Gestion des contrats
Automatisez la gestion des contrats avec M-Files.
Améliorer l'efficacité et réduire les risques grâce aux solutions de gestion des contrats sur le site M-Files
Les contrats sont au cœur des opérations commerciales, stipulant vos relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Mais si vous n'avez pas encore adopté de logiciel pour automatiser la gestion des contrats, vous risquez de perdre un temps considérable en inefficacité, tout en exposant votre entreprise à des risques et à des pertes d'opportunités.
M-Files peut vous aider. Notre technologie de gestion intelligente de l'information est une solution logicielle puissante de gestion des contrats qui peut accélérer les flux de travail de gestion des contrats, sécuriser les informations sensibles contenues dans les contrats et aider à faire respecter les termes des contrats pour le plus grand bénéfice de votre entreprise.
Centraliser le stockage de vos contrats
Découvrez comment M-Files vous permet de gérer et de contrôler numériquement les contrats tout au long de leur cycle de vie, de la création à l'archivage.
Les défis de la gestion des contrats
Une solution logicielle de gestion des contrats de qualité supérieure permet de relever plusieurs des plus grands défis liés à la gestion des contrats.
Localisation des documents
Les employés des différents services sauvegardent souvent des versions des contrats sur leurs propres appareils ou dans leurs messageries électroniques. Une solution de gestion des contrats peut aider à garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux contrats et que seules les versions les plus récentes sont sauvegardées.
Accès non autorisé
Les contrats contiennent souvent des données sensibles ou des informations personnelles identifiables dont la divulgation pourrait être préjudiciable. La technologie de gestion des contrats permet de contrôler l'accès aux documents grâce à des autorisations d'accès utilisateur qui garantissent que seules les bonnes personnes peuvent ouvrir un fichier.
Suivi des contrats
Trop d'organisations s'appuient sur des méthodes rudimentaires telles que des rappels de calendrier et des listes de contrôle pour surveiller les échéances contractuelles importantes. Un outil de gestion des contrats efficace offrira une approche plus complète du suivi des échéances et du respect des dispositions contractuelles.
Expiration involontaire
Lorsque des contrats expirent par inadvertance, le coût et le risque pour l'organisation peuvent être importants. La technologie de gestion des contrats peut contribuer à éviter ce risque en lançant les procédures de renouvellement des contrats bien avant leur expiration.
Flux de travail inefficaces
De nombreux flux de travail contractuels sont des processus manuels qui sont sujets à l'erreur et au chaos lorsque le volume de contrats devient trop important. Les logiciels de gestion des contrats peuvent automatiser la création, l'examen, l'approbation et la signature des contrats afin d'améliorer la productivité et de garantir la conformité des prix.
M-Files Une façon plus intelligente de gérer les contrats
M-Files est une plateforme intelligente de gestion de l'information qui fournit des outils puissants pour la gestion des contrats. M-FilesLes outils de gestion de documents dans le nuage offrent plusieurs capacités clés qui peuvent introduire plus d'efficacité, de clarté et de sécurité dans le processus de création et d'exécution des contrats.
Une meilleure façon de stocker les documents
En tant que système de gestion documentaire innovant, M-Files utilise une approche "quoi" pour stocker les documents, plutôt qu'une approche "où". M-Files marque chaque document avec des métadonnées qui décrivent son contenu, son objectif, son flux de travail, ses dates et les personnes associées à l'enregistrement. Plutôt que de chercher des documents dans des endroits spécifiques, les travailleurs peuvent trouver ce dont ils ont besoin simplement en tapant quelques mots sur ce qu'ils recherchent dans la barre de recherche de M-Files . De cette manière, les contrats et les documents peuvent rester là où ils se trouvent actuellement - dans le stockage réseau, dans les archives de courrier électronique, dans les systèmes ERP ou dans d'autres applications et plates-formes - plutôt que d'être transférés vers un dépôt de données central.
Recherche et récupération plus rapides
Avec M-Files, vous pouvez trouver n'importe quel contrat en quelques secondes en recherchant simplement le nom de l'entrepreneur, le type de travail faisant l'objet du contrat, un numéro de facture ou de travail, ou d'autres informations pertinentes.
Flux de travail automatisés
M-Files guide les contrats par le biais de flux de travail numériques afin d'accélérer les examens, les signatures et l'archivage des documents exécutés. M-Files peut également émettre des affectations et des notifications au personnel lorsqu'une action est nécessaire, et fournir des mises à jour sur l'état des contrats à chaque étape de leur cycle de vie.
Une sécurité renforcée
M-Files offre un cryptage au niveau de l'entreprise et utilise des autorisations strictes pour déterminer qui peut accéder aux contrats en fonction de son rôle, de son groupe, de son projet, du type de document et d'autres critères.
Avantages de la gestion des contrats avec M-Files
Éliminer les erreurs
Utilisez la version la plus récente des modèles ainsi que des données provenant d'autres systèmes tels que CRM et la technologie ERP pour créer des contrats exempts d'erreurs.
Garder le contrôle des fichiers
Une sécurité renforcée, des autorisations automatiques, un historique d'audit complet et un contrôle des versions permettent de protéger les informations sensibles et de minimiser l'exposition aux risques et aux sanctions potentielles.
Permettre les signatures électroniques
Les intégrations avec les technologies de signature électronique les plus répandues facilitent l'exécution rapide et efficace des contrats en quelques clics.
Faire respecter les termes du contrat
Établir des flux de travail pour surveiller les conditions contractuelles et informer les bonnes personnes lorsque des étapes sont franchies, que des mesures sont prises ou que des problèmes se posent.
Simplifier le renouvellement et l'archivage
Recevez des alertes lorsque les contrats sont sur le point d'expirer et lancez des flux de travail automatisés pour le renouvellement ou l'archivage.
Une plus grande visibilité
M-Files offre une visibilité complète des contrats et des processus tout en plaçant les contrats dans le contexte des informations connexes telles que la correspondance, les conditions, les dates, les informations sur les clients ou les fournisseurs, et d'autres données qui peuvent contribuer à améliorer la gestion des contrats.
Amélioration de l'efficacité
Les contrats passent en toute transparence de la création à la signature, tout en réduisant au minimum les efforts des travailleurs.
M-Files Automatisation du travail de la connaissance Capability Maturity Model
Transformez votre entreprise avec M-Files, le leader de l'automatisation du travail de la connaissance. Laissez-nous vous aider à évaluer votre maturité numérique et à tracer votre chemin vers le succès.
Travailler avec des outils familiers
Avec M-Files, vos employés peuvent créer et gérer des contrats à l'aide de leurs outils préférés tels que Outlook, Gmail et SharePoint. M-Files s'intègre facilement à la plupart des applications courantes, ce qui signifie que vos employés n'ont pas besoin d'apprendre un nouvel outil ou de s'habituer à une nouvelle plate-forme pour améliorer la gestion des contrats. Avec M-Files, les employés peuvent accéder à des informations pertinentes, actuelles et précises, quel que soit l'endroit où elles sont stockées ou le format dans lequel elles sont présentées.
La base de clients mobiles M-Files permet aux travailleurs de gérer facilement leurs contrats, où qu'ils se trouvent - à la maison, sur le site d'un client ou sur la route.
Comment M-Files permet à votre entreprise d'être plus efficace
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Pourquoi gérer les contrats avec M-Files?
M-Files offre une façon plus intelligente de travailler. En facilitant la recherche, l'accès et le partage des bons documents avec les bonnes personnes, M-Files élimine les frustrations, les pertes de temps et les risques commerciaux liés à l'inaccessibilité des informations. En automatisant les flux de travail basés sur les documents, M-Files aide à rationaliser et à simplifier les tâches routinières afin que les employés puissent se concentrer sur un travail à fort impact et hautement qualifié qui produit de meilleurs résultats et une plus grande satisfaction au travail.
La collaboration est plus facile avec M-Files. Plutôt que d'envoyer des pièces jointes par courrier électronique, les collègues peuvent partager un lien vers une version unique d'un document qui fait autorité et sur laquelle tout le monde peut travailler et faire des commentaires. Les portails clients sécurisés facilitent le partage d'informations et de processus avec des personnes extérieures à l'organisation. Grâce aux intégrations et aux API de M-Files, les employés peuvent utiliser la plateforme avec les outils d'entreprise et de productivité qu'ils préfèrent plutôt que d'apprendre un nouveau système.
Déployé dans le nuage, sur site ou en tant que solution hybride, M-Files est utilisé par des milliers d'organisations dans plus de 100 pays à travers le monde.
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Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
