Les applications d’intelligence artificielle (IA) générative comme ChatGPT font la une des médias et les « knowledge workers », collaborateurs dont les compétences sont liées à l’information, la création, et l’esprit critique, y portent une attention toute particulière.

 

Les différentes catégories de knowledge workers incluent les créatifs (auteurs et artistes), les intellectuels (professeurs et économistes), et les experts (architectes et ingénieurs informatiques). Quiconque s’intéresse à l’IA générative peut essayer de prédire l’impact de cette technologie. L’IA et l’automatisation ont le pouvoir de redéfinir le travail de demain grâce à l’automatisation de la gestion de l’information, Knowledge Work Automation (KWA), en anglais.

 

Intelligence artificielle (IA) et automatisation

La knowledge work automation utilise plusieurs technologies pour permettre aux knowledge workers d’optimiser leurs compétences intrinsèques. Elle accélère certaines tâches comme la gestion documentaire (GED), la gestion de contenu (ECM), la gestion des workflows, ainsi que la sécurité et la conformité. Elle favorise les bonnes pratiques et l’automatisation, permettant aux knowledge workers de générer plus de valeur ajoutée pour leur entreprise / organisation.

En moyenne, un knowledge worker passe 40% de son temps sur des tâches qui ne requièrent pas ses compétences intrinsèques. Plus d’un milliard de personnes dans le monde passe près de 4 heures par jour à rédiger des e-mails, mettre en page des documents, et à vérifier des règles de conformité réglementaire. Ces actions n’optimisent pas leur temps. La knowledge work automation aide à accomplir ces tâches et bien d'autres encore, permettant ainsi aux knowledge workers de se concentrer sur des activités importantes et plus stimulantes.

Que permet de faire l'automatisation de la gestion de l'information (Knowledge Work Automation) ?

Les gens se méprennent souvent sur l'utilisation principale de l'IA dans la gestion de l’information et l’automatisation. Tout d’abord, un certain nombre de tâches structurées peuvent être automatisées sans IA. Ensuite, l’IA peut être utile pour des tâches moins structurées et créatives comme la création artistique, la production de code, et la conception de bâtiments, en étroite collaboration avec les professionnels. Pour finir, combiner l’IA et l’automatisation permet de réduire le nombre de tâches inutiles pour un humain.

 

Voici quatre tâches essentielles que la knowledge work automation peut optimiser :

• La gestion documentaire (GED) : scanner, tracer, et stocker des documents électroniques – PDF, fichiers de traitement de texte, schémas et documents juridiques. Ces outils sont plus rapides et plus efficaces qu’une saisie manuelle. Les logiciels de gestion documentaire peuvent tracer les métadonnées, gérer l'intégration et la validation des données, organiser la sauvegarde et bien plus encore, sans solliciter les knowledge workers.
• La gestion de contenu (ECM) : collecter, retrouver, restituer, et gouverner l’information institutionnelle dans n’importe quel format. La gestion de contenu gère toutes les phases du cycle de vie des documents, de la création au stockage ou à la suppression. La gestion documentaire, quant à elle, se concentre sur le stockage et le partage des documents en interne au sein d'une organisation.
• La gestion des workflows et des processus métier : identifier, organiser, et coordonner un ensemble donné de tâches pour produire des résultats. La gestion des workflows optimise les bonnes pratiques et les procédures opérationnelles d’une entreprise afin d’augmenter sa productivité, de supprimer les tâches répétitives et d’éliminer les erreurs. Devoir réinventer la roue à chaque nouveau projet est inefficace et peu gratifiant.
• La sécurité et la conformité : toutes les entreprises sont confrontées à des risques de sécurité et doivent respecter un certain nombre de réglementations et de normes de conformité. Le maintien de la conformité réglementaire et de la sécurité des données peut être un travail à plein temps pour une personne expérimentée. Les collaborateurs ne sont pas toujours suffisamment formés aux tâches liées à la conformité et à la sécurité. De telles missions leur font perdre du temps qu'il vaudrait mieux consacrer au travail de la gestion de l’information proprement dit.

Le futur de la gestion de l’information

La knowledge work automation s’appuie sur l’intelligence artificielle, le machine learning, et les grands modèles de langage, pour automatiser tout ce qui ne relève pas de la réflexion. L’IA évite le chaos informationnel, reprend les informations institutionnelles, et analyse la documentation existante, pour créer et finaliser des documents, des e-mails, des formulaires standards, entre autres.

L'automatisation de la gestion de l'information réalise des résumés de documents dans toutes les langues et génère du contenu à partir d’échantillons non structurés et d’instructions. Elle automatise les workflows, ce qui facilite les bonnes pratiques. Une plateforme de knowledge work automation de pointe stimule les compétences professionnelles des collaborateurs et élimine près de quatre heures de travail moins intéressant et de moindre valeur chaque jour.

FAQ : Tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation de la gestion de l'information

Quelle est la différence entre un système bureautique et un logiciel d'automatisation de la gestion de l'information ?

Comme son nom l’indique, la bureautique concerne les informations dont un bureau a besoin. Elle est utile pour les personnes travaillant sur des données ainsi que les chefs de projets, et favorise les conférences vidéo. La Knowledge Work Automation permet de gagner en efficacité et de capitaliser sur le savoir de l’entreprise. Elle comble les lacunes, automatise les workflows requérant beaucoup d’information, et garantit l’accès à l’information pour tous.

Pourquoi adopter la knowledge work automation ?

L'automatisation de la gestion de l'information est l’avenir du travail et de l’automatisation. Les outils d’automatisation augmentent la performance des travaux de réflexion et améliore la productivité grâce à l’automatisation des workflows. Ses avantages à long terme renforceront l’efficacité de tout environnement de travail. Elle permet déjà d’éviter les erreurs humaines et de gagner du temps sur chaque opération.

En quoi l'automatisation de la gestion de l'information est-elle si déterminante et bouleversante ?

Toute forme d’automatisation du travail est disruptive et la knowledge work automation ne fait pas exception. La KWA s’appuie sur les avancées en informatique et en technologies de l’information pour révolutionner le travail intellectuel. Un travailleur intellectuel utilise les logiciels d’automatisation pour réaliser les tâches non-essentielles et réduire les coûts des produits et services.

Quel est l’impact de l’IA et du machine learning sur la gestion de l’information ?

Accéder aux informations importantes est crucial pour la réussite des entreprises. Elles doivent investir dans un logiciel qui les aide à gérer et à analyser les données, leur fournissant des informations exploitables afin d’utiliser l’information de manière efficace.

Intégrer des fonctionnalités d’Intelligence Artificielle (IA) ou de machine learning peut grandement améliorer le processus de gestion documentaire. Ces technologies innovantes simplifient les tâches comme l’analyse de données, l’organisation des documents et la recherche d’information, pour, en fin de compte, améliorer la productivité et la précision.

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Révolutionnez la manière dont les collaborateurs automatisent leurs processus, de la création et de la gestion des documents jusqu’à l'automatisation des workflows, en passant par la collaboration avec des interlocuteurs externes, la recherche d'information dans l’entreprise, la sécurité, la conformité et la piste d'audit.