Automatiser la gestion des contrats
Optimiser les opérations commerciales grâce à M-Files Solutions de gestion des contrats
Les contrats sont au cœur des opérations commerciales, stipulant vos relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Mais si vous n'avez pas encore adopté de logiciel pour automatiser la gestion des contrats, vous risquez de perdre un temps considérable en inefficacité, tout en exposant votre entreprise à des risques et à des pertes d'opportunités.
M-Files peut vous aider. Notre technologie de gestion intelligente de l'information est une solution logicielle puissante de gestion des contrats qui peut accélérer les flux de travail de gestion des contrats, sécuriser les informations sensibles contenues dans les contrats et aider à faire respecter les termes des contrats pour le plus grand bénéfice de votre entreprise.
Centraliser le stockage de vos contrats
Découvrez comment M-Files vous permet de gérer et de contrôler numériquement les contrats tout au long de leur cycle de vie, de la création à l'archivage.
L'état de la gestion des contrats
De nombreuses entreprises ne disposent pas des outils logiciels de gestion des contrats nécessaires pour contrôler, suivre, stocker et renouveler les contrats de manière efficace, ce qui entraîne de graves problèmes de gestion des contrats.
Impossibilité de trouver rapidement des documents
Les contrats sont souvent stockés dans des dossiers partagés, sur des postes de travail individuels, sous forme de pièces jointes à des courriels ou sous forme de copies papier dans des classeurs. Sans une gestion appropriée, les contrats peuvent être facilement perdus, volés ou divulgués par inadvertance. Sans une vue centralisée des contrats, les employés ont souvent du mal à accéder rapidement aux versions les plus récentes des contrats.
Des protections inadéquates
Les contrats contiennent souvent des données sensibles qui, si elles sont violées ou divulguées, peuvent nuire à votre organisation et aux autres parties concernées. De nombreuses organisations ne disposent pas de mesures de sécurité solides pour protéger les contrats.
Faibles capacités de contrôle
Les contrats définissent les conditions, les responsabilités, les paiements et les autres actions requises par votre entreprise et vos contractants ou clients. En l'absence d'un suivi adéquat, certaines de ces actions requises peuvent être négligées ou omises, ce qui vous empêchera de tirer le meilleur parti de vos relations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.
Des flux de travail incohérents et sujets aux erreurs
Les contrats doivent être revus, édités et approuvés à plusieurs reprises avant d'être signés. Sans un bon logiciel de gestion des contrats, les erreurs et les occasions manquées sont fréquentes.
Transformer la gestion des contrats
M-Files fournit une solution de gestion des contrats alimentée par l'IA qui améliore l'efficacité, la sécurité et la conformité. Elle organise les contrats et les documents sans nécessiter de migrations coûteuses, se connecte aux documents où qu'ils se trouvent et utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour extraire les informations critiques et appliquer des balises de métadonnées pour une identification et une recherche rapides. De plus, le moteur de workflow de M-Files automatise les flux de travail des contrats, en créant des affectations, en s'assurant que les tâches sont accomplies et en guidant les documents à travers chaque étape.
Veillez à ce que vos équipes puissent stocker facilement tous les contrats, les amendements et les documents associés dans un emplacement unique et sécurisé. Gérez efficacement les profils des fournisseurs en organisant et en stockant les coordonnées, les certifications et les données de performance. Simplifier les négociations contractuelles en fournissant un accès facile aux documents et modèles pertinents, facilitant ainsi un processus de négociation efficace et sans heurts.
Capacités de gestion des contrats
Optimisez vos systèmes existants et centralisez les contrats.
Créer des contrats à partir de modèles
Générer automatiquement des contrats en utilisant les dernières versions de modèles, en incorporant de manière transparente des données précises provenant de technologies intégrées telles que les plateformes CRM et les systèmes ERP.
Faire respecter les clauses du contrat
Configurez des flux de travail pour envoyer des notifications aux employés concernés lorsque des étapes ne sont pas respectées, que des obligations ne sont pas remplies ou que des problèmes doivent être résolus.
Éviter les maux de version
Mettez fin à l'édition de contrats par le biais de courriels successifs. Envoyez à toutes les parties un lien vers la seule version du contrat qui fait autorité. Effectuez librement des modifications, tandis que M-Files conserve un historique des changements et des commentaires.
Accélérer les flux de travail grâce aux signatures électroniques
M-Files s'intègre facilement avec DocuSign, Adobe Sign et d'autres solutions. Finaliser les contrats en quelques clics depuis n'importe où dans le monde.
Ne manquez jamais un renouvellement de contrat
M-Files fournit des alertes lorsque les contrats arrivent à expiration, ce qui permet aux gestionnaires de contrats de les renouveler, de les résilier ou de les archiver.
M-Files Automatisation du travail de la connaissance Capability Maturity Model
Transformez votre entreprise avec M-Files, le leader de l'automatisation du travail de la connaissance. Laissez-nous vous aider à évaluer votre maturité numérique et à tracer votre chemin vers le succès.
Optimiser les processus d'examen et d'approbation des contrats
Au niveau de l'organisation, il y a souvent duplication des efforts, de l'évaluation des fournisseurs à la négociation des contrats. M-FilesLe moteur de flux de travail ' rationalise la gestion des contrats en permettant à vos équipes de configurer des processus personnalisés pour la création, l'examen, l'approbation et la signature des contrats. Les métadonnées contenues dans chaque contrat dirigent le document d'un réviseur ou d'un approbateur à l'autre. M-Files prend en charge le traitement séquentiel et parallèle, permettant au personnel de réviser les contrats dans l'ordre assigné ou permettant à plusieurs personnes de réviser et de commenter le même document simultanément.
Une fois les contrats exécutés, l'automatisation du flux de travail de M-Filesgarantit que les termes, les étapes et les délais essentiels du contrat ne sont pas oubliés. M-Files peut émettre des notifications automatiques à des moments critiques du processus, garantissant ainsi que les étapes et les processus importants sont achevés à temps.
Simplifier la gestion des contrats grâce à des flux de travail basés sur les métadonnées
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Rationaliser la gestion du cycle de vie des contrats avec M-Files
M-Files simplifie le processus de recherche, d'accès et de partage des documents et des informations, réduisant ainsi les pertes de temps, les frustrations et les risques pour l'entreprise. En connectant tous les documents et toutes les informations d'une organisation, M-Files élimine les silos de données et garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment, tout en soutenant les efforts de gouvernance des données.
En tant que technologie de pointe pour l 'automatisation du travail de la connaissance, M-Files s'intègre de manière transparente à un large éventail d'applications, de plates-formes et de systèmes d'entreprise, ce qui permet aux employés d'accéder aux documents via M-Files à l'aide de leurs outils quotidiens. En outre, grâce au client mobile M-Files', les employés peuvent rechercher et récupérer des contrats et d'autres documents à tout moment, n'importe où, sur n'importe quel appareil. Rationalisez la gestion du cycle de vie des contrats avec M-Files.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
