Gestion de l'information, GED et / ou ECM ?

Gestion de l’information, gestion documentaire (GED) et gestion de contenu (ECM) pour le secteur industriel

Qu'il s'agisse de petits ateliers ou de grandes usines, les entreprises industrielles ont besoin d'une gestion de l'information et d'une gestion documentaire (GED) efficaces. Les systèmes de gestion de l'information dans le secteur industriel offrent à ces entreprises une vision en temps réel de l'état de la production.

En rendant l'information disponible au bon moment et dans le bon contexte, les plateformes d'automatisation de la gestion de l'information font gagner du temps aux collaborateurs. De plus, elles peuvent contribuer à améliorer la sécurité des documents et optimiser les processus qualité.

Avantages des logiciels de gestion de l’information

Les technologies de l'information modernes et les logiciels de gestion documentaire (GED) peuvent améliorer l’accès à l’information, la sécurité des données et leur conformité. Ils peuvent également augmenter l'efficacité en automatisant les processus courants et permettre de renforcer la résilience du secteur industriel.

Accès : Ils réduisent ainsi le temps passé par les collaborateurs à rechercher les bons dossiers, fichiers ou versions.
Sécurité des données : un logiciel moderne de gestion de l’information propose des fonctionnalités de contrôle et d'automatisation des documents qui simplifient la sécurité. Grâce à des contrôles granulaires basés sur les habilitations / droits d'accès, les entreprises peuvent limiter l'accès seulement aux utilisateurs qui en ont besoin. De même, une piste d'audit permet de savoir qui a accédé à un document donné ou l'a modifié, et à quel moment.
Conformité : une plateforme cloud de gestion documentaire permet aux entreprises de suivre et de contrôler facilement les processus de gestion de la qualité (QMS). Un bon logiciel de gestion documentaire aide à se conformer à la norme ISO 9001, par exemple. Grâce à la modélisation des processus métier (BPM), les industriels peuvent créer workflows définis pour faciliter le déroulement des audits du début à la fin.
Automatisation : les logiciels de gestion de l’information permettent aux entreprises de créer des workflows automatisés, ce qui fait de gagner du temps, réduit les erreurs et améliore la gestion des projets. Généralement, les collaborateurs perdent du temps à effectuer des tâches telles que la transmission manuelle de documents, le suivi des versions et la demande de validation. Au contraire, les logiciels de gestion de l'information fournissent automatiquement des informations à ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin.
Qualité : une plateforme d'automatisation de la gestion de l'information permet également de contrôler les processus qualité tels que la gestion des non-conformités, les actions correctives et préventives et la gestion des fournisseurs. Les fonctionnalités de conformité de ces solutions garantissent le respect des normes réglementaires et facilitent les audits.

Intelligence artificielle (IA) et Automatisation

Que ce soit dans la transformation alimentaire ou dans les usines automobiles, les ateliers de fabrication modernes représentent une véritable révolution en matière d'automatisation.. Toutefois, l'automatisation de la gestion de l’information a tendance à être à la traîne dans l’industrie. Et pourtant, les logiciels ont leur rôle à jouer aux côtés des machines.

Cela change aujourd'hui, grâce aux récentes avancées en matière d'IA. Les chatbots d'IA générative comme ChatGPT surprennent les collaborateurs et les chefs d'entreprise. Ils offrent d'impressionnantes fonctionnalités de création, de collaboration et de résolution de problèmes. Les collaborateurs reçoivent des informations, des suggestions et des idées de la part des chatbots simplement en tapant une question dans l'interface utilisateur.

De nombreuses technologies avancées sont nécessaires pour rendre possible ChatGPT. La plus importante étant les grands modèles de langage. Les chatbots comme ChatGPT s'entraînent sur de grands ensembles de données et finissent par apprendre à produire des textes semblables à ceux des humains. Actuellement, cette technologie façonne l'avenir de l'automatisation bien plus que n'importe quelle avancée dans le domaine de la robotique.

Automatisation avec l’IA et gestion de l’information

Les logiciels de gestion de l’information d’entreprise organisent les documents afin que les collaborateurs puissent les trouver et les utiliser dans le bon contexte. En effet, contextualiser le contenu est la base d'une gestion moderne de l'information. Ces logiciels améliorent également l’efficacité en automatisant les workflows basés sur des documents, incluant la création de documents, leur partage, la collaboration, et leur validation.

La gestion de l’information a beaucoup à gagner avec l’intelligence artificielle (IA). Elle va permettre de mieux organiser l’information et de comprendre le contexte des documents. Il est également possible d’interagir avec l’information de l’entreprise en posant des questions en langage naturel.

Par exemple, l'ajout d'un chatbot dans le logiciel de gestion de l'information permet aux collaborateurs de trouver des documents en les demandant simplement. Ils peuvent également utiliser le chatbot pour résumer des documents, obtenir des réponses à des requêtes de données ou traduire le contenu dans d'autres langues.

FAQ : Tout ce que vous devez savoir sur la gestion documentaire (GED) et la gestion de l'information dans le secteur industriel

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de l’information ?

Un logiciel de gestion de l’information stocke / sauvegarde, organise, et partage l’information afin que les collaborateurs puissent la trouver et l’utiliser quand ils en ont besoin. Il aide l’entreprise à fonctionner efficacement.

La composante essentielle d'une gestion efficace de l'information est l'automatisation. Un bon logiciel de gestion de l’information passe automatiquement au peigne fin les données de l'entreprise et classe les gros volumes de données à l'aide de métadonnées. Cela permet aux collaborateurs de trouver facilement ce qu'ils cherchent.

Qu’est-ce que l’automatisation des documents ?

L'automatisation des documents englobe tout ce qui permet de faire gagner du temps aux collaborateurs. Un logiciel d’automatisation des documents fonctionne comme une grande base de connaissance de l’entreprise contenant toutes les bonnes pratiques, tous les manuels et toutes les instructions, disponibles pour les utilisateurs. Grâce à la mise à disposition d'une bibliothèque de modèles de documents et d'éléments, les collaborateurs n’ont pas à réinventer la roue à chaque nouveau projet.

Comment automatiser un document ?

La meilleure manière d’automatiser un document, c’est avec un logiciel d’automatisation de documents no-code, doté d’une interface graphique. La prise en main et la réalisation ne doivent prendre que quelques minutes pour que les utilisateurs en tirent vraiment les bénéfices immédiatement.

Quels sont les avantages de l’automatisation pour les collaborateurs ?

Beaucoup de tâches sont des actions qui prennent du temps et qui ne font pas forcément appel à la créativité et au savoir-faire des collaborateurs en matière de résolution de problèmes. L’automatisation permet aux collaborateurs de consacrer plus de temps à la prise de décisions à haut niveau et à la résolution de problèmes complexes.

Il en résulte un environnement de travail plus stimulant et plus satisfaisant pour les collaborateurs à long terme. Ce qui les rendra plus efficaces et plus performants.

Quel est le rôle des logiciels aux côtés des machines dans le secteur industriel ?

La clé du succès dans l’industrie reposait autrefois exclusivement sur la commercialisation d’un produit fiable et tangible. Aujourd’hui, les temps ont changé et les industriels doivent désormais répondre à la demande volatile des consommateurs, et passer aux nouvelles technologies. Cette évolution a propulsé les logiciels sur le devant de la scène, au même titre que les machines.

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