Le monde de l’entreprise a changé.  Travailler plus efficacement est important pour le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Les processus doivent être plus efficaces pour répondre aux attentes des collaborateurs qui préfèrent consacrer leur temps à des stratégies rémunératrices. Dans cette optique, la mise en œuvre de processus métier automatisés et de systèmes de gestion documentaires (GED) est essentielle. La gestion documentaire (GED) consiste à maintenir une base de données centralisée des documents essentiels aux activités de l'entreprise, incluant les e-mails et les SMS.

L’époque de l’écriture manuscrite et des rencontres en face à face appartient au passé. Les e-mails et les SMS, tout comme les réunions virtuelles, sont la nouvelle norme aujourd’hui. Ces technologies émergentes sont un parfait exemple de la nécessité de contrôler les documents. Les entreprises qui veulent sauvegarder et archiver les e-mails et les pièces jointes, suivre les échanges par SMS, ou retranscrire automatiquement les notes prises lors de réunions, font confiance aux solutions de gestion de l’information. Heureusement, les logiciels de gestion documentaire (GED) sont des systèmes complets d'archivage de documents numériques qui intègrent facilement les SMS et les e-mails.

Qu’est-ce que la gestion documentaire (GED) ?

Rappelez-vous de la salle d’archives “à l’ancienne” à laquelle seuls les collaborateurs munis d'une clé avaient accès, souvent située au sous-sol ou dans un bureau inutilisé. Remplies d’armoires et de boîtes classées par ordre alphabétique, ces salles de dossiers contenaient généralement des documents internes, qui étaient systématiquement imprimés. Ce système archaïque a bien fonctionné pendant des décennies, mais il s'est avéré redondant et inefficace dans un environnement de travail moderne reposant davantage sur la technologie, en particulier sur la plateforme de gestion documentaire Windows.

Pour s'adapter à ces changements de paradigmes technologiques, les grandes organisations et les petites entreprises utilisent désormais des systèmes de gestion documentaires, avec des techniques de gestion des fichiers, pour avoir un référentiel électronique centralisé dans lequel elles suivent et stockent / sauvegardent leurs documents. Un tel système d'archivage numérique réduit les coûts à long terme et facilite l'automatisation du travail. En cas de litige, gérer l'ensemble de la communication numérique avec un contrôle et une gestion des documents contribue à réduire les risques pour l'entreprise.

En termes simples, les systèmes de gestion documentaire constituent le recueil électronique de tous les documents, y compris les SMS et les e-mails. À tout moment, les collaborateurs peuvent récupérer des documents internes, des e-mails ou des SMS et les synchroniser avec des workflows pour que d'autres collègues puissent partager ou modifier les pièces jointes - une approche efficace de la gestion des documents.

Avantages de la nouvelle génération de gestion documentaire (GED)

Les logiciels de gestion documentaires évitent la recherche fastidieuse de documents ou informations sur un projet en cours dans les anciens e-mails – le stockage de fichiers permet d'indexer automatiquement l’information. Les collaborateurs retrouvent facilement les e-mails dans le système de gestion électronique et les partagent aux membres de leur équipe avec des droits d’accès.

En quoi l’archivage de documents est-il utile ? Les solutions de gestion documentaire fournissent une approche intuitive, intégrative, qui garantit un workflow collaboratif transparent. Les projets de grande ampleur nécessitent le travail simultané de plusieurs personnes sur différentes parties.

Il est si facile de perdre des documents clients dans une liste d’e-mails. En plus des tâches administratives redondantes, les premières heures de travail passées à rédiger et répondre aux e-mails devraient être consacrées à l’approfondissement des détails permettant de réaliser sa mission plutôt qu’à rechercher les documents relatifs au projet dans les échanges électroniques. Les collaborateurs favorisent la gestion documentaire dans le cloud pour une meilleure gestion de l’information.

Adopter un logiciel de gestion documentaire pour le contenu non classique comme les e-mails dans le cadre d’une collaboration entre équipes évite les dépassements de délais dans les projets lorsqu’on intègre de nouveaux collaborateurs ou lors d’ajustements internes. De plus, une stratégie de gestion documentaire garantit de bonnes pratiques de gestion des fichiers électroniques, améliorant ainsi le respect des politiques de l'entreprise en matière d’e-mails et SMS pour des raisons de conformité et de sécurité. Posséder une politique de contrôle des documents diminue également le risque de perte de données.

La gestion documentaire (GED) à la demande marquera le travail de demain

Les entreprises utilisent la même méthode de gestion documentaire pour les SMS. Les

affaires sont désormais gérées avec ces technologies. Donner accès à la demande aux gestionnaires de comptes implique que les SMS ne doivent pas être négligés car ils contiennent également des informations précieuses et confidentielles, ainsi que t des documents qui doivent être stockés dans les référentiels.

Plus que jamais, les entreprises doivent avoir recours à une gestion documentaire dans le cloud. Un système de gestion électronique des documents (GED) prend en compte la collaboration moins classique, à distance avec des membres de l'équipe ou des bureaux internationaux. Les stratégies de gestion des fichiers, associées à un système de gestion documentaire doté de fonctionnalité de révision / modification, permettent aux collaborateurs d'accéder aux documents envoyés par SMS afin de les modifier et de les consulter en respectant les mesures de conformité.

Une vue détaillée du document original avec toutes les révisions est conservée – les collaborateurs n’ont pas besoin de rechercher un ancien SMS car leur smartphone est synchronisé avec la solution de gestion documentaire.

Garantir de bonnes pratiques de gestion documentaire

Les logiciels de gestion documentaire (GED) transcendent les capacités des smartphones d’aujourd’hui équipés des mêmes applications que celles des ordinateurs de bureau. Les déplacements permettant de maintenir le lien entre les bureaux internationaux et avec les clients, les collaborateurs utilisent des applications cloud de gestion documentaire sur leurs appareils portables pour plus d’efficacité, en s’appuyant sur un système de fichiers numériques adapté aux contraintes des collaborateurs nomades multi-tâches.

Un accès facile et sécurisé à une plateforme numérique de gestion documentaire depuis son smartphone ou sa tablette permet de voyager en toute liberté sans appareils encombrants - comme un ordinateur portable – qui peut poser problème lors des contrôles douaniers à l'aéroport. Un collaborateur voyageant de New York à Boston a non seulement accès aux documents partagés sur son appareil, mais aussi à ceux des autres sites de son entreprise.

Gestion de l’information : développer l’activité avec un système de contrôle documentaire

Fournir un ordinateur portable temporaire ou donner accès à un ordinateur de bureau connecté à un programme de gestion documentaire font partie des nouvelles normes de travail aujourd’hui. Les collaborateurs considèrent ce logiciel comme le meilleur référentiel documentaire. La gestion documentaire est une solution d’avenir, une innovation au service de la productivité, qui permet aux entreprises de développer leur activité tout en fournissant des conditions de travail offrant l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle souhaité par les collaborateurs.

FAQ : Tout ce que vous devez savoir sur la gestion documentaire (GED)

Qu’est-ce qu’un document contrôlé ?

Un document contrôlé est un fichier stocké dans une base de données centralisée – un document partagé au sein d’une organisation qui fait l'objet d'une série d'audits, de modifications et de validations. Un document contrôlé ne peut être modifié que par des personnes autorisées, conformément à un processus établi. Il est généralement utilisé pour saisir et communiquer des lignes directrices, des règles, des règlements, des politiques et des procédures opérationnelles normalisées.

Comment fonctionne un système de gestion

Un logiciel de gestion documentaire est un système d'archivage de documents numériques qui stocke tous les documents de l'entreprise dans une base de données centralisée. Il s'agit d'un logiciel qui permet d'auditer, de suivre, de sauvegarder et de gérer les documents électroniques.

Planifiez une démonstration dès maintenant !
Révolutionnez la manière dont les collaborateurs automatisent leurs processus, de la création et de la gestion des documents jusqu’à l'automatisation des workflows, en passant par la collaboration avec des interlocuteurs externes, la recherche d'information dans l’entreprise, la sécurité, la conformité et la piste d'audit.