Immobilier : comment optimiser votre gestion de l'information ?

Dans le secteur de l'immobilier, où chaque décision peut faire basculer une affaire, le rôle des collaborateurs gestionnaires est très important. Ils sont à la manœuvre derrière la résolution de problèmes critiques et l’innovation.

Les études montrent qu'une grande partie du temps de ces collaborateurs gestionnaires est consacrée à des tâches répétitives qui ne font pas appel à leurs compétences. L'automatisation de la gestion de l’information promet de faire évoluer le secteur de l'immobilier en permettant à ces collaborateurs de se concentrer sur les aspects créatifs de leur mission.

Définir la gestion de l’information (Knowledge Work Automation)

La gestion de l’information, Knowledge Work Automation en anglais, et qu’on pourrait aussi appeler travail de réflexion, fait référence aux tâches effectuées en tirant parti des connaissances et de la créativité. Les collaborateurs gestionnaires (knowledge workers en anglais) sont ceux dont les connaissances et la capacité d’esprit critique sont le principal capital.

Dans l’immobilier, les knowledge workers sont ceux qui donnent des conseils en matière de gestion de patrimoine, qui créent des documents juridiques ou qui conçoivent des processus métier.

Qu’est-ce que l’automatisation de la gestion de l’information ?

L'automatisation de la gestion de l’information a pour but de rationaliser les tâches des knowledge workers. Les technologies de pointe, parmi lesquelles l’intelligence artificielle (IA) et le Cloud, peuvent automatiser les tâches, pour une gestion de l’information et une gestion documentaire (GED) plus efficaces, et ont pour objectif d'éradiquer les erreurs humaines.

La gestion documentaire (GED), l’automatisation des workflows et des processus métier, l’analyse des données, la prise de décision à haut niveau, et la résolution de problèmes complexes font partie de l’automatisation de la gestion de l’information.

La nécessité d'automatiser la gestion de l’information et la gestion documentaire (GED)

Les opérations manuelles comme l’enregistrement, le stockage / la sauvegarde, et l’organisation des données, peuvent être consommatrices de temps et sources d’erreur. La transformation digitale de l’environnement de travail adresse ces défis.

L’automatisation de la gestion offre une solution pour éliminer les opérations inutiles, éradiquer les erreurs humaines et augmenter la productivité. L'objectif est de permettre à ces professionnels qualifiés de consacrer leur temps à des tâches qui apportent une valeur ajoutée à long terme à leur organisation.

Les inquiétudes persistent quant à la révolution technologique et l’IA qui supprimeraient des emplois. Il est important de comprendre que l'objectif de l'IA est de prendre en charge les tâches non créatives et chronophages qui entravent l'innovation par l’homme.

L’IA complète l’homme, ce n’est pas une menace pour la sécurité de l’emploi. Au fur et à mesure de son évolution, l'IA a le potentiel de rationaliser davantage les processus métier et d’être source d'inspiration pour les collaborateurs.

L’avenir de l’automatisation de la gestion de l'information dans l’immobilier

L'automatisation de la gestion de l’information est sur le point de révolutionner le secteur de l’immobilier. Voici cinq champs d’application :

Gestion des documents numériques / gestion électronique des documents (GED) : les documents papier peuvent être convertis en fichiers électroniques. Leur recherche en sera simplifiée, ils peuvent être scannés et téléchargés depuis n’importe où.
Dématérialisation des documents juridiques : la communication avec les clients est facilitée. Les contrats, les propositions, et autres documents importants peuvent être partagés instantanément.
Travail à distance : les agents accèdent aux documents où qu’ils soient, même en dehors du bureau, pour une collaboration efficace et sécurisée.
Eviter le chaos informationnel : toutes les informations sont enregistrées dans un endroit centralisé, pour faciliter la recherche.
Sécurité de l’information : les systèmes automatisés protègent les informations sensibles en respectant les politiques de sécurité et conformité.

La gestion documentaire (GED) chez Federal Realty

Cherchant à rendre ses documents plus accessibles, à contrôler les versions, et à relever le défi de la conformité, Federal Realty a choisi de s’équiper d’un système automatisé de gestion de l’information. Il a permis d’améliorer l’expérience pour les clients comme pour les collaborateurs.

Utiliser un système de documentation électronique (GED) pour créer un référentiel central garantit un accès sécurisé et organisé aux documents dans toute l’entreprise. Cela a permis de remédier à la difficulté de trouver des documents importants et d'améliorer la collaboration entre les équipes.

La gestion de l'information chez Estate Authority

La Real Estate Authority (REA) de Nouvelle Zélande est chargée de remonter les plaintes des clients concernant les agents immobiliers. Pour cette mission sensible, l’information doit être précise et accessible. Malheureusement, un chaos informationnel régnait chez REA.

Le REA a alors adopté un logiciel d’automatisation pour mettre en place les bonnes pratiques de gestion documentaire (GED). L'accès à l'information et sa gestion ont été rapidement améliorés, tout comme la satisfaction des collaborateurs.

Le système d'automatisation facilite également la conformité aux exigences réglementaires, garantissant que l'organisation respecte les normes du secteur.

L’avenir de l’immobilier avec l’automatisation de la gestion de l’information

Les professionnels de l'immobilier peuvent utiliser des outils d'automatisation de la gestion de l’information dans un secteur qui évolue rapidement. La puissance de l'automatisation de la gestion de l’information réside dans sa capacité à accélérer et à faciliter l'accès à l'information.

L'automatisation de la gestion de l’information est un progrès pour les professionnels de l’immobilier. Elle augmente la productivité et permet aux collaborateurs gestionnaires de contribuer au succès de l'entreprise. À mesure que le secteur immobilier évolue, il est essentiel d'adopter l'automatisation de la gestion de l’information.

L'automatisation de la gestion de l’information est un processus d'amélioration continue. Les entreprises immobilières qui la mettent en œuvre bénéficieront d'un avantage concurrentiel par rapport à leurs concurrents.

FAQ : Tout ce que vous devez savoir sur la gestion documentaire (GED) et la gestion de l'information dans le secteur de l'immobilier

Quels sont les avantages des systèmes de gestion de l’information ?

Ils permettent de rationaliser les workflows, de renforcer la collaboration et d'améliorer l'accès aux données, ce qui garantit une efficacité accrue et une prise de décision éclairée pour les entreprises.

Pourquoi avoir recours à l’automatisation pour la gestion de l’information ?

Automatiser la gestion de l’information augmente la productivité et la flexibilité. Cela aide les professionnels à relever les défis et saisir les opportunités de croissance grâce à grand nombre de connaissances.

Comment la gestion de l’information améliorera-t-elle la performance ?

Le partage de l’information permet de créer des bases de connaissances facilement accessibles, pour une prise de décision plus rapide et plus éclairée.

Comment les chefs d'entreprise devraient-ils mettre en œuvre la gestion des décisions dans les processus métier utilisant l'automatisation de l’information ?

Les chefs d'entreprise devraient déterminer les points de décision importants dans leurs processus et avoir recours à l'automatisation de l’information. Avec des programmes dotés de capacités d'apprentissage, ils peuvent s'assurer que la prise de décision devient plus pertinente au fil du temps.

En quoi l'automatisation de la gestion de l'information est-elle si déterminante et bouleversante ?

Elle suscite des inquiétudes sur le fait que les machines remplaceront les humains, ce qui entraînerait une modification de l'environnement de travail, les collaborateurs devant s'adapter aux nouveaux processus automatisés.

Immobilier : comment optimiser votre gestion de l’information ?

L’automatisation de la gestion de l’information et de la gestion documentaire (GED) dans le secteur de l’immobilier