perspective attrayante pour les entreprises.

Les avantages de l'automatisation des processus s'étendent à toutes les facettes de l'organisation, comme l'augmentation de la productivité et de la conformité en créant des processus commerciaux plus rentables, plus sûrs et plus cohérents, et en permettant aux employés de se concentrer sur les questions qui requièrent vraiment leur attention. Les entreprises qui utilisent l'automatisation des processus métier obtiennent souvent un retour sur investissement important, en particulier en ce qui concerne la gestion des documents. De nombreuses erreurs sur le lieu de travail sont dues au fait que les documents sont stockés à divers endroits de l'entreprise hybride sans qu'il soit facile de trouver ou de récupérer la dernière version, ce qui signifie que les travailleurs intellectuels peuvent travailler sur la mauvaise version d'un document et prendre des décisions à partir de celle-ci. Avec un outil de gestion documentaire doté de capacités intégrées d'automatisation des processus métier, les travailleurs du savoir disposent d'un point d'accès unique à l'information et aux missions, de manière organisée et sécurisée, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Les erreurs sur le lieu de travail ne peuvent pas être évitées à 100 % dans l'ère du travail hybride, mais l'intégration des technologies de flux de travail peut contribuer à atténuer le risque. En automatisant le flux d'informations pour éliminer les erreurs et les doublons des processus documentaires, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations en rendant les tâches opérationnelles et les procédures de travail reproductibles, ce qui permet aux travailleurs intellectuels de se concentrer sur les tâches qui créent des relations durables avec les clients et les consommateurs.