La collaboration est source d’innovation et de créativité. Mais la prochaine révolution sera le fruit de la collaboration entre les collaborateurs et les robots – tout particulièrement les chatbots basés sur l’Intelligence Artificielle (IA).

L'avenir de la collaboration est étroitement lié à l'intégration de l’IA et de la gestion de l'information. Selon un rapport du MIT Sloan Management Review et du Boston Consulting Group, les entreprises qui mettent l'accent sur la collaboration entre l'IA et les collaborateurs sont plus performantes.

L’IA peut être utilisée pour améliorer la collaboration au sein d’une équipe en rationalisant les processus, en faisant émerger de nouvelles idées, et en stimulant la productivité. Par exemple, les technologies liées à l’IA peuvent s’intégrer avec les applications de communication d’entreprise comme les outils collaboratifs et de communications unifiées, afin de gagner en rapidité et améliorer la productivité des collaborateurs et de l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Une chose est claire : l’avenir d'une collaboration efficace sera étroitement lié à l'IA et aux logiciels de gestion de l'information. En tirant parti de l'IA, les entreprises peuvent améliorer la collaboration au sein des équipes, rationaliser les processus et stimuler la productivité.

Travailler avec l’IA

Dans tous les métiers, les professionnels sont fascinés par les capacités d’automatisation de la gestion de l’information (knowledge work automation) de chatbots basés sur l’IA comme ChatGPT. Reposant sur des grands modèles de données (large language models : LLM), ces outils peuvent se révéler être de puissants partenaires de collaboration.

Les collaborateurs peuvent demander au chatbot basé sur l’IA de localiser rapidement une information stockée dans la base de connaissances de l’entreprise ou dans des ensembles de données publiques en utilisant une interface utilisateur simple, basée sur des instructions appelées prompts. Ils peuvent également utiliser les chatbots basés sur l'IA comme de véritables partenaires de collaboration créatifs qui apportent des suggestions et des avis par rapport aux idées émises.

La collaboration entre les collaborateurs et l’IA n’est pas la seule manière dont les nouvelles technologies influencent le futur de la gestion de l’information. L’automatisation de l’information basée sur l’IA et l’automatisation des processus vont redéfinir les rôles tels qu’on les connait dans la gestion de l’information.

Gestion de l’information et intelligence artificielle

À l’arrivée du World Wide Web dans les années 1990, tout le monde pensait qu’il allait révolutionner la collaboration. Même si les innovations d’Internet ont contribué à améliorer la collaboration au fil des ans, les collaborateurs ne disposent pas encore d’outils permettant de réduire le travail manuel de A à Z.

L'IA peut être utilisée pour améliorer les capacités de recherche au sein des systèmes de gestion de l’information, en exploitant le contexte, les synonymes et les préférences de l'utilisateur. Ces améliorations permettent non seulement d'accroître la productivité, mais aussi d'encourager le partage des connaissances.

De plus, l’IA générative révolutionne la gestion de l’information en créant de nouveaux contenus tels que du texte, des images et des vidéos sur la base d'informations tirées d'un ensemble de données d’entrainement. La technologie liée à l'IA permet également de relever les défis actuels de la gestion de l’information en rendant le contenu facile à trouver et à partager. L'intégration de l'IA et du machine learning avec les systèmes de gestion de l’information permet d'effectuer des recherches intelligentes, améliorant la productivité et l'utilisation du contenu.

L'IA et la gestion de l’information sont le mélange parfait pour la collaboration – l’IA peut être utilisée pour améliorer les capacités de recherche dans les systèmes de gestion de l’information, tandis que l’IA générative révolutionne la gestion de l’information en créant de nouveaux contenus à partir d'informations tirées d'un ensemble de données d’entrainement.

Alors que la transformation digitale a déplacé certains processus dans le cloud, les collaborateurs perdent encore trop de temps à saisir, maintenir, modifier et rechercher des informations. Ils travaillent également avec des silos de données - on estime qu’ils passent 12 heures par semaine à rechercher des informations clés.

Un logiciel de gestion de l’information, couplé à des solutions d’IA, élimine les silos et automatise les processus manuels sujets aux erreurs qui font perdre du temps aux collaborateurs. Les logiciels les plus aboutis éliminent le chaos de l'information en organisant automatiquement les données, où qu'elles se trouvent.

L’impact de la gestion documentaire et de la gestion de l’information

La gestion de l’information doit permettre d’accéder à la bonne information au bon moment. L’information est généralement stockée en tant que document et la plupart des organisations enregistrent les documents critiques dans différents endroits :

• Référentiels
• Applications
• Dossiers partagés
• Logiciels ECM
• Plateformes CRM

Un met de l’ordre dans le chaos. En utilisant le machine learning, le logiciel crée des connexions entre les contenus où qu’ils soient stockés dans l’organisation, grâce à des métadonnées appliquées à chaque document. Ainsi, les collaborateurs peuvent simplement chercher ce dont ils ont besoin et non son emplacement.

Défis et solutions de la collaboration autour de l’information

L’avenir de l’environnement de travail est luxuriant avec une collaboration améliorée et une charge de travail réduite. Voici quelques domaines impactés par une gestion de l’information plus intégrée grâce aux logiciels d’automatisation basés sur l’IA.

Création de documents

Réinventer la roue à chaque fois qu’un collaborateur veut créer un document est à l’opposé des bonnes pratiques de gestion documentaire. Les logiciels d’automatisation des documents permettent de créer et de réutiliser facilement des modèles de documents ou d’ensembles de documents. Ces outils no-code aident les collaborateurs non-informaticiens à générer des modèles avancés en quelques minutes.

Recherche de documents

Sans un logiciel de gestion documentaire performant, le chaos informationnel est inévitable. En matière de gestion de l’information, l’IA organise les documents et aide les collaborateurs à les trouver facilement et à utiliser l’information dans le bon contexte.

Workflows documentaires

Il est courant de partager des documents avec des partenaires. Gérer ce processus manuellement est une perte de temps et peut conduire à des goulots d’étranglement. Les outils robotiques d’automatisation de processus basés sur l’IA peuvent identifier, stocker, et recréer les workflows entre les collaborateurs qui peuvent se concentrer sur ce qui est important et travailler plus intelligemment.

Questions fréquentes

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de l’information ?

Les logiciels de gestion de l’information font gagner du temps et réduisent les erreurs liées aux processus manuels en automatisant la collecte, le partage, la maintenance, le stockage et la recherche de données dans l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs ont davantage de temps à consacrer à la mise en œuvre de leur savoir-faire créatif et à la résolution de problèmes.

Qu’est-ce que la gestion des workflows d’information ?

Les logiciels de gestion des workflows d’information reprennent et automatisent les workflows courants liés à la gestion de l’information et fonctionnent de manière optimale lorsqu'ils sont enrichis par l'IA.

De nombreux workflows impliquent le partage, la modification et la validation de documents. Lorsqu'un utilisateur crée un document, l'IA analyse le contenu du document pour déclencher des workflows et définir des autorisations. Le logiciel partage ensuite automatiquement le document avec les personnes concernées.

Le logiciel automatise les tâches dans un processus de bout en bout. Chaque fois qu'une personne termine sa tâche, le logiciel alerte les autres parties prenantes et leur rappelle de terminer leurs tâches. Ainsi, tout le monde gagne du temps.

Comment automatiser un document ?

Les logiciels d’automatisation des documents sont la meilleure manière de créer rapidement et facilement des modèles de documents. Les outils d'IA vont encore plus loin et apprennent à connaître l'organisation et ses workflows au fur et à mesure que les utilisateurs utilisent le logiciel. Les outils d'automatisation des documents fournissent des informations proactives et proposent des suggestions pour le tri des documents. Ils améliorent également l'auto-classification des documents et les fonctions de recherche documentaire.