Solution de gestion de la conformité
Une solution de gestion de la conformité peut améliorer le contrôle des documents
Pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs très réglementés, la gestion des informations, des données et des documents est un élément essentiel de la mise en conformité. Pourtant, la gestion des données d'entreprise peut s'avérer une tâche extrêmement complexe et déroutante. Et si l'on considère que de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des processus manuels pour acheminer, classer et organiser les documents essentiels à la conformité, il est facile de comprendre à quel point le traitement correct des documents peut être une tâche écrasante.
Une solution supérieure de gestion de la conformité peut aider les entreprises à éviter les amendes écrasantes et les problèmes de responsabilité qui résultent du non-respect des exigences en matière de gestion des données et des fichiers. La bonne technologie de gestion de la conformité peut automatiquement appliquer les politiques, sécuriser les documents et garantir que les fichiers sont créés, stockés, utilisés et conservés conformément aux directives de l'entreprise et aux exigences réglementaires.
En tant que plate-forme de gestion intelligente de l'information de nouvelle génération, M-Files offre une solution de gestion de la conformité qui simplifie considérablement la gestion des documents et la gestion des risques de l'entreprise. Avec M-Files, les entreprises peuvent gérer facilement les documents, automatiser les processus critiques et garder les informations sécurisées et contrôlées.
Plus de contrôle sur les documents et les processus
Assurez la sécurité de vos données et appliquez des politiques dans l'ensemble de l'organisation grâce à M-Files.
Gérer les documents pour faciliter la conformité
M-FilesL'approche de l'organisation des documents basée sur les métadonnées en fait une solution idéale pour la gestion de la conformité. M-Files offre plusieurs fonctionnalités qui aident les organisations dans les domaines hautement réglementés ou à forte intensité documentaire, comme la gestion des documents juridiques, à simplifier la conformité tout en protégeant les documents contre le vol, les violations, les fuites ou l'exposition involontaire.
Flux de travail automatisés
De nombreux documents font partie de flux de travail standard qui comprennent la création, la révision, l'édition, l'approbation et la signature. Les documents tels que les contrats signés peuvent faire partie d'un flux de travail qui garantit que certaines stipulations et certains accords du contrat sont respectés. M-Files peut automatiser ces flux de travail pour garantir que chaque étape du processus est exécutée correctement et que les documents et les processus sont traités conformément aux directives de l'entreprise et aux exigences réglementaires. En utilisant les métadonnées d'un document, M-Files peut automatiquement guider chaque document vers l'étape suivante d'un flux de travail, communiquer avec les parties concernées sur les actions requises, émettre des rappels si nécessaire et documenter chaque étape du processus.
Permissions dynamiques
M-Files utilise des autorisations strictes pour déterminer qui a accès à un document. Les autorisations d'accès peuvent être contrôlées par utilisateur, par groupe, par rôle et par n'importe quelle propriété de métadonnées.
Pistes d'audit complètes
En tant que solution de gestion de la conformité, M-Files peut facilement produire une piste d'audit pour chaque document qui révèle qui y a accédé et quelles actions il a effectuées.
Solutions de gestion des risques
M-Files révèle tout le contenu existant au sein d'une organisation, fournissant la surveillance opérationnelle nécessaire pour déterminer le risque. M-Files assure la transparence entre les départements et réduit les silos d'information pour donner aux organisations une meilleure compréhension des documents sous leur contrôle et du risque qu'ils représentent.
M-FilesLa gestion des documents : une manière plus intelligente de gérer les documents
M-Files est une plateforme basée sur l'IA qui offre une manière plus intelligente de gérer les documents, le contenu et la conformité dans un cadre réglementaire.
Contrairement à d'autres systèmes de gestion de contenu d'entreprise, M-Files organise les documents en fonction de ce qu'ils sont plutôt que de leur emplacement. M-Files crée des connexions avec tous les documents au sein d'une organisation, quel que soit leur emplacement, et attribue des métadonnées qui facilitent la recherche et l'utilisation des documents. Les métadonnées d'un enregistrement peuvent contenir des informations sur le contenu du document, son auteur, le client ou le projet auquel il se rapporte et ce qu'il doit devenir.
Dans M-Files, les métadonnées permettent aux utilisateurs de trouver l'information dont ils ont besoin en tapant simplement quelques mots sur ce qu'ils recherchent dans la barre de recherche de M-Files . Ils n'ont plus besoin de se souvenir du nom d'un fichier ou de l'endroit où il a été stocké. Avec M-Files, les travailleurs peuvent trouver n'importe quel document ou groupe de documents en quelques secondes. M-FilesLa technologie basée sur l'IA peut même explorer les référentiels existants et les archives patrimoniales pour faire apparaître les documents pertinents, analyser leur contenu et leur attribuer automatiquement des métadonnées qui les rendent faciles à trouver et visibles pour tous les utilisateurs autorisés. Il est impressionnant de constater que M-Files fait tout cela sans qu'il soit nécessaire de migrer les documents vers un référentiel central. Au contraire, M-Files se connecte aux documents où qu'ils se trouvent - dans les dossiers du réseau, SharePoint, les systèmes CRM , le stockage en nuage ou d'autres systèmes d'entreprise - pour fournir une vue centrale et unifiée de l'information au sein d'une organisation.
Caractéristiques de la plateforme M-Files
En plus de servir de solution de gestion de la conformité, M-Files offre un ensemble complet de fonctionnalités qui en font l'une des plateformes de gestion de l'information les plus puissantes du marché.
L'information au bout des doigts
Avec M-Files, les utilisateurs peuvent trouver n'importe quel fichier rapidement et facilement, ce qui met fin à des heures de recherche infructueuse d'informations chaque jour ou à la reproduction de fichiers introuvables.
Accès mobile
M-Files est accessible via un ordinateur de bureau, un site web ou un client mobile, ce qui permet aux employés travaillant à domicile ou à distance d'accéder facilement aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
Une copie de chaque document
M-Files met fin au cauchemar des versions créé par les employés qui envoient constamment des pièces jointes par courrier électronique. Avec M-Files, il n'y a qu'une seule copie autorisée d'un document, à laquelle les employés, les partenaires, les clients et les autres collaborateurs peuvent accéder par le biais d'un lien sécurisé.
Co-création facile
Plusieurs utilisateurs peuvent facilement co-écrire des fichiers, en éditant, annotant ou commentant simultanément des documents.
Outils familiers
Les travailleurs peuvent utiliser leurs outils quotidiens préférés tels que Microsoft Teams ou Salesforce pour gérer leurs documents sur M-Files.
Comment M-Files assure la sécurité de vos données
M-Files offre une protection au niveau de l'entreprise pour garantir la sécurité et la confidentialité des documents et des données.
Cryptage
M-Files crypte les fichiers du réseau pendant qu'ils sont transmis sur le réseau et pendant qu'ils sont stockés, empêchant ainsi tout accès non autorisé aux informations.
Droits d'accès
M-Files utilise des droits d'accès dynamiques basés sur le type de document, le projet, le cas ou l'état du flux de travail du document. Les droits d'accès peuvent également être déterminés en fonction des rôles et des groupes de travail. Les autorisations sont modifiées automatiquement en cas de changement dans l'organisation ou les groupes de travail.
Protection contre l'impression et le téléchargement
L'impression et le téléchargement de documents peuvent être désactivés, de même que les captures d'écran à partir d'une application mobile.
Piste d'audit automatique
M-FilesLa solution de gestion de la conformité ' préserve automatiquement les anciennes versions d'un document, ce qui permet de revenir facilement à une version antérieure en cas de besoin. Les fonctions d'archivage et d'extraction permettent de savoir quand un document est édité et qui effectue les modifications, créant ainsi une piste d'audit transparente pour le cycle de vie du document.
Pourquoi choisir M-Files comme solution de gestion de la conformité ?
M-Files est la plateforme idéale pour tout ce qui concerne la gestion des documents comptables et des cabinets d'avocats, ainsi que la gestion de contenu d'entreprise pour les sociétés d'autres secteurs hautement réglementés. En facilitant la recherche et l'utilisation des informations, M-Files augmente la productivité des travailleurs du savoir, offre une expérience numérique transparente, renforce la collaboration et réduit les risques pour l'entreprise.
M-Files est une plateforme hautement configurable qui peut être facilement adaptée aux besoins d'entreprises, d'industries et de cas d'utilisation spécifiques. Les API et les intégrations aux solutions de ligne de métier, aux autres archives et aux plateformes ECM existantes garantissent que M-Files fonctionne de manière transparente avec une pile technologique existante. M-Files permet même aux travailleurs de continuer à utiliser leurs outils préférés tels que Microsoft Teams ou Salesforce, plutôt que de devoir passer à une nouvelle plateforme.
Une variété de modèles de solutions fournit les meilleures pratiques pour de multiples cas d'utilisation, aidant les organisations à ne pas avoir à partir de zéro lors de la mise en œuvre de plans de gestion intelligente de l'information. Des modules d'extension tiers offrent des capacités supplémentaires, permettant aux entreprises de personnaliser davantage leur déploiement sur M-Files .
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
