Antti Nivala, fondateur et directeur général, M-Files
le 25 janvier 2023

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, les choses vont plus vite que jamais. Les organisations sont désormais chargées de gérer et de protéger davantage d'informations, et la rapidité et l'efficacité sont devenues deux des principales priorités qui permettent aux organisations de suivre le rythme des affaires.

Cependant, de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des approches traditionnelles pour gérer cet afflux d'informations, telles que le processus en plusieurs étapes d'envoi, d'attente et de réponse avant qu'un contrat puisse être finalisé. Aujourd'hui, les organisations devraient plutôt envisager des solutions qui leur permettent d'accroître leur productivité, d'améliorer leur efficacité et d'avoir un impact significatif sur leur activité. L'une des façons d'atteindre ces objectifs est d'intégrer l'automatisation dans leurs flux de travail existants.

L'automatisation des flux de travail permet d'automatiser les tâches quotidiennes en fonction de règles commerciales prédéterminées afin d'accroître la cohérence, d'améliorer l'efficacité et d'accélérer le rendement. Elle contribue à rendre les processus du monde réel plus simples à suivre et plus reproductibles. L'automatisation des flux de travail rend rarement un processus entièrement automatisé, mais la rationalisation et l'élimination des étapes mécaniques, ainsi que les conseils qu'elle fournit, peuvent avoir un impact significatif sur les résultats.

Par exemple, voici quelques-uns des avantages que l'on peut attendre de l'automatisation du flux de travail :

Productivité accrue

L'automatisation des tâches spécifiques liées aux informations sur les clients peut contribuer à réduire certaines des tâches banales et fastidieuses qui entraînent souvent des cycles inutiles. Grâce à l'automatisation du flux de travail, les employés sont guidés automatiquement tout au long du processus, de sorte qu'ils n'ont pas à se souvenir physiquement de ce qui vient ensuite ou à passer d'innombrables minutes à rechercher ce document perdu depuis longtemps.

Lorsqu'un employé démarre un nouveau projet client, par exemple, l'automatisation du flux de travail peut automatiquement fournir le contexte général, ainsi que des modèles pré-remplis pour les livrables du projet. De même, lorsque les produits livrables sont finalisés, l'automatisation du flux de travail peut garantir que toutes les révisions et approbations requises sont effectuées avant de partager le résultat final.

Sentiment de sécurité Avec l'automatisation des flux de travail, les processus existants peuvent être configurés pour être suivis intuitivement afin que le travail soit effectué dans les délais et que l'information soit livrée de manière proactive à la bonne destination. Les flux de travail, les contrôles de sécurité, la gestion des dossiers et les approbations sont appliqués automatiquement aux informations, ce qui permet aux employés de ne plus craindre de commettre des erreurs.

Des normes de conformité strictes

La gestion de l'information est un élément essentiel de la mise en conformité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés.

L'automatisation des flux de travail peut automatiquement garantir que les politiques sont appliquées, que les documents sont sécurisés et que les fichiers sont créés, stockés, utilisés et conservés d'une manière conforme aux exigences réglementaires. L'automatisation des flux de travail permet de s'assurer que les projets passent par toutes les étapes requises de manière appropriée et que toutes les règles sont respectées pour satisfaire aux exigences de conformité, ce qui permet de s'assurer que seules les bonnes personnes ont accès aux informations sensibles.

Piste d'audit améliorée

L'automatisation du flux de travail peut également permettre aux organisations de suivre l'historique des versions de l'information et de visualiser immédiatement une piste d'audit. Chaque étape est documentée automatiquement avec un horodatage. Les organisations bénéficient d'une visibilité instantanée de la piste d'audit pour tous les documents, ce qui facilite la surveillance des contrôles et prouve la conformité.

Les enregistrements traçables fournis par les flux de travail automatisés apportent la preuve qu'un processus requis est suivi, par exemple que l'accès n'est accordé qu'à des personnes spécifiques, ce qui est précieux pour répondre à des exigences strictes en matière d'audit externe. Par exemple, une entreprise conforme à la norme ISO qui a mis en place des flux de travail dans un système de gestion de la qualité (SGQ) peut prouver qu'elle traite correctement les actions correctives et préventives.

Comment démarrer avec l'automatisation des flux de travail

Alors que les entreprises continuent d'ajouter des outils supplémentaires à leur pile technologique - de l'ERP (progiciel de gestion intégré) à CRM (gestion de la relation client) en passant par les systèmes de ressources humaines - il est important de s'assurer que les efforts ne sont pas dupliqués entre plusieurs systèmes. L'automatisation des flux de travail peut être l'outil pratique qui permet de tout relier.

Pour commencer votre voyage d'automatisation du flux de travail, il est important de se rappeler qu'il est acceptable de commencer petit et de grandir. Commencez par un processus qui ne sera pas trop complexe à automatiser et utilisez-le comme moyen de valider la solution, de faciliter la gestion du changement et d'apprendre comment mettre en œuvre au mieux l'automatisation dans votre organisation.

Pensez à un processus qui n'est pas essentiel à la mission de l'entreprise, de sorte qu'en cas de problèmes ou de retards dans la mise en œuvre, les effets seront minimes. Un processus dont la portée est limitée à l'organisation (c'est-à-dire un processus propre à un service plutôt qu'à l'ensemble de l'entreprise) constitue souvent un bon point de départ. Le fait de commencer par un processus de portée limitée peut également permettre de tester et d'itérer plus efficacement au sein d'un groupe plus restreint afin d'obtenir le retour d'information le plus exploitable possible.

Une fois que l'automatisation des processus non critiques est maîtrisée, il est plus facile d'en tirer parti en automatisant des solutions supplémentaires et plus complexes. Commencer modestement vous permet de mieux comprendre et définir vos objectifs pour la mise en œuvre d'une solution automatisée, afin de vous assurer que l'automatisation améliore les processus au fil du temps et apporte la valeur souhaitée.

Lors de l'intégration de l'automatisation des flux de travail, le plus grand obstacle est généralement le fait que les employés sont tellement habitués à approuver et à déplacer manuellement des informations qu'ils en ont fait une partie essentielle de leur travail, au lieu de comprendre qu'il s'agit simplement d'un travail occupé. La réussite d'une stratégie d'automatisation des flux de travail passe par une discussion avec les employés pour les aider à comprendre comment l'automatisation des flux de travail peut les aider à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au lieu de passer des cycles interminables à effectuer des tâches manuelles inutiles. Les humains restent le plus grand obstacle au succès s'ils ne comprennent pas la valeur potentielle dès le départ.

Avec l'augmentation massive de la quantité de données que les organisations génèrent, traitent et collectent à partir d'une myriade de sources de données, l'automatisation des flux de travail peut permettre aux entreprises de rester en phase avec des environnements en constante évolution. En commençant modestement et en communiquant d'emblée les avantages aux employés, l'automatisation des flux de travail peut accroître l'efficacité, la productivité et les efforts de mise en conformité, mais seulement si elle est abordée d'une manière bien planifiée.

Forbes Le Conseil de la technologie est une communauté réservée aux DSI, aux directeurs techniques et aux responsables de la technologie de classe mondiale. Suis-je admissible ?

Suivez-moi sur Twitter ou LinkedIn. Consultez mon site web.

Antti Nivala est fondateur et PDG de M-Filesun leader mondial de la gestion de l'information. Lisez le profil complet d'Antti Nivala ici.