Bureau des Métiers numérise la gestion et l'approbation des factures fournisseurs avec M-Files
M-Files l'automatisation du travail de connaissance permet de gagner du temps dans la gestion et l'approbation de 500 factures mensuelles de fournisseurs
PARIS, France - 26 janvier 2024-M-FilesLe Bureau des Métiers, le centre patronal des entreprises de construction du canton du Valais en Suisse, a choisi la plateforme d'automatisation du travail M-Files pour numériser ses processus de gestion et d'approbation des factures fournisseurs. Après l'engagement initial, le Bureau des Métiers prévoit d'étendre la numérisation à l'ensemble de ses flux de travail papier.
Le Bureau des Métiers gère les tâches administratives d'environ 2.000 entreprises et 1.000 travailleurs indépendants, d'associations professionnelles et de caisses de sécurité sociale. Il s'agit notamment de la gestion des salaires pour 17 000 travailleurs, de la formation et de la gestion comptable de 80 associations et institutions diverses.
La gestion des comptes de 80 associations implique le traitement d'un volume important de 500 factures par mois. Le département Finances du Bureau des Métiers a recherché la plateforme M-Files pour moderniser le traitement manuel de ces factures. Sous la direction de OneSolutions, une société suisse qui accompagne l'organisation dans sa transformation numérique, le Bureau des Métiers a choisi la plateforme d'automatisation du travail de la connaissance M-Files pour l'aider à organiser les documents de manière à ce qu'ils puissent être facilement trouvés et utilisés dans le contexte professionnel approprié. Les premiers tests ont été concluants et le Bureau a trouvé que la plateforme M-Files , avec son architecture innovante basée sur les métadonnées, était à la fois simple et facile à configurer.
" Nous sommes très heureux d'aider le Bureau des Métiers à accélérer son parcours de transformation numérique et à accélérer considérablement la gestion des factures pour 80 associations ", a déclaré Nicholas Child, vice-président régional, France, chez M-Files. " Avec M-Files, les employés peuvent améliorer l'efficacité et la précision des processus en automatisant les flux de travail centrés sur les documents à travers la création, la collaboration et l'approbation. "
OneSolutions a développé le connecteur permettant les échanges automatiques entre l'ERP Abacus utilisé pour la comptabilité et M-Files. Les factures sont automatiquement transférées vers SmartInvoice, une solution de reconnaissance qui identifie l'émetteur de la facture, le mois, le montant, l'entité concernée et d'autres informations clés, le tout enregistré sous forme de métadonnées.
Les factures sont automatiquement enregistrées dans M-Files, et un processus de validation du flux de travail garantit qu'elles sont approuvées par les bonnes personnes jusqu'à ce qu'elles parviennent au service comptable pour paiement. Seul le personnel autorisé peut valider les factures envoyées au module créancier d'Abacus en cliquant sur un bouton.
Le résultat est une écriture comptable dans l'ERP Abacus, tandis que le statut du paiement apparaît sur M-Files.
Notifications par SMS aux présidents d'association pour valider les factures
Avec M-Files, un message texte avertit le président de l'association qu'un document attend son approbation, qu'il peut administrer directement depuis son smartphone. Cela permet de gagner des jours par rapport à l'envoi de factures par courrier ou à l'obtention de signatures en personne pour les approbations dans les bureaux des présidents.
Des audits plus faciles
Les auditeurs peuvent désormais accéder facilement et instantanément à des données actualisées et de haute qualité, traitées automatiquement, ce qui élimine le risque d'erreur humaine. Les signatures peuvent également être certifiées grâce à une gestion des documents basée sur les autorisations.
"Aujourd'hui, M-Files est la première application que j'ouvre tous les matins", déclare Olivier Arnold, responsable financier du Bureau des Métiers. "Elle me permet de superviser tous les paiements et c'est un vrai plus pour le bilan de fin d'année. A terme, j'aimerais que tous les flux de documents papier du Bureau des Métiers soient numérisés, enregistrés sur M-Files et gérés par des workflows. Il s'agit des bulletins de salaire, des courriers des associations, des justificatifs des allocataires et des factures des débiteurs".
" Nous considérons M-Files comme un agrégateur d'informations que nous livrons aux écosystèmes de nos clients ", a déclaré Alexandre Oliveira, responsable de l'offre IIM chez OneSolutions. "Pour limiter le nombre de transactions manuelles, nous développons des connecteurs pour infuser les informations contenues dans M-Files dans les applications métiers. M-Files permet de centraliser l'information et d'automatiser son traitement, la combinaison parfaite pour une transformation digitale réussie."
A propos de M-Files:
M-Files est la première plateforme d'automatisation du travail de la connaissance. Grâce à la plateforme M-Files , les travailleurs du savoir peuvent trouver les informations plus rapidement, travailler plus intelligemment et obtenir de meilleurs résultats. M-Files présente une architecture innovante basée sur les métadonnées, un moteur de flux de travail intégré et une intelligence artificielle avancée. Cela permet aux clients d'éliminer le chaos de l'information, d'améliorer l'efficacité des processus et d'automatiser la sécurité et la conformité. Pour plus d'informations, visitez le site www.m-files.com.
A propos du Bureau des Métiers :
Créé comme secrétariat permanent des menuisiers et plâtriers, le Bureau des Métiers est un centre patronal qui regroupe les entreprises du bâtiment du canton du Valais en Suisse : plâtriers, menuisiers, électriciens, métalliers, paysagistes, nettoyeurs, techniciens du bâtiment, installateurs de poêles et de fumées, ramoneurs, etc. Le Bureau des Métiers accompagne et soutient environ 2'000 entreprises et 1'000 indépendants, ainsi que les associations professionnelles et les caisses de sécurité sociale, qui lui font confiance pour toutes les tâches et problématiques quotidiennes auxquelles sont confrontées les entreprises artisanales aujourd'hui. Simplifier les contraintes administratives est sa première mission.
A propos de OneSolutions :
OneSolutions conseille et accompagne les entreprises dans leur transformation numérique, l'intégration de logiciels, la gestion et la mise en œuvre de projets, ainsi que l'accompagnement post-projet.
Son objectif : augmenter leur performance par la transformation numérique en connectant les individus pour favoriser les échanges, la collaboration, automatiser les processus et tirer parti de la mobilité.
OneSolutions est un partenaire officiel de M-Files depuis 2017, et compte plus d'une centaine de projets M-Files à son actif. Avec un bureau à Grenoble, OneSolutions est également active sur M-Files en France. Son approche est de répondre aux besoins immédiats des utilisateurs, puis d'élargir son champ d'action au fil du temps.
Contacts :
Kristel Gjata, chef d'équipe du marketing de croissance pour l'Europe, M-Files
+33(0)6 60 48 88 35
Ghislaine Lory, B Communication
+33(0)1 46 21 82 03
