La pandémie actuelle de COVID-19 a créé un défi pour nous tous. Cependant, peu le savent mieux que les employés des ressources humaines qui doivent maintenant trouver comment accomplir leur travail efficacement tout en travaillant à distance.

Heureusement, M-Files s'est avéré être plus que précieux, offrant un large panel d'avantages différents aux responsables des ressources humaines pendant et après la pandémie.

Offrir un accès à distance de qualité supérieure

Il est évident que tout le monde ai besoin d'un accès “n'importe quand, n'importe où” aux informations clés lorsque l'on travaille à domicile. Grâce à M-Files cela est plus facile que jamais. Tout est regroupé en un seul endroit, ce qui garantit que les employés des RH qui ont besoin d'un document l'ont toujours, quoi qu'il arrive. Non seulement tout peut être recherché en fonction de ce qui se trouve à l'INTÉRIEUR du document (et pas seulement de son nom), mais c'est aussi un moyen de préserver la sécurité des informations.

Automatisation, automatisation, automatisation

Tout le monde sait que la collecte des “signatures manuscrites” lors de la mise à jour des politiques et procédures RH prend du temps et cela dans les meilleurs cas… sans parler des problèmes que cela pose dans cette nouvelle ère où tout le monde travaille à distance.

Heureusement, M-Files peut faciliter ce processus en vous permettant d'envoyer une copie des nouvelles politiques à tous les membres du personnel, de leur demander d'en accuser réception via un navigateur web, puis de les classer instantanément dans le dossier approprié – le tout via des flux de travail automatisés qui ne nécessitent pas que les employés RH envoient ne serait-ce qu'un seul e-mail.

Soutien à une nouvelle ère de gestion des congés

En raison des ravages de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises constatent une augmentation des demandes de congés (ce qui est compréhensible). Avec M-Files, il est désormais possible de créer des flux de travail personnalisés qui peuvent être lancés par un responsable afin de s'assurer que toutes les personnes qui doivent être informées d'une telle demande (comme les responsables de la paie, les responsables des avantages sociaux etc.) font partie intégrante du processus de manière à faciliter le suivi des actions entreprises.

Renforcer la collaboration

Même si les employés ne se trouvent plus physiquement au même endroit au même moment, le besoin de collaboration reste primordial. Pourtant, l'envoi de documents par e-mail peut non seulement créer un processus confus et sujet aux erreurs, mais aussi faire perdre beaucoup de temps, même pour les tâches les plus simples.

Avec M-Files, en revanche, les employés peuvent désormais partager des informations entre eux sans effort, depuis les appareils qu'ils utilisent déjà. Des flux de travail personnalisés peuvent même être créés pour s'assurer que les documents soient toujours correctement acheminés d'une personne à l'autre en fonction des besoins, favorisant ainsi la collaboration à un moment où elle est désespérément nécessaire.

Paperasse du cycle de vie des employés

A l'ère du COVID-19, l'accueil des employés à distance est un besoin pressant pour de nombreuses organisations. Heureusement, M-Files permet aux employés de remplir tous leurs formulaires d'accueil à domicile via une interface web simple et facile à utiliser.

Une fois remplis, ces formulaires peuvent être automatiquement acheminés vers les professionnels des RH concernés, qui peuvent ensuite les classer en fonction des besoins. Ce même processus peut également être utilisé lorsqu'un employé quitte l'entreprise, ce qui permet d'automatiser les notifications pour toutes les personnes impliquées dans les formalités de départ.

Une meilleure documentation sur la gestion des employés

Même si le nombre de personnes travaillant à domicile est plus élevé que jamais, certains besoins doivent encore être satisfaits. Les responsables RH ont toujours besoin de gérer et de documenter les performances des employés, par exemple, ainsi que toutes les certifications, licences et matériels de formation pertinents.

Heureusement, M-Files permet cela en s'assurant que toutes les informations se retrouvent exactement là où elles doivent être : dans le dossier de l'employé. Cela élimine un autre silo de données dans lequel l'information peut se perdre, ce qui permet de prendre de meilleures décisions.

Tout est question de retour sur investissement

Enfin, la façon la plus importante dont M-Files soutient vos efforts en matière de ressources humaines dans la nouvelle ère du travail à distance est peut-être la façon dont il peut vous aider à récupérer autant d'argent que possible de votre investissement initial.

Gardez à l'esprit que passer du monde du papier au monde numérique peut non seulement entraîner des économies significatives en termes de surface pour votre entreprise, mais aussi en termes de temps gagné.

Vous passerez beaucoup moins de temps et dépenserez beaucoup moins d'argent parce que vous n'aurez plus à trier des rames de papier, ce qui vous permettra de réinjecter davantage de fonds dans l'entreprise, là où ils seront le plus utiles. De plus, vous aurez plus de temps dans une journée pour vous concentrer sur des tâches essentielles, ce qui pourrait bien être l'avantage le plus important.