M-Files Rationalisation de la gestion des documents, automatisation des flux de travail et amélioration de la conformité pour soutenir l'expansion et la croissance rapides de Whirlwind Steel.

AUSTIN, Texas - 31 octobre 2024 - M-FilesWhirlwind Steel, Inc, fabricant et distributeur de bâtiments et de composants métalliques préfabriqués basé à Houston, a adopté la plateforme d'automatisation du travail de la connaissance M-Files pour mener ses initiatives de transformation numérique et améliorer la gestion des documents, soutenant ainsi la croissance et l'expansion rapides de l'entreprise dans tout le sud des États-Unis.

Whirlwind Steel avait besoin d'une solution évolutive et efficace pour faire face à la complexité de la gestion de la documentation des projets et automatiser les flux de travail afin de s'assurer que les ordres de travail et les diagrammes des spécifications des bâtiments restent à jour tout au long de la phase de construction de la fabrication. Gérant plus de 200 projets simultanés, l'équipe était confrontée à des inefficacités dues à des flux de travail manuels et incohérents, ainsi qu'à des systèmes de stockage de documents disparates dans Microsoft Teams et SharePoint. Il en résultait des retards et de la confusion dans le processus de fabrication, avec des conceptions et des ordres de travail incorrects ou obsolètes atteignant l'atelier.

Alors que l'entreprise cherchait à moderniser son infrastructure informatique pour soutenir les changements organisationnels, elle a d'abord envisagé de créer un système en interne, mais a rapidement cherché un fournisseur de gestion de l'information pour répondre à ses besoins. M-Files s'est imposé comme la solution optimale pour Whirlwind Steel grâce à sa capacité à gérer l'ensemble du cycle de vie des documents - de la création à l'élimination - et à automatiser les processus clés. Son interface conviviale et son intégration transparente avec les applications de l'entreprise basées sur Microsoft Azure ont encore renforcé sa position de choix.

"Avant M-Files, nous nous appuyions fortement sur Microsoft SharePoint et Teams pour gérer manuellement les documents et les flux de travail", a déclaré Tim Hensley, vice-président de l'informatique chez Whirlwind Steel. "Cependant, ces outils ne disposaient pas de la gestion sophistiquée du cycle de vie des documents, du contrôle des versions et de l'automatisation des flux de travail dont nous avions besoin pour garantir la précision et rationaliser nos processus. M-Files nous permet d'établir une source de vérité pour notre documentation, ce qui évite les ordres de modification coûteux et réduit les retards dans le processus de fabrication, ce qui est vital à mesure que nous continuons à croître et à nous développer. Alors que Whirlwind Steel continue d'innover, la mise en œuvre de M-Files est une étape essentielle dans l'accélération de notre transformation numérique. Nous sommes convaincus que M-Files, utilisé en conjonction avec Microsoft SharePoint et Teams, jouera un rôle crucial dans notre succès continu", a déclaré M. Hensley.

En outre, Whirlwind Steel a choisi M-Files pour rationaliser l'examen et l'approbation des politiques internes de l'entreprise dans plusieurs départements et soutenir les audits trimestriels, en garantissant la conformité grâce à l'automatisation. M-Files offre de nombreuses possibilités pour définir et appliquer les politiques, les normes et les contrôles réglementaires de l'entreprise, en fournissant un contrôle précis des versions, de la publication et de la distribution des documents. Chaque action sur M-Files laisse une trace d'audit, ce qui permet à Whirlwind Steel d'appliquer automatiquement des règles de gestion des documents pour la conservation, l'élimination et les mises en suspens légales. En intégrant des contrôles de conformité dans ses flux de travail quotidiens, Whirlwind Steel peut réduire le risque d'erreur humaine et s'assurer que les données sont traitées, conservées et archivées correctement. Cette automatisation permet non seulement d'augmenter la productivité, mais aussi de s'assurer que les preuves d'audit sont générées de manière transparente, ce qui réduit la dépendance à l'égard de la diligence individuelle et minimise le risque de fuite de données.

La mise en œuvre de M-Files soutient également le processus de priorisation stratégique de Whirlwind Steel basé sur l'Entrepreneurial Operating System® (EOS), qui se concentre sur l'optimisation de la gestion du cycle de vie des documents et des processus opérationnels afin de générer des gains d'efficacité. Avec M-Files, Whirlwind Steel peut rationaliser les processus à forte intensité documentaire, tels que la formation et les ordres de travail, grâce à une automatisation avancée des flux de travail. Des flux de travail personnalisés guident les documents à travers chaque phase du cycle de vie avec des mises à jour et des notifications automatiques. Les utilisateurs peuvent également assigner des tâches, gérer des suivis et s'assurer que les flux de travail se déroulent au bon rythme, ce qui augmente l'efficacité des flux de travail de 70 %.

M-Files propose une approche du stockage et de l'organisation des fichiers basée sur les métadonnées. Plutôt que de migrer les données vers un emplacement central, la plateforme M-Files laisse les documents là où ils se trouvent et crée des connexions avec eux. Grâce à cette base de métadonnées, M-Files garantit que les documents sont placés dans leur contexte et stockés avec un historique des versions intégré et une détection des doublons. En automatisant la création de dossiers de travail, en appliquant les conventions de dénomination des fichiers et en facilitant la recherche et l'extraction des documents, M-Files garantit que la documentation de projet la plus récente et la plus précise est accessible à l'ensemble de l'entreprise. M-Files améliore les investissements dans Microsoft 365 en renforçant la prise en charge des processus d'entreprise et de la gouvernance de l'information. En connectant tous les référentiels et systèmes, M-Files fournit un point d'accès unifié à toutes les données de l'entreprise, permettant aux entreprises de trouver, d'accéder et de gérer des documents par le biais d'interfaces familières Microsoft 365, quel que soit leur emplacement.

"L'adoption de M-Files par Whirlwind Steel est un exemple clair de la façon dont l'automatisation du travail de la connaissance peut révolutionner les opérations commerciales", a déclaré Bob Pritchard, directeur des revenus, M-Files. "En exploitant notre plate-forme, ils ont transformé le chaos de l'information en flux de travail rationalisés et intelligents, permettant une prise de décision plus rapide, une réduction des erreurs et des gains de productivité réels. M-Files assure non seulement la conformité et la sécurité, mais permet également aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée en automatisant les processus de routine. Nous sommes ravis de soutenir Whirlwind Steel qui continue à évoluer et à innover grâce à la puissance de l'automatisation du travail de la connaissance.

Pour découvrir comment M-Files peut transformer les processus de gestion de l'information et votre entreprise, visitez : www.m-files.com pour demander une démonstration ou accéder à notre essai gratuit.

À propos de M-Files
M-Files est la première plateforme d'automatisation du travail de la connaissance. Grâce à la plateforme M-Files , les travailleurs du savoir peuvent trouver les informations plus rapidement, travailler plus intelligemment et obtenir de meilleurs résultats. M-Files présente une architecture innovante basée sur les métadonnées, un moteur de flux de travail intégré et une intelligence artificielle avancée. Cela permet aux clients d'éliminer le chaos de l'information, d'améliorer l'efficacité des processus et d'automatiser la sécurité et la conformité. Pour plus d'informations, visitez le site www.m-files.com.

À propos de Whirlwind Steel
Entreprise familiale depuis 1955, Whirlwind Steel est fière d'avoir répondu aux besoins des entrepreneurs, des constructeurs, des architectes, des entreprises, des organisations gouvernementales et des consommateurs. Nos clients exigeants se sont tournés vers Whirlwind Steel en toute confiance pour obtenir des bâtiments métalliques préfabriqués et des composants, y compris des panneaux, des charpentes primaires et secondaires, des toitures, des supports solaires, ainsi qu'une gamme complète d'accessoires et de garnitures pour les bâtiments métalliques. Les charpentes métalliques soudées et formées à froid sont réalisées par des professionnels parfaitement formés et notre équipe de contrôle de la qualité est la meilleure de l'industrie. Il est temps pour vous de découvrir pourquoi tant de gens font confiance à Whirlwind Steel pour leurs projets les plus importants depuis si longtemps.

Contact médias :

Ellen Miles pour M-Files
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